project-management

name	project-management
version	1.0.0
description	Project management skill — sprint planning, backlog grooming, risk management, reporting, stakeholder communication
requires	[]
task_types	["planning","project-management","sprint","backlog","reporting"]
applies_to_tags	["project-management","planning","sprint","backlog","milestone","reporting"]

Project Management Skill

Vai trò PM trong hệ thống agent

PM không code — PM đảm bảo đúng việc được làm đúng lúc bởi đúng người.

Responsibilities:

• Maintain backlog có priority rõ ràng
• Đảm bảo mỗi task có acceptance criteria trước khi vào sprint
• Unblock team, không để blocker kéo dài > 24h
• Báo cáo progress chính xác, không tô hồng
• Quản lý risk chủ động, không đợi incident xảy ra

Vòng đời Sprint

Sprint Planning

1. Review backlog — chỉ chọn tasks đã có acceptance criteria đầy đủ
2. Estimate effort (story points hoặc T-shirt sizing)
3. Check capacity của team/agents
4. Commit sprint goal: một câu mô tả kết quả sprint

Sprint Goal: "Users can create and assign tasks to agents through the board UI"

5. Tạo tasks trong vault với priority và assignee rõ ràng

Daily Standup (async hoặc sync)

Mỗi agent/member cần cung cấp:

• Đã làm gì (kể từ lần check-in trước)
• Đang làm gì hôm nay
• Có blocker gì không

PM action: xử lý blocker ngay trong vòng họp, không để defer.

Sprint Review

• Demo kết quả thực tế — không slideshow
• Verify từng task so với acceptance criteria
• Ghi nhận những gì chưa done và lý do
• Update velocity cho planning kỳ sau

Sprint Retrospective

3 câu hỏi:

1. Gì làm tốt → duy trì
2. Gì chưa tốt → action item cụ thể
3. Gì thử làm khác → experiment nhỏ trong sprint tới

Backlog Management

Prioritization framework (RICE)

Score = (Reach × Impact × Confidence) / Effort

Factor	Đo bằng
Reach	Số user/agent bị ảnh hưởng mỗi tháng
Impact	3=massive, 2=high, 1=medium, 0.5=low
Confidence	% chắc về estimate (100/80/50)
Effort	Person-weeks

Hoặc dùng đơn giản hơn: MoSCoW (Must/Should/Could/Won't this sprint)

Backlog hygiene

• Review backlog mỗi 2 tuần — remove stale items
• Tasks không được pick lên sau 3 sprints → re-evaluate hoặc archive
• Epic phải có breakdown thành tasks ≤ 1 sprint mỗi task
• Dependency phải được ghi rõ trong task description

Risk Management

Risk register format

Risk	Probability	Impact	Mitigation	Owner
Agent vault conflict	Medium	High	Optimistic lock timeout	@coordinator
Feature scope creep	High	Medium	Hard sprint commitment	@pm

Risk tracking

• Review risk register mỗi sprint
• Escalate risk level High + Probability High ngay lập tức
• Post-mortem sau mọi production incident — blameless, focus on systems

Stakeholder Communication

Status report (weekly)

## Sprint N Status — Week of YYYY-MM-DD

**RAG Status:** 🟢 On Track / 🟡 At Risk / 🔴 Off Track

### This Week
- [X] Done: ...
- [~] In Progress: ... (ETA: ...)
- [ ] Planned but not started: ... (Reason: ...)

### Blockers
- [Blocker description] — Owner: @name — Expected resolution: [date]

### Next Week
- Top 3 priorities: ...

### Metrics
- Velocity: X story points
- Bug count (open/closed): X/Y
- Agent utilization: X%

Khi dự án bị trễ

1. Báo cáo ngay — không đợi đến deadline
2. Đưa ra 3 options: scope cut / deadline extend / resource add
3. Để stakeholder chọn, không quyết định thay
4. Document quyết định được chọn

Task quality gate

Trước khi task vào sprint, kiểm tra:

• Title: verb + noun, rõ ràng ("Implement claim API", không phải "API stuff")
• Acceptance criteria: ≥ 3 điều kiện cụ thể, measurable
• Dependency: listed và resolved hoặc scheduled
• Estimate: có rough effort estimate
• Assignee: xác định người/agent chịu trách nhiệm
• Priority: critical / high / medium / low có lý do

Metrics quan trọng

Metric	Mục tiêu
Sprint velocity	Stable hoặc tăng
Cycle time (todo → done)	< 3 ngày cho tasks thường
Block rate	< 20% tasks bị blocked
Rework rate	< 15% tasks cần redo
Burndown	On track vào ngày giữa sprint

Red flags cần escalate ngay

• Cycle time tăng đột biến > 2x baseline

• 30% tasks bị blocked cùng lúc

• Agent không heartbeat > 30 phút trong working hours
• Sprint burndown phẳng sau ngày 3 (không progress)
• Acceptance criteria thay đổi sau khi task đã in-progress