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研究費の予算執行、発注前確認、年度末処理、証憑整理を支援する
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Based on SOC occupation classification
研究費採択後のFA連絡、経理、契約、倫理、DMP、共同機関、広報、知財の初期確認を整理する
NDA、共同研究、受託研究、データ提供、MTA、再委託契約の初期論点を整理し専門部署へ引き渡す
技術提供、海外送付、外国機関連携、留学生・外国研究者受入に関する輸出管理確認票を作る
国際共同研究、招聘、MOU、調印式、海外機関連絡、時差調整、英文連絡の運営支援を行う
発明相談、論文投稿前確認、共同出願、ライセンス可能性を知財担当へ渡すために初期整理する
薬品、遺伝子組換え、病原体、放射線、動物実験、フィールド調査などの安全管理確認を初期整理する
| name | budget-execution |
| description | 研究費の予算執行、発注前確認、年度末処理、証憑整理を支援する |
| user_invocable | true |
| license | MIT |
採択後の研究費について、購入・発注・旅費・謝金・委託・年度末処理などの予算執行を支援する。公募要領、交付条件、所属機関規程に照らして、発注前に確認すべき論点と、証憑として残すべき情報を整理する。
project-progress-tracker の月次進捗、マイルストーン、遅延・リスク情報まず「研究計画とどう関係する支出か」を1-2文で説明できる形にする。
この支出は、研究計画の [作業項目] において [目的] のために必要であり、
[成果物・実験・調査・解析] に直接使用する。
研究目的との関係を説明できない支出は、可否判断の前に用途を再整理する。
同じ支出でも、資金配分機関のルールと所属機関の会計ルールの両方を満たす必要がある。
| ルール | 確認内容 |
|---|---|
| 資金配分機関 | 使途制限、対象外経費、費目、年度、繰越、合算使用 |
| 所属機関 | 発注権限、相見積、検収、旅費規程、謝金単価、契約手続き |
| 研究計画 | 申請書・交付申請書の目的や予算内訳との整合性 |
| 契約・倫理 | 共同研究契約、倫理審査、個人情報、知財、輸出管理 |
以下の期限を並べ、最も早い内部締切を基準にする。
年度末の支出は「予算消化」に見えないよう、研究上の必要性と納品後の使用実態を説明できるようにする。
月次進捗やマイルストーンがある場合は、予算執行だけで判断せず、研究の進み具合と照合する。
| 状況 | リスク | 対応 |
|---|---|---|
| 進捗は遅いが執行が早い | 研究目的との対応説明が弱くなる | 支出目的、納品後の使用計画を確認 |
| 進捗は順調だが執行が遅い | 年度末執行・納品遅延 | 発注期限、検収期限、繰越要否を確認 |
| 人員採用が遅れて人件費未執行 | 研究計画遅延、予算余剰 | 採用計画、費目変更、FA相談要否を確認 |
| 共同機関の執行が見えない | 報告・監査時の証憑不足 | 共同機関の執行状況と証憑確認先を置く |
支出前から、後で説明に必要な証憑を決めておく。
| 支出 | 残すもの |
|---|---|
| 物品 | 見積書、発注書、納品書、検収記録、請求書、使用目的メモ |
| 旅費 | 出張申請、日程表、参加証、領収書、復命書、成果メモ |
| 謝金 | 依頼内容、単価根拠、作業記録、受領記録、成果物 |
| 委託 | 仕様書、契約書、成果物、検収記録、請求書 |
以下の形式で、研究者または事務担当者に渡せるメモを作る。
## 発注前確認メモ
- 支出内容:
- 資金種別:
- 研究目的との関係:
- 想定費目:
- 支出可否: 可 / 要確認 / 不可
- 根拠:
- 追加確認先:
- 必要証憑:
- 期限:
- 注意点:
| ミス | 対策 |
|---|---|
| 「前にも買えたから今回も買える」と判断する | 資金種別、年度、研究計画、機関運用を毎回確認する |
| 発注後に費目や可否を相談する | 発注前確認メモを作ってから手続きを始める |
| 納品が年度を越える | 発注前に納期を確認し、難しい場合は繰越・変更申請を検討する |
| 旅費の研究目的が曖昧 | 出張目的、訪問先、成果、研究計画との関係を復命書に残す |
| 謝金の作業実態が説明できない | 作業日、時間、内容、成果物を記録する |