client-approval

name	client-approval
version	1.0.0
description	Draft a clean client approval request, set a 48h SLA with a 72h escalation, and track revision rounds so the third billable revision never slips through unbilled.
author	MarcoZorn
license	MIT
tags	["agency","workflow","operations","client"]
compatible	claude-code, codex-cli, cursor, gemini-cli, openclaw

Client Approval

When to use this skill

English: "approval", "get client feedback", "send for review", "revision request", "waiting on client", "chase the client".

Italiano: "approvazione", "revisione", "feedback cliente", "in attesa cliente", "manda in approvazione".

What this skill does

Produces everything you need to move a deliverable through client sign-off without it disappearing into a WhatsApp thread: a clean client-facing approval message, an internal note that sets an SLA and an escalation trigger, and a PM-tool status line. It also counts revision rounds and warns you the moment a revision crosses from "included" into "billable extra" — the money most agencies quietly give away.

Inputs required

1. Deliverable — what is being approved (reel, carousel, draft, design, cut).
2. Client name and the contact who signs off.
3. Which revision round is this — first send, revision 1, revision 2, revision 3+? If you do not say, the skill infers it from the conversation history and states its assumption.
4. Included revisions in the contract — default is 2 if you do not specify.
5. Deadline you need it back by — used to set the SLA.

Output format

Three blocks:

1. CLIENT MESSAGE — polished, warm, professional. Ready to send as-is.
2. INTERNAL NOTE — SLA, escalation trigger, revision count and billing flag. Never send this to the client.
3. PM STATUS — a one-line status update for Asana / ClickUp / Notion.

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Human gate

This output is a draft. Review SLA, revision count, and all commitment language before sending to the client. The skill surfaces the judgment call — a person signs off.

Brand voice

If a BRAND.md file exists in this skill's folder (.claude/skills/client-approval/BRAND.md) or in .claude/brand/BRAND.md (global fallback), read it before generating output and apply its tone, terminology, and examples to all text you produce. A skill-local BRAND.md overrides the global one; if neither exists, use a clean, professional default voice.

Instructions

1. Establish the revision count

This is the core of the skill. Track how many revision rounds have happened in this conversation and reason about where you are:

• First send (round 0): normal. No revisions consumed.
• Revision 1: normal. 1 of the included revisions used.
• Revision 2: normal, but note in the internal block that this is the last included round. The client-facing message stays neutral.
• Revision 3 and beyond: this falls outside the included revisions. The internal note flags it as billable and the client message gains one calm sentence naming the extra fee. Never spring the fee — always phrase it as a heads-up before work starts.

If the round is ambiguous, state your assumption in the internal note ("Assuming this is revision 2 based on two prior rounds in this thread — correct me if wrong").

2. Set the SLA

• SLA: 48h for the client to respond, counted from send. Put the concrete date/time in the message.
• Escalation trigger: 72h. If no response by then, the internal note tells you what to do: a friendly nudge to the primary contact, then a call, then loop in whoever owns the relationship.
• Adjust if the user's stated deadline is tighter — the SLA can never exceed the deadline.

3. Write the client message

Professional, warm, specific. It must contain: what you are sending, what you need (approve as-is / approve with notes / request changes), and a clear deadline with a date. No hedging, no "let me know", no apology for existing. One link or attachment reference.

4. Write the internal note

Plain facts for the team: revision round, revisions remaining, SLA date, escalation date and action, billing flag if applicable, and the dollar/euro amount if a fee applies (ask for the rate if you do not have it).

5. Write the PM status

One line: [Deliverable] — sent for approval, SLA [date], rev [n]/[included].

Output template

CLIENT MESSAGE
Hi [contact],

[Deliverable] is ready for your review — [one-line context].

Could you reply by [day, date, time] with one of:
• Approved as-is
• Approved with minor notes
• Changes needed (please list them in one message)

[If revision 3+: This round falls outside the 2 revisions included in our
agreement, so an additional fee of [amount] applies. Just flagging before we
start so there are no surprises.]

[Link / attachment]

Thanks,
[Your name]

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INTERNAL NOTE  (do not send)
Revision round: [n]  ·  Included: [x]  ·  Remaining: [x-n]
SLA: reply due [date, time] (48h from send)
Escalation: if no reply by [date, time] (72h) → nudge contact, then call, then loop in [owner]
Billing: [None / EXTRA REVISION — [amount] applies, confirm on approval]

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PM STATUS
[Deliverable] — sent for approval · SLA [date] · rev [n]/[included]

Edge cases

• Client already approved, just formalising: skip the SLA/escalation, produce a short confirmation message and a PM status of Approved.
• Silent past the SLA: produce the escalation nudge message instead of a fresh approval request, and flag in the internal note how many hours overdue.
• Revision with no clear contract count: default included = 2, state it, and recommend confirming the real number.
• Fee applies but no rate known: ask for the extra-revision rate before finalising the client message; do not put a placeholder number in front of a client.

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🇮🇹 Versione italiana

Quando usare questa skill

Quando devi mandare qualcosa in approvazione o gestire una revisione: "approvazione", "revisione", "feedback cliente", "in attesa cliente". Produce il messaggio per il cliente, la nota interna con SLA ed escalation, e lo stato per il PM.

Cosa fa

Ti dà tutto per portare un deliverable all'ok del cliente senza che sparisca in una chat WhatsApp: messaggio pulito per il cliente, nota interna con SLA e trigger di escalation, riga di stato per il PM. E conta i round di revisione, avvisandoti nel momento in cui una revisione passa da "inclusa" a "extra fatturabile" — i soldi che quasi tutte le agenzie regalano.

Cosa ti serve

1. Deliverable — cosa va approvato (reel, carosello, bozza, design, cut).
2. Nome cliente e chi approva.
3. Quale round di revisione — primo invio, revisione 1, 2, 3+? Se non lo dici, la skill lo deduce dalla conversazione e dichiara l'assunzione.
4. Revisioni incluse nel contratto — default 2.
5. Entro quando ti serve — per impostare la SLA.

Voce del brand

Se esiste un file BRAND.md nella cartella di questa skill (.claude/skills/client-approval/BRAND.md) o in .claude/brand/BRAND.md (fallback globale), leggilo prima di generare l'output e applica tono, terminologia ed esempi a tutto il testo che produci. Il BRAND.md locale ha la precedenza su quello globale.

Istruzioni

1. Stabilisci il conteggio revisioni. È il cuore della skill.
   • Primo invio: normale.
   • Revisione 1: normale, 1 inclusa usata.
   • Revisione 2: normale, ma nella nota interna segnala che è l'ultimo round incluso. Il messaggio al cliente resta neutro.
   • Revisione 3 e oltre: fuori dalle incluse. La nota interna la marca come fatturabile e il messaggio al cliente aggiunge una frase calma con la cifra extra. Mai far cadere la fee di sorpresa: sempre un preavviso prima di iniziare.
2. Imposta la SLA. 48h per la risposta dall'invio, con data e ora concrete. Escalation a 72h: sollecito gentile, poi chiamata, poi coinvolgi chi gestisce la relazione. La SLA non può mai superare la deadline.
3. Scrivi il messaggio al cliente. Professionale, caldo, specifico: cosa mandi, cosa serve (approva / approva con note / chiedi modifiche), scadenza con data. Niente "fammi sapere", niente scuse.
4. Scrivi la nota interna. Round, revisioni rimaste, data SLA, data ed azione di escalation, flag di fatturazione con importo se applicabile.
5. Scrivi lo stato PM. Una riga: [Deliverable] — inviato in approvazione, SLA [data], rev [n]/[incluse].

Template di output

MESSAGGIO CLIENTE
Ciao [contatto],

[Deliverable] è pronto per la tua revisione — [contesto in una riga].

Puoi rispondere entro [giorno, data, ora] con una di queste:
• Approvato così com'è
• Approvato con piccole note
• Servono modifiche (elencale in un unico messaggio)

[Se revisione 3+: Questo giro è fuori dalle 2 revisioni incluse nel nostro
accordo, quindi si applica un costo aggiuntivo di [importo]. Te lo segnalo
prima di partire così non ci sono sorprese.]

[Link / allegato]

Grazie,
[Nome]

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NOTA INTERNA  (non inviare)
Round revisione: [n]  ·  Incluse: [x]  ·  Rimaste: [x-n]
SLA: risposta attesa entro [data, ora] (48h dall'invio)
Escalation: se nessuna risposta entro [data, ora] (72h) → sollecito, poi chiamata, poi [owner]
Fatturazione: [Nessuna / REVISIONE EXTRA — si applica [importo], conferma all'approvazione]

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STATO PM
[Deliverable] — inviato in approvazione · SLA [data] · rev [n]/[incluse]

Casi limite

• Cliente ha già approvato, solo da formalizzare: salta SLA/escalation, breve messaggio di conferma, stato PM Approvato.
• Silenzio oltre la SLA: genera il sollecito di escalation invece di una nuova richiesta, e segnala nelle note di quante ore è in ritardo.
• Fee applicabile ma tariffa sconosciuta: chiedi la tariffa extra prima di finalizzare; mai un numero placeholder davanti a un cliente.