| name | gestion-compras |
| description | Asiste en procesos de Gestión de Compras y Administración de Contratos: creación de órdenes de compra, evaluación de proveedores, redacción y seguimiento de contratos, control presupuestario y cumplimiento normativo. Usar cuando el usuario necesite gestionar adquisiciones, negociar con proveedores, crear o revisar contratos, o dar seguimiento al ciclo de compras. |
Gestión de Compras y Administración de Contratos
Esta skill proporciona flujos de trabajo, plantillas y guías para gestionar el ciclo completo de compras y contratos en una organización.
Cuándo Usar Esta Skill
Usar cuando el usuario necesite:
- Crear o gestionar órdenes de compra (OC)
- Evaluar, seleccionar o dar de alta proveedores
- Redactar, revisar o modificar contratos comerciales o de servicios
- Llevar seguimiento del ciclo de vida de un contrato
- Controlar presupuestos de adquisiciones
- Gestionar licitaciones o solicitudes de cotización (RFQ/RFP)
- Asegurar cumplimiento normativo (compliance) en compras
- Generar reportes de gasto por proveedor o categoría
1. Ciclo de Compras
Flujo estándar
Solicitud de Compra → Aprobación → RFQ/Cotización → Evaluación → OC → Recepción → Factura → Pago → Cierre
Pasos detallados
- Solicitud de compra (PR): El área solicitante genera una requisición con descripción, cantidad, fecha requerida y centro de costo.
- Validación presupuestaria: Confirmar disponibilidad presupuestal antes de continuar.
- Selección de proveedor:
- Proveedor registrado → cotización directa
- Nuevo proveedor → alta en catálogo antes de emitir OC
- Monto alto → proceso de licitación (RFQ/RFP)
- Orden de Compra (OC): Documento formal que vincula jurídicamente la transacción.
- Recepción y conformidad: Verificar que el bien o servicio cumple lo pactado (cantidad, calidad, plazo).
- Validación de factura (3-way match): OC + Recepción + Factura deben coincidir.
- Pago: Según condiciones pactadas (contado, 30/60/90 días).
2. Gestión de Proveedores
Alta de proveedor — datos mínimos requeridos
| Campo | Descripción |
|---|
| Razón social / Nombre | Denominación legal |
| RFC / NIT / RUT / Tax ID | Identificación fiscal según país |
| Dirección fiscal | Completa y verificada |
| Contacto comercial | Nombre, correo, teléfono |
| Cuenta bancaria | Para pago electrónico |
| Giro / Categoría | Tipo de bien o servicio que provee |
| Documentos legales | Acta constitutiva, poderes, constancia fiscal |
Evaluación de proveedores
Criterios sugeridos (ajustar pesos según política interna):
| Criterio | Peso sugerido |
|---|
| Precio / competitividad | 30% |
| Calidad del bien/servicio | 25% |
| Cumplimiento en tiempos de entrega | 20% |
| Servicio postventa y soporte | 15% |
| Solidez financiera y referencias | 10% |
Categorías de riesgo de proveedor
- Crítico: Único proveedor o producto estratégico → requiere contrato marco y plan de contingencia.
- Importante: Varios proveedores disponibles → cotización periódica.
- Estándar: Commodities → orden abierta o acuerdo de precios.
3. Solicitud de Cotización (RFQ/RFP)
Plantilla RFQ básica
SOLICITUD DE COTIZACIÓN N°: [RFQ-YYYY-NNN]
Fecha de emisión: [DD/MM/YYYY]
Fecha límite de respuesta: [DD/MM/YYYY]
Empresa solicitante: [Nombre]
Contacto: [Nombre, correo, teléfono]
DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO
-------------------------------
Ítem | Descripción | Unidad | Cantidad | Especificaciones técnicas
-----|-------------|--------|----------|--------------------------
1 | | | |
2 | | | |
CONDICIONES COMERCIALES REQUERIDAS
------------------------------------
- Moneda: [MXN / USD / EUR / ...]
- Condición de pago: [Contado / 30 / 60 / 90 días]
- Lugar de entrega: [Dirección completa]
- Plazo de entrega esperado:
- Garantía requerida:
- Validez de la cotización requerida: [días]
INSTRUCCIONES
--------------
Enviar cotización a: [correo]
Formato requerido: [PDF / Excel]
Incluir: precio unitario, precio total, tiempo de entrega, condiciones de pago, garantía.
4. Orden de Compra (OC)
Campos obligatorios de una OC
| Campo | Descripción |
|---|
| Número de OC | Folio único y consecutivo |
| Fecha de emisión | |
| Proveedor | Nombre, RFC/Tax ID, dirección |
| Datos del comprador | Empresa, área solicitante, contacto |
| Descripción de ítems | Cant., unidad, descripción, precio unitario, subtotal |
| Subtotal, IVA/impuestos, Total | |
| Condición de pago | |
| Fecha de entrega requerida | |
| Lugar de entrega | |
| Referencia presupuestal | Centro de costo / partida |
| Firma autorizante | Según nivel de autorización |
| Términos y condiciones | Ver reverso o anexo |
Niveles de autorización típicos
| Monto | Autoriza |
|---|
| < $5,000 | Jefe de área |
| $5,000 – $50,000 | Gerente de Compras |
| $50,000 – $200,000 | Director de Finanzas |
| > $200,000 | Dirección General / Consejo |
(Ajustar montos y moneda según política interna)
5. Administración de Contratos
Tipos de contrato frecuentes en compras
| Tipo | Uso típico |
|---|
| Contrato de compraventa | Adquisición de bienes físicos |
| Contrato de servicios | Prestación de servicios profesionales o técnicos |
| Contrato de arrendamiento | Renta de equipos, inmuebles o vehículos |
| Contrato marco / Acuerdo de precios | Relaciones de largo plazo con proveedor estratégico |
| Orden de compra con T&C | Transacciones recurrentes de bajo monto |
| NDA / Acuerdo de confidencialidad | Previo a negociaciones sensibles |
Cláusulas esenciales en contratos de compra/servicio
- Objeto: Descripción precisa del bien o servicio.
- Precio y forma de pago: Moneda, monto, calendario de pagos, ajustes.
- Vigencia: Fecha de inicio, término y condiciones de renovación.
- Entregables y plazos: Hitos, fechas clave, KPIs de servicio (SLA).
- Garantías: Vicios ocultos, garantía de funcionamiento, fianza de cumplimiento.
- Penalizaciones: Por incumplimiento de plazos, calidad o confidencialidad.
- Propiedad intelectual: A quién pertenece lo desarrollado (aplica en servicios tecnológicos).
- Confidencialidad: Qué información es reservada y por cuánto tiempo.
- Rescisión: Causas y procedimiento para terminar anticipadamente.
- Jurisdicción y ley aplicable: Tribunales competentes en caso de litigio.
Ciclo de vida del contrato
Borrador → Revisión legal → Negociación → Firma → Vigencia activa → Seguimiento → Renovación/Vencimiento → Archivo
Indicadores clave de seguimiento contractual
| Indicador | Descripción |
|---|
| Días para vencimiento | Alerta 60/30/15 días antes |
| % de entregables cumplidos | vs. total pactado |
| Penalizaciones aplicadas | Monto y motivo |
| Modificaciones / adendas | Historial de cambios |
| Estatus de pagos | Al corriente / vencido |
6. Control Presupuestario de Compras
Estructura de seguimiento
Presupuesto anual aprobado por categoría
├── Comprometido (OC emitidas pendientes de entrega)
├── Devengado (recibido, factura validada)
├── Pagado
└── Disponible = Aprobado − Comprometido − Devengado
Alertas recomendadas
- 80% ejercido: Notificar al área responsable y a Finanzas.
- 95% ejercido: Requerir autorización especial para nuevas compras.
- 100% ejercido: Bloquear nuevas órdenes hasta reasignación presupuestal.
7. Cumplimiento y Buenas Prácticas
Lista de verificación de cumplimiento (compliance)
Señales de alerta (red flags) en proveedores
- Precios significativamente por debajo del mercado sin justificación
- Proveedor sin historial ni referencias verificables
- Solicitud de pago anticipado del 100% sin garantía
- Proveedor relacionado con empleados de la empresa (conflicto de interés)
- Facturación de RFC/Tax ID diferente al del contrato
8. Plantillas y Documentos de Referencia
| Documento | Cuándo se usa |
|---|
| Requisición de compra | El área solicitante inicia el proceso |
| RFQ (Solicitud de cotización) | Para consultar precios a proveedores |
| Comparativa de cotizaciones | Para documentar la decisión de selección |
| Orden de compra | Para formalizar el pedido |
| Acta de entrega/recepción | Para confirmar conformidad del bien o servicio |
| Contrato de compraventa/servicios | Para compromisos de mayor monto o largo plazo |
| Adenda o modificación contractual | Para cambios al contrato original |
| Evaluación de proveedor | Después de cada entrega o periódicamente |
Cómo Usar Esta Skill
Indicar claramente qué se necesita, por ejemplo:
- "Necesito redactar un contrato de servicios de TI por 12 meses" → La skill genera un borrador con las cláusulas esenciales.
- "Ayúdame a crear una RFQ para compra de 50 laptops" → La skill genera la solicitud de cotización lista para enviar.
- "¿Qué documentos le pido a un proveedor nuevo?" → La skill lista los requisitos de alta de proveedor.
- "Tengo un contrato que vence en 30 días, ¿qué reviso?" → La skill genera una lista de verificación de renovación.
- "Crea una orden de compra para mobiliario de oficina" → La skill guía el llenado de la OC con todos los campos requeridos.
