project-file-management

name	project-file-management
description	通用项目管理与文件管理技能。提供PMO机制、任务跟踪、文件组织、归档清理、备份恢复等功能。适用于任何需要系统化管理的项目。当用户需要建立项目管理体系、整理文件结构、执行归档清理、任务管理、协作交接时使用。
version	1.0.0
author	Customer Service Team
tags	["project-management","file-management","organization","archive","backup","task-management"]
enabled	true

项目管理与文件管理技能

客服专用：系统化的项目管理和文件管理工具集
适用场景：所有需要项目组织、任务跟踪、文件归档的工作

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🎯 核心原则

单一PMO原则

• 集中管理：项目级别建立统一的PMO（项目管理办公室），避免多个子文件夹各自管理
• 分层说明：根目录PMO负责全局，子文件夹README负责局部说明
• 信息聚合：任务、计划、进度集中在一处，提高效率

文件管理原则

• 工作区清晰：当前工作文件与历史归档严格分离
• 版本可追溯：保留关键时间节点的版本快照
• 定期清理：临时文件、草稿、重复文件定期归档
• 安全第一：删除前预览，批量操作需确认

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📂 推荐目录结构

标准项目结构模板

项目名称/
│
├── 📄 README.md                    ← 项目总览与快速开始
├── 📄 项目文件-当前版本.xxx        ← 当前工作文件
│
├── 📂 pmo/                         ← 🎯 项目管理中心（全局唯一）
│   ├── README.md                   ← PMO使用指南
│   ├── 任务列表.md                 ← 全局任务清单（带优先级）
│   ├── 项目看板.md                 ← 项目状态仪表盘
│   ├── 交接单.md                   ← 协作交接记录
│   ├── 执行计划.md                 ← 当前执行的计划
│   └── 项目配置.json               ← 自动化配置
│
├── 📂 work/                        ← 📝 工作文件区
│   ├── README.md                   ← 工作区说明
│   ├── 草稿/                       ← 草稿内容
│   └── 临时/                       ← 临时文件
│
├── 📂 docs/                        ← 📚 文档资料
│   ├── README.md                   ← 文档索引
│   ├── 参考资料/
│   └── 规范指南/
│
├── 📂 scripts/                     ← ⚙️ 自动化脚本
│   ├── README.md                   ← 脚本说明
│   └── *.ps1 / *.sh / *.py
│
└── 📂 archive/                     ← 🗄️ 历史归档
    ├── README.md                   ← 归档索引
    ├── 备份-YYYYMMDD/              ← 时间点备份
    └── 过程文件-YYYYMMDD/          ← 历史过程文件

文件命名规范

文件类型	命名格式	示例
工作文件	项目名-当前版本-YYYYMMDD.ext	产品设计-当前版本-20260310.docx
归档文件	项目名-版本标识-YYYYMMDD.ext	产品设计-v1.0-20260101.docx
临时文件	*-temp-*.ext / *-草稿-*.ext	设计稿-temp-20260310.psd
备份文件	backup-YYYYMMDD-HHMMSS/	backup-20260310-143025/

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🏢 PMO 核心功能

1. 任务管理

任务优先级系统

# 任务列表

## P0 - 阻塞性任务（必须立即完成）
- [ ] 任务描述 | 负责人 | 截止日期 | [NEW]

## P1 - 高优先级（本周内完成）
- [ ] 任务描述 | 负责人 | 截止日期 | [INPROGRESS]

## P2 - 中优先级（本月内完成）
- [x] 已完成任务 | 负责人 | 完成日期 | [DONE]

## P3 - 低优先级（项目周期内完成）
- [ ] 任务描述 | 负责人 | 截止日期

## PARKED - 暂时搁置
- [ ] 任务描述 | 负责人 | 搁置原因

任务状态标签

• [NEW] - 新任务
• [INPROGRESS] - 进行中
• [BLOCKED] - 受阻
• [REVIEW] - 待审核
• [DONE] - 已完成
• [VERIFIED] - 已验证

2. 项目看板

看板模板

# 项目看板

**更新时间**: 2026-03-10 14:30  
**项目阶段**: 执行中

## 📊 统计概览
- 总任务数: 25
- 待执行: 8 (P0: 2, P1: 4, P2: 2)
- 执行中: 3
- 已完成: 14
- 完成率: 56%

## 🎯 本周重点
1. [P0] 完成核心功能开发 - 张三 - 截止3月12日
2. [P1] 完成测试用例编写 - 李四 - 截止3月14日

## ⚠️ 风险与阻塞
- 无阻塞项

## 📅 下周计划
- 开始集成测试
- 准备用户文档

## 📂 文件卫生检查
- ✅ 工作区文件: 3个
- ⚠️ 临时文件: 5个（建议归档）
- ✅ 归档目录: 整洁

3. 协作交接

交接单模板

# 交接单 - YYYY-MM-DD

## 交接类型
- [ ] 日常交接
- [ ] 紧急交接
- [ ] 阶段性交接

## 待执行任务
- [ ] 任务1 - 交接给XXX - 预计完成时间
- [ ] 任务2 - 交接给XXX - 预计完成时间

## 项目状态
- 当前阶段: [阶段名称]
- 完成进度: XX%
- 关键文件: [文件路径列表]

## 注意事项
- 注意事项1
- 注意事项2

## 交接记录
- [交接方] YYYY-MM-DD HH:MM: 交接内容描述
- [接收方] YYYY-MM-DD HH:MM: 接收确认及备注

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📁 文件管理功能

1. 批量归档过程文件

适用场景

• 每日工作结束，清理临时/草稿文件
• 阶段性工作完成，整理过程文件
• 项目交付前，清理工作区

归档规则识别

临时文件模式：

• *-temp-*.xxx
• *-临时-*.xxx
• *-草稿-*.xxx
• *-测试-*.xxx
• *-备份-*.xxx
• *.tmp
• ~$*.xxx (Office临时文件)

执行流程

1. 扫描工作区临时文件
2. 按文件类型分组预览
3. 用户确认归档清单
4. 移动到 archive/过程文件-YYYYMMDD/
5. 生成归档报告

2. 备份关键文件

适用场景

• 重大修改前
• 项目阶段性交付前
• 定期备份（每周/每月）
• 版本发布前

备份文件清单

• 当前工作版本文件
• 任务列表
• 项目看板
• 核心配置文件
• README文档

备份命名规范

archive/备份-YYYYMMDD-HHMMSS/
├── 项目文件-当前版本.xxx
├── pmo/任务列表.md
├── pmo/项目看板.md
└── README.md

3. 清理多余版本

适用场景

• 工作区存在多个同名文件不同版本
• 定期清理过期版本
• 释放存储空间

清理规则

• 识别同名文件的不同版本（按日期后缀）
• 保留最新版本
• 其余版本移动到归档目录
• 生成清理报告

4. 文件分类整理

适用场景

• 新项目建立时
• 文件散乱需要重组
• 按功能/类型重新分类

分类规则示例

按扩展名分类:
- 文档类: .docx, .pdf, .txt, .md
- 表格类: .xlsx, .csv
- 图片类: .jpg, .png, .psd
- 代码类: .py, .js, .html

按内容分类:
- 参考资料
- 工作文件
- 临时草稿
- 归档历史

5. 查找重复文件

适用场景

• 清理磁盘空间
• 发现意外重复
• 合并多个来源的文件

检测方法

• 文件名相同
• 文件大小相同
• 文件哈希值相同（SHA256）

处理建议

• 保留最新修改时间的版本
• 或保留路径最短的版本
• 其余版本移动到待审查目录

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🛡️ 安全规则

核心安全原则

1. 预览优先

   • 所有批量操作先生成预览清单
   • 显示：源路径 → 目标路径
   • 要求用户明确确认

2. 禁止直接删除

   • 所有"删除"操作改为"移动到归档"
   • 保留恢复能力
   • 定期清理真正的归档（手动触发）

3. 批量操作限制

   • 单次操作不超过50个文件
   • 超过需要再次确认
   • 提供分批处理选项

4. 保护关键文件

   • 禁止操作以下文件/目录：
     • README.md
     • pmo/配置文件
     • scripts/自动化脚本
     • .git/版本控制目录
   • 需要特殊权限才能操作

5. 备份优先

   • 重要操作前先备份
   • 备份时间戳精确到秒
   • 备份位置固定且清晰

操作确认模板

⚠️ 即将执行以下操作：

操作类型: 批量归档
影响文件: 15个
目标位置: archive/过程文件-20260310/

文件清单:
1. 文件1-temp-20260305.txt → archive/过程文件-20260310/文件1-temp-20260305.txt
2. 草稿-设计方案.docx → archive/过程文件-20260310/草稿-设计方案.docx
...

确认执行？ [y/n]

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🔄 推荐工作流

日常工作流（每日）

09:00 - 查看项目看板
       - 运行治理检查
       - 查看今日任务

工作中 - 更新任务状态
       - 记录工作进展

17:00 - 归档临时文件
       - 更新项目看板
       - 准备交接单（如需要）

每周工作流

周一 - 制定本周计划
     - 更新任务优先级

周五 - 备份关键文件
     - 清理多余版本
     - 生成周报

阶段性工作流

阶段开始 - 创建新的执行计划
         - 备份当前状态
         - 设置里程碑

阶段结束 - 完整备份
         - 归档过程文件
         - 生成阶段报告
         - 更新文档

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🎬 使用示例

场景1：建立新项目

用户对AI说：

帮我建立一个新项目的管理结构，项目名称是"客户管理系统"

AI执行：

1. 创建标准目录结构
2. 生成PMO基础文档（任务列表、看板、README）
3. 创建项目配置文件
4. 生成使用指南

场景2：每日清理

用户对AI说：

归档一下今天的临时文件

AI执行：

1. 扫描工作区临时文件
2. 预览归档清单（15个文件）
3. 征询确认
4. 执行归档到 archive/过程文件-20260310/
5. 反馈结果

场景3：重要修改前备份

用户对AI说：

我要重构核心模块，先备份一下关键文件

AI执行：

1. 识别关键文件（工作版、配置、文档）
2. 预览备份清单
3. 创建 archive/备份-20260310-143025/
4. 执行备份
5. 生成备份报告

场景4：项目交接

用户对AI说：

生成项目交接单，明天张三接手这个项目

AI执行：

1. 读取当前任务列表
2. 读取项目看板
3. 生成交接单模板
4. 填充当前状态和待办任务
5. 标注注意事项

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🚀 快速命令

项目管理命令

用户说	AI执行
"查看项目看板"	读取并格式化显示项目看板
"同步任务列表"	更新任务状态，生成下一步建议
"生成项目报告"	汇总统计，生成进度报告
"创建交接单"	生成当前状态交接文档

文件管理命令

用户说	AI执行
"归档临时文件"	扫描、预览、归档临时文件
"备份关键文件"	创建时间戳备份
"清理多余版本"	保留最新，归档旧版
"查找重复文件"	扫描并报告重复项
"整理文件结构"	按规则重组目录

---

🔧 自定义配置

项目配置文件模板 (pmo/项目配置.json)

{
  "project": {
    "name": "项目名称",
    "description": "项目描述",
    "start_date": "2026-03-01",
    "end_date": "2026-06-30",
    "team": ["成员1", "成员2"]
  },
  "file_management": {
    "temp_file_patterns": [
      "*-temp-*.txt",
      "*-临时-*.txt",
      "*-草稿-*.txt"
    ],
    "archive_directory": "archive/过程文件-{date}/",
    "backup_directory": "archive/备份-{datetime}/",
    "max_versions_to_keep": 3
  },
  "task_management": {
    "priority_levels": ["P0", "P1", "P2", "P3"],
    "status_labels": ["NEW", "INPROGRESS", "BLOCKED", "REVIEW", "DONE"],
    "auto_sync_interval": 5
  },
  "safety": {
    "require_confirmation": true,
    "batch_size_limit": 50,
    "protected_paths": ["pmo/", "scripts/", ".git/"],
    "backup_before_major_ops": true
  }
}

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📚 相关技能协作

与其他技能的配合

技能名称	配合场景	调用时机
anthropics/task-management	使用TASKS.md管理跨会话任务	项目任务需要持久化跟踪时
xxiii8322766509/file-manager	基础文件操作	单个文件创建/移动/删除时
create-skill	创建项目专用skill	项目特定流程需要固化时
create-rule	创建项目规则	需要持久化项目约定时

技能升级路径

通用项目管理（本技能）
    ↓ 项目特定化
专项技能（如thesis-pmo-governance）
    ↓ 流程固化
项目规则（.cursor/rules/）
    ↓ 自动化
定时任务（mcp-cron）

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🐛 故障排查

常见问题

1. 中文文件名乱码

症状: PowerShell脚本执行时中文显示为乱码
原因: 脚本编码不是UTF-8 BOM
解决:

# 将脚本保存为UTF-8 BOM编码
$content = Get-Content -Path "script.ps1" -Raw
$utf8BOM = New-Object System.Text.UTF8Encoding $true
[System.IO.File]::WriteAllText("script.ps1", $content, $utf8BOM)

2. 归档目录不存在

症状: 执行归档时报错"路径不存在"
原因: archive目录未创建
解决: 先创建归档根目录

New-Item -ItemType Directory -Path "archive" -Force

3. 批量操作被拒绝

症状: 批量操作时报错"超出限制"
原因: 触发安全规则（超过50个文件）
解决: 分批处理或提高项目配置中的限制

4. 关键文件被误操作

症状: 试图移动README等关键文件
原因: 触发保护机制
解决: 从归档中恢复，或修改项目配置的保护路径

---

📖 最佳实践

1. 文件命名一致性

• 使用统一的日期格式（YYYYMMDD）
• 避免空格，使用连字符或下划线
• 明确文件版本标识

2. 定期维护节奏

• 每日: 归档临时文件, 更新任务状态
• 每周: 清理多余版本, 备份关键文件
• 每月: 完整备份, 清理归档目录

3. 任务管理原则

• 任务描述清晰，可执行
• 合理分配优先级，避免全部P0
• 及时更新状态，避免信息滞后
• 定期review已完成任务

4. 协作交接规范

• 交接前备份
• 交接单包含完整上下文
• 明确待办事项和注意事项
• 接收方确认后才算交接完成

5. 归档策略

• 临时文件日归档
• 过程文件按阶段归档
• 关键版本永久保留
• 定期清理真正不需要的归档（季度/半年）

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📝 附录：模板文件

A. 项目README模板

# 项目名称

> 项目简要描述

## 快速开始

[使用说明]

## 目录结构

[目录说明]

## 当前状态

- 阶段: [当前阶段]
- 进度: XX%
- 负责人: [姓名]

## 相关链接

- [项目看板](pmo/项目看板.md)
- [任务列表](pmo/任务列表.md)

B. 子文件夹README模板

# [文件夹名称]

## 功能说明

[描述该文件夹的用途]

## 文件结构

[列出主要文件及说明]

## 使用方法

[如何使用该文件夹中的内容]

## 维护规范

[新增/修改/删除文件的规范]

---

🎓 总结

本技能提供：

• ✅ 标准化的项目管理体系（PMO）
• ✅ 系统化的文件管理方法
• ✅ 安全可靠的批量操作
• ✅ 灵活可定制的配置
• ✅ 清晰的工作流指导

适用人群：客服、项目经理、团队协作者、个人项目管理者

学习曲线：

• 基础使用：5分钟（查看看板、更新任务）
• 中级使用：30分钟（归档清理、备份恢复）
• 高级使用：2小时（自定义配置、流程优化）

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版本: v1.0.0
更新日期: 2026-03-10
维护: Customer Service Team