user-import-prepare

name	user-import-prepare
description	Use when creating new user accounts for students (or teachers) across the school's three systems - MS365/Azure, Moodle, VCE. Triggers on "Schüler anlegen", "Klassenliste importieren", "neue User", "User anlegen", "Import vorbereiten". Generates system-specific CSV files from a source list with Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Klasse.

User Import Prepare

Overview

Generates import-ready CSV files for all three school systems (Azure/MS365, Moodle, VCE) from a single source list. Input: Excel/CSV with Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Klasse. Output: Up to three CSV files, one per target system.

When to Use

• New class needs to be set up across systems
• New students ("Nachzügler") need accounts
• Beginning of school year / semester user creation
• Teacher asks to "prepare import files"

Source Data (4 Required Fields)

Feld	Beispiel	Hinweis
Vorname	Jürgen	Kann Leerzeichen enthalten ("Hans Peter")
Nachname	Schäfer	Kann Bindestriche enthalten ("Müller-König")
Geburtsdatum	12.09.2006	Format: DD.MM.YYYY
Klasse	BG2414	Schulklassencode

Character Replacement (Azure + Moodle)

Applied to names for username/email generation. Case-sensitive.

ä → ae    Ä → Ae
ö → oe    Ö → Oe
ü → ue    Ü → Ue
ß → ss
é → e     è → e
à → a     á → a
ó → o     ć → c     Ş → S
[SPACE] → - (Leerzeichen wird Bindestrich)

VCE uses no replacement - original names with umlauts are kept.

System 1: Azure/MS365

CSV Format

Delimiter: Comma (,)

Name,UserPrincipalName,InitialPassword,AccountEnabled,FirstName,LastName,JobTitle,Department,UsageLocation,StreetAddress,State,Country,Office,City,PostalCode

Field Derivation

Feld	Regel	Beispiel
Name	{Vorname} {Nachname} (Original mit Umlauten)	Jürgen Schäfer
UserPrincipalName	{vorname_replaced}.{nachname_replaced}@bs32.de (lowercase)	[e-mail]
InitialPassword	BS05_2025 (fest)	BS05_2025
AccountEnabled	TRUE (fest)	TRUE
FirstName	Vorname nach Replace	Juergen
LastName	Nachname nach Replace	Schaefer
JobTitle	Klasse	BG2414
Department	Schüler (fest, bei Lehrern: Lehrer)	Schüler
UsageLocation	DE (fest)	DE
StreetAddress	Hinrichsenstrasse (fest)	Hinrichsenstrasse
State	Hamburg (fest)	Hamburg
Country	Germany (fest)	Germany
Office	Hinrichsenstrasse (fest)	Hinrichsenstrasse
City	Hamburg (fest)	Hamburg
PostalCode	20535 (fest)	20535

Security Group

Für jede Klasse wird eine Security Group erstellt: SG_{Klasse} (z.B. SG_BG2414)

PowerShell Execution (Optional)

Script: azure/Create-NewBs32AzurePupil.ps1 Benötigt: Microsoft Graph PowerShell SDK (Connect-MgGraph)

System 2: Moodle

CSV Format

Delimiter: Semicolon (;)

username;firstname;lastname;email;password;cohort1;cohort2;profile_field_schoolno;profile_field_schoolname;profile_field_schoolpersona

Field Derivation

Feld	Regel	Beispiel
username	{nachname_partial}{vorname_partial} lowercase, keine Umlaute, keine Leerzeichen, max ~12-15 Zeichen	schaeferju
firstname	Vorname (Original)	Jürgen
lastname	Nachname (Original)	Schäfer
email	{Vorname_replaced}.{Nachname_replaced}@bs32.de	[e-mail]
password	BS05_2025 (fest)	BS05_2025
cohort1	5922_bs (fest)	5922_bs
cohort2	5922_bs_{klasse_lower}	5922_bs_bg2414
profile_field_schoolno	5922 (fest)	5922
profile_field_schoolname	bs32 (fest)	bs32
profile_field_schoolpersona	Schüler/in (fest, bei Lehrern: Lehrer/in)	Schüler/in

Username-Regeln (Moodle)

1. Nachname + Vorname zusammensetzen (alles lowercase)
2. Umlaute/Sonderzeichen ersetzen (gleiche Regeln wie Azure)
3. Leerzeichen und Bindestriche entfernen
4. Kürzen auf sinnvolle Länge (~12-15 Zeichen)
5. Bei Duplikaten: Zahl anhängen oder mehr Zeichen verwenden

System 3: VCE

CSV Format

Delimiter: Semicolon (;) Keine Header-Zeile!

431;Nachname;Vorname;Klasse;Geburtsdatum;Hamburg;SchülerIn

Field Derivation

Spalte	Regel	Beispiel
1	431 (fest = User-Typ Schüler)	431
2	Nachname (Original mit Umlauten)	Schäfer
3	Vorname (Original mit Umlauten)	Jürgen
4	Klasse	BG2414
5	Geburtsdatum DD.MM.YYYY	12.09.2006
6	Hamburg (fest)	Hamburg
7	SchülerIn (fest)	SchülerIn

VCE Initialpasswort

Das Passwort wird aus dem Geburtsdatum ohne Punkte gebildet:

• Geburtsdatum 12.09.2006 → Passwort 12092006

Hinweis: Das Passwort steht NICHT in der CSV. Es wird automatisch vom VCE-System vergeben basierend auf dem Geburtsdatum.

Workflow

digraph user_import {
    rankdir=TB;
    "Excel/CSV Quelldatei lesen" -> "Felder identifizieren (Vorname, Nachname, GebDat, Klasse)";
    "Felder identifizieren (Vorname, Nachname, GebDat, Klasse)" -> "Frage: Welche Systeme?";
    "Frage: Welche Systeme?" -> "Azure CSV erzeugen" [label="Azure"];
    "Frage: Welche Systeme?" -> "Moodle CSV erzeugen" [label="Moodle"];
    "Frage: Welche Systeme?" -> "VCE CSV erzeugen" [label="VCE"];
    "Azure CSV erzeugen" -> "Dateien ausgeben";
    "Moodle CSV erzeugen" -> "Dateien ausgeben";
    "VCE CSV erzeugen" -> "Dateien ausgeben";
    "Dateien ausgeben" -> "Optional: PowerShell ausfuehren?";
}

Step-by-Step

1. Quelldatei lesen: User gibt Excel/CSV-Datei an. Lies sie mit dem Read-Tool.
2. Spalten identifizieren: Finde Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Klasse (Spaltenüberschriften können variieren).
3. User fragen: Für welche Systeme sollen Dateien erzeugt werden? (Default: alle drei)
4. Dateien erzeugen: Schreibe die CSV-Dateien ins gleiche Verzeichnis wie die Quelldatei. Dateinamen:
   • azure_{klasse}.csv
   • moodle_{klasse}.csv
   • vce_{klasse}.csv
5. Zusammenfassung: Zeige dem User:
   • Anzahl verarbeiteter Datensätze
   • Erzeugte Dateien mit Pfaden
   • Hinweise auf mögliche Duplikat-Usernames
   • VCE-Passwort-Hinweis (Geburtsdatum ohne Punkte)
6. Optional: Frage ob PowerShell für Azure ausgeführt werden soll.

Output Directory

Dateien werden im Verzeichnis der Quelldatei abgelegt, oder falls gewünscht in den systemspezifischen Unterordnern:

• azure/
• moodle/
• vce/

Basis-Pfad: C:\Users\mail\OneDrive - Berufliche Schule City Süd (H9)\Dokumente\schule\Verwaltung\UserAnlegen\

Common Mistakes

Fehler	Lösung
Umlaute in Azure-UPN	Replace-Funktion anwenden
VCE mit Umlaut-Ersetzung	VCE nutzt Original-Namen!
Moodle Username zu lang	Kürzen, auf Duplikate prüfen
Geburtsdatum falsches Format	Immer DD.MM.YYYY für VCE
Komma statt Semikolon	Azure = Komma, Moodle+VCE = Semikolon
Header in VCE	VCE hat KEINE Header-Zeile!