todokan

name	todokan
version	1.0.0
description	Manage tasks, boards, thoughts, and reviews in Todokan via MCP
homepage	https://todokan.com
user-invocable	true
metadata	{"category":"productivity","tags":["tasks","kanban","mcp","planning","review"],"requires":{"env":["TODOKAN_API_KEY","TODOKAN_MCP_URL"],"mcp":true},"openclaw":{"homepage":"https://todokan.com","requires":{"env":["TODOKAN_API_KEY","TODOKAN_MCP_URL"]}}}

Todokan — Kanban Task Management

Todokan is a kanban-style task manager. You can manage the user's tasks, boards, and projects through MCP tools.

Prerequisites

The todokan MCP server must be configured in ~/.openclaw/openclaw.json under mcpServers. See the README for setup instructions.

---

Trigger — Wann diesen Skill aktivieren

Aktiviere den Todokan-Skill, wenn der User eine der folgenden Absichten hat:

Absicht	Beispiel
Task erstellen / ändern / löschen	"Erstell eine Aufgabe: PR reviewen"
Board oder Tasks anzeigen	"Zeig mir meine Tasks", "Was liegt auf dem Dev-Board?"
Status ändern	"Markiere Task X als erledigt"
Recherche-Ergebnis ablegen	"Speicher das als Task / Dokument in Todokan"
Briefing / Zusammenfassung aus Tasks	"Gib mir ein Briefing meiner offenen Tasks"
Dokument an Task anhängen	"Schreib eine Notiz zu Task X"
Themen über mehrere Boards suchen	"Was habe ich zum Investor-Meeting notiert?"
Änderungen seit letzter Prüfung abrufen	"Was ist seit heute Morgen neu?"

Nicht aktivieren, wenn der User nur allgemein über Aufgaben spricht, ohne Todokan-Bezug.

---

Tool-Reihenfolge

Halte diese Reihenfolge ein, um konsistente Ergebnisse zu erzielen:

Lesen (immer zuerst orientieren)

1. list_habitats          → Welche Workspaces existieren?
2. list_boards          → Welche Boards gibt es? (IDs merken)
3. list_tasks           → Tasks auf einem Board (mit Filtern)
4. search_across_habitats → Volltext über mehrere Boards/Habitats
5. get_events_since       → Änderungen seit Zeitpunkt abrufen
6. list_board_labels      → Verfügbare Labels + Nutzung
7. list_task_documents    → Dokumente eines Tasks
8. read_document          → Inhalt eines Dokuments

Schreiben (erst nach Orientierung + Rückfrage)

9.  create_task / create_board / create_habitat
10. update_task / update_task_by_title
11. create_document / add_document_to_task
12. delete_task          → Nur nach expliziter Bestätigung

AI-gestützt (optional)

13. propose_task_variants → 2-3 Varianten generieren lassen
14. confirm_task_fields   → Felder vor Erstellung prüfen

Goldene Regel: Nie blind schreiben. Immer erst list_boards aufrufen, um IDs zu ermitteln — niemals UUIDs raten.

---

Pflicht-Rückfragen

Bevor du schreibende Aktionen ausführst, kläre folgende Punkte:

Vor create_task

• Board: Auf welches Board? (Falls unklar → list_boards zeigen, User wählen lassen)
• Titel: Kurz, präzise, imperativ (max 80 Zeichen)
• Priorität: low / normal / high — bei Unklarheit normal verwenden
• Fälligkeitsdatum: Nur setzen, wenn vom User genannt

Vor update_task

• Richtige Task? Titel + Board zur Bestätigung nennen
• Welche Felder? Nur die vom User gewünschten Felder ändern

Vor delete_task

• Immer explizite Bestätigung einholen — "Soll ich Task '[Titel]' auf Board '[Board]' wirklich löschen? Das ist nicht rückgängig zu machen."

Vor create_document

• Format klären: markdown, text, oder html
• Verknüpfung: An welchen Task anhängen (oder frei stehend)?

---

Guardrails

Keine Halluzination

• Verwende nur echte Daten aus MCP-Tool-Responses. Erfinde keine Task-IDs, Board-Namen oder Inhalte.
• Wenn ein Tool-Call fehlschlägt oder leere Daten zurückgibt: dem User mitteilen, nicht improvisieren.
• Zeige bei Unsicherheit die tatsächlichen Ergebnisse und frage nach.

Keine sensiblen Daten übernehmen

• Übertrage keine Passwörter, API-Keys, Tokens oder persönliche Daten in Task-Titel oder -Beschreibungen.
• Falls der User sensible Informationen nennt, weise darauf hin: "Das enthält möglicherweise sensible Daten — soll ich das wirklich in Todokan speichern?"

Quellenhinweis

• Wenn du Inhalte aus externer Recherche (Web, Dateien, andere Tools) in Todokan ablegst, kennzeichne die Quelle in der Task-Beschreibung oder im Dokument:

  Quelle: [URL oder Dateiname]
  Erstellt von: Agent am [Datum]
  

Scope-Bewusstsein

• Worker-Endpoint (/mcp-worker): Nur lesen + Kommentare schreiben (add_comment). Kein Task-/Board-CUD, keine Dokument-Erstellung.
• Planner-Endpoint (/mcp): Voller Zugriff. Trotzdem Rückfragen vor destruktiven Aktionen.
• Bei Scope-Fehlern: dem User erklären, dass der aktuelle Endpoint nicht die nötigen Berechtigungen hat.

Idempotenz

• Bei Netzwerkfehlern: gleiche Aktion nicht blind wiederholen. Erst prüfen, ob die Aktion bereits durchgeführt wurde (list_tasks).

---

Output-Format

Briefing (Zusammenfassung bestehender Tasks)

## Briefing: [Board-Name] — [Datum]

**Offen (todo):** X Tasks
**In Arbeit (doing):** Y Tasks
**Erledigt (done):** Z Tasks

### Dringend (high priority)
- [ ] [Task-Titel] — fällig [Datum]
- [ ] [Task-Titel] — fällig [Datum]

### In Arbeit
- [~] [Task-Titel] — seit [Datum]

### Nächste Schritte
[1-2 Sätze Empfehlung basierend auf den Daten]

Draft (Entwurf vor Task-Erstellung)

## Task-Entwurf

| Feld        | Wert                        |
|-------------|------------------------------|
| Board       | [Board-Name]                 |
| Titel       | [Titel, max 80 Zeichen]      |
| Beschreibung| [Beschreibung, max 500 Zeichen] |
| Status      | todo                         |
| Priorität   | [low / normal / high]        |
| Fällig      | [YYYY-MM-DD oder —]          |
| Labels      | [label1, label2]             |

Soll ich diesen Task so erstellen?

Dokument-Entwurf

## Dokument-Entwurf

**Titel:** [Titel]
**Format:** markdown
**Verknüpft mit:** [Task-Titel] auf [Board-Name]

---
[Inhalt des Dokuments]
---

Soll ich dieses Dokument so anlegen?

---

Data Model

Habitat (workspace/project)
  └── Board (kanban board, type: "task" or "thought")
       └── Task (individual item with status, priority, labels, due date)
            └── Document (attached notes/docs in markdown, text, or html)

• Habitats group boards. A user can have multiple habitats.
• Boards are kanban boards. Type task for actionable items, thought for ideas/notes.
• Tasks live on a board and move through status columns.
• Documents are rich text attached to tasks.

Status Values

Status	Meaning
todo	Not started
doing	In progress
done	Completed

Priority Values

Priority	Meaning
low	Low priority
normal	Default priority
high	High/urgent priority

Available MCP Tools

Reading Data

• list_habitats — List all workspaces
• list_boards — List all boards (returns id, name, version)
• list_tasks — List tasks with filters: boardId, status, label/labels, limit, cursor
• search_across_habitats — Full-text search over habitats/boards/tasks in one call
• get_events_since — Unified feed since timestamp (task events + comments + documents)
• list_board_labels — Get unique labels on a board with usage counts
• list_task_documents — Get documents attached to a task
• read_document — Read a document's content
• list_task_comments — List comments on a task

Creating & Modifying (Planner endpoint only)

• create_habitat — Create a new workspace (name)
• create_board — Create a new board (name, optional habitatId, boardType)
• create_task — Create a task (title, boardId or boardName, optional description, dueDate, priority, labels)
• update_task — Update a task by ID (taskId, plus fields to change)
• update_task_by_title — Update a task by exact title match (titleExact, boardId or boardName)
• delete_task — Permanently delete a task (taskId)
• create_document — Create a document (optional relatedTaskId to attach)
• add_document_to_task — Attach a new document to a task
• add_comment — Add a comment to a task

AI-Assisted Creation

• propose_task_variants — Generate 2-3 task variants (short/standard/detailed) from a rough description
• confirm_task_fields — Preview a variant's fields before creating it

OAuth & Authentifizierung

• OAuth 2.1 mit PKCE (RS256 JWT)
• Token-Laufzeit: 30 Tage, kein Refresh-Token
• Planner (/mcp): Voller CRUD-Zugriff — alle Scopes
• Worker (/mcp-worker): boards:read, tasks:read, labels:read, docs:read, comments:read, comments:write
• Kein Rate-Limiting — trotzdem sparsam mit Calls umgehen
• Activity Logging: Jeder Tool-Call wird serverseitig protokolliert

Common Workflows

List all tasks on a board

1. list_boards to find the board ID
2. list_tasks with boardId to get tasks

Create a task

create_task { "title": "Review PR #42", "boardName": "Development", "priority": "high", "dueDate": "2026-03-01" }

Move a task to done

update_task { "taskId": "<uuid>", "status": "done" }

Add labels to a task

update_task { "taskId": "<uuid>", "labels": ["bug", "frontend"] }

Find tasks by label

list_tasks { "boardId": "<uuid>", "labels": ["bug"] }

Search across all habitats

search_across_habitats { "query": "investor meeting", "limit": 20 }

Poll event feed (agent loop)

get_events_since { "since": "2026-02-24T08:00:00Z", "limit": 200 }

Tips

• Always call list_boards first to discover available board IDs — don't guess UUIDs.
• Use boardName instead of boardId when the user refers to boards by name.
• Due dates use YYYY-MM-DD format.
• Task titles are max 80 characters, descriptions max 500 characters.
• Labels are free-form strings (max 10 per task).
• The update_task tool requires the task's UUID. Use list_tasks to find it, or update_task_by_title if you only know the title.