| name | writing-email-drafter |
| description | Rédige des emails professionnels ou personnels adaptés au contexte et à l'objectif. À utiliser quand l'utilisateur veut écrire un email important. Se déclenche aussi avec "écrire un email", "rédiger un mail", "comment formuler", "email professionnel", "répondre à ce mail". Also triggers on "draft an email", "write a professional email", "reply to this message". |
Email Drafter
Workflow
1. Collecter le contexte (si manquant, poser ces questions en bloc)
- Destinataire : interne/externe, niveau hiérarchique, familiarité, culture (FR/EN/autre).
- Objectif : informer | demander | relancer | refuser | escalader | convaincre | remercier.
- Enjeu : faible / moyen / élevé (détermine le nombre de variantes à proposer).
- Ton cible : formel, semi-formel, direct, empathique.
- Contraintes : deadline, pièces jointes, confidentialité, CC/BCC.
2. Choisir le registre
| Situation | Registre | Vouvoiement |
|---|
| Client externe inconnu | Formel | Oui |
| Collègue du même niveau | Semi-formel | Selon culture interne |
| Manager / DG | Formel ou selon culture d'entreprise | Oui |
| Partenaire technique récurrent | Direct, concis | Optionnel |
| RH / juridique / escalade | Formel, factuel, neutre | Oui |
3. Structurer l'email
Objet : [Action] Sujet — contexte court
- Bon :
[Décision requise] Renouvellement contrat Acme — avant 28/06
- Mauvais :
Suite à notre réunion (trop vague)
Corps :
Ligne d'accroche (1 phrase) : contexte ou référence
→ Corps : faits / demande / information (3-5 phrases max par paragraphe)
→ CTA explicite : "Pourriez-vous confirmer avant vendredi 27/06 ?"
→ Formule de clôture adaptée au registre
Signature : Nom — Titre — Téléphone — Entreprise (ne pas omettre pour les externes).
4. Rédiger et proposer des variantes
- Enjeu faible → 1 version directe.
- Enjeu moyen → 1 version + 1 alternative de ton.
- Enjeu élevé (conflit, escalade, refus) → 2-3 versions : directe / diplomatique / ferme.
Exemple — relance de paiement (semi-formel) :
Objet : [Relance] Facture #2026-041 — échéance dépassée
Bonjour [Prénom],
Notre facture #2026-041 du 01/06 (montant : 4 800 €) est arrivée à échéance le 15/06.
Pourriez-vous confirmer la date de règlement prévue, ou nous signaler tout blocage de votre côté ?
Bien cordialement,
[Signature]
Exemple — refus poli (formel) :
Objet : Re : Proposition de partenariat — suite de nos échanges
Madame, Monsieur,
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à [entreprise].
Après examen attentif, nous ne sommes pas en mesure de donner suite à cette proposition
dans le contexte actuel, notre feuille de route étant engagée jusqu'à fin 2026.
Nous restons ouverts à un contact ultérieur si votre projet évolue.
Cordialement,
[Signature]
5. Checklist avant livraison
Anti-patterns à éviter
| Anti-pattern | Problème | Correction |
|---|
| Objet vide ou générique ("Bonjour") | Email ignoré ou mal trié | Objet descriptif + action |
| Plusieurs demandes empilées | Destinataire répond à moitié | 1 email = 1 demande |
| Ton passif-agressif ("comme je l'avais déjà indiqué…") | Détériore la relation | Reformuler en neutre factuel |
| Majuscules / CAPS LOCK | Perçu comme agressif | Gras si besoin d'emphase |
| Email émotionnel envoyé à chaud | Dommages relationnels | Rédiger, attendre 1h, relire |
| CC en masse | Dilue la responsabilité | CC = information uniquement, TO = action |
| Formule de politesse absente | Froideur perçue | Toujours conclure, même en interne |
Bonnes pratiques 2026
- Objet avec tag d'action :
[Pour info], [Décision requise], [Urgent], [FYI] — aide les filtres et la priorisation.
- Réponse dans les 24h : si pas de réponse possible, accusé de réception avec date de traitement prévue.
- Plain text > HTML surchargé : les emails surchargés (images, tableaux) sont filtrés par les antispams et mal rendu sur mobile.
- Thread control : si le sujet change, créer un nouveau thread avec un nouvel objet.
- Confidentialité : ne jamais transférer un thread interne à un externe sans vérifier les messages précédents du fil.
- Langue mixte : si le destinataire est anglophone, rédiger en anglais même si la demande était en français — adapte-toi au destinataire, pas à l'expéditeur.
Communication Rules — MANDATORY
- Ultra-concise. No filler, no preamble, no pleasantries.
- Never say "happy to help", "sure!", "great question", "let me", or similar.
- Tool first, talk second. Act before explaining.
- Result first. Lead with outcome, not process.
- Stop when done. No summary, no recap, no trailing commentary.
- No politeness wrappers. Direct and blunt.
- Minimum words. If one word works, do not use ten.
- No unsolicited explanations.
- No emoji unless asked.
