procurement-kit

name	procurement-kit
description	Pass the procurement gate quickly — fill the vendor form, attach the standard legal/financial supports (Cámara y Comercio, RUT, certificados), and propose payment terms + SLAs that match Arkangel's standards. Compartment 5 of the Arkangel sales submarine.

Procurement Kit

Compartment 5 of the Arkangel sales submarine. Procurement won't grow your deal — but it can kill it by stalling. The job here: give compras everything they need on day one so they have no reason to delay.

When to Use

• DMs validated the bracket (compartment 4 closed) and the deal moves to procurement / compras.
• The owner says "responde el vendor form de X" or "qué necesita compras de nosotros".
• Procurement sent a vendor onboarding template and we need to fill it.

Do not use before compartment 4 closed (a vendor form filled without a bracket validated will trigger requote loops), or for legal documents — those are legal-kit.

Inputs

• Required: vendor form recibido (PDF / Word / portal), nombre legal del prospecto.
• Optional: condiciones de pago preferidas del cliente, lista de referencias autorizadas, anteriores vendor forms del mismo cliente.

Procedure

1. Read the vendor form completely. Map every required field to one of:

   • Datos de identificación legal Arkangel (NIT, razón social, dirección, representante legal).
   • Soportes documentales (Cámara y Comercio, RUT, estados financieros, certificados ISO/SOC2).
   • Datos comerciales (términos pago, SLA, anticipo, monedas aceptadas).
   • Referencias de clientes.
   • Cuestionarios anti-corrupción / OFAC / lista Clinton.
   • Otros (datos bancarios, certificación calidad, etc).

2. Fill the legal/identification block.

   • Razón social: ARKANGEL AI S.A.S. (o entidad correspondiente según jurisdicción del cliente).
   • NIT, dirección, representante legal — del registro vigente.
   • Adjuntar Cámara y Comercio + RUT vigentes (< 30 días si el cliente lo exige).

3. Attach financial supports.

   • Estados financieros del último año fiscal si lo piden.
   • Certificación bancaria si lo piden.
   • Si los pide pero no aplican (etapa temprana), explica con una línea — no inventes.

4. Attach quality / security certificates.

   • ISO27001 status (en proceso / certificado / no aplica).
   • SOC2 status.
   • Pentest evidencia (Hackmetrix Feb 2026 — referencia, no PDF completo en este compartimento; el detalle va en security-kit).

5. Propose términos comerciales.

   • Pago: 30 días neto preferido, 45 negociable, 60 con descuento. Sin anticipos en deals nuevos enterprise (riesgo de cobro).
   • Moneda: COP por defecto; USD si el contrato es internacional.
   • SLA básico: 99,5 % uptime, soporte L1 en 4 horas hábiles, L2 en 24 horas. SLAs más estrictos van a legal-kit.
   • Cláusula de revisión anual de precio (CPI o renegociación).

6. References de clientes.

   • Mínimo 2, máximo 4. Sólo con permiso explícito del referente.
   • Indica sector + tamaño + caso similar al deal actual.
   • Si no hay referencias del sector exacto, propón referencia adyacente y explica el paralelo.

7. Cuestionarios anti-corrupción y similares.

   • Lista Clinton / OFAC: respuesta estándar Arkangel.
   • Beneficiarios reales: completa con UBO actuales.
   • Política anti-soborno: referencia al código de conducta interno.

8. Output structure.

   # Procurement Kit — <Empresa> · <Date>
   
   ## Vendor form respondido
   <campo a campo, con valor o referencia a anexo>
   
   ## Anexos preparados
   - Cámara y Comercio (vigente al <fecha>)
   - RUT
   - Estados financieros <año>
   - Certificación bancaria
   - SOC2 / ISO27001 status
   - Pentest summary (Hackmetrix <fecha>)
   
   ## Términos comerciales propuestos
   - Pago: <plazo>
   - Moneda: <COP / USD>
   - SLA: <%, soporte L1, L2>
   - Revisión anual: <CPI o renegociación>
   
   ## Referencias autorizadas
   - <cliente, sector, contacto, paralelo con el deal actual>
   
   ## Cuestionarios complementarios
   - Anti-corrupción / OFAC: respondido
   - UBO: respondido
   - Otros: <lista>
   
   ## Gaps abiertos
   - <campos del vendor form que no podemos responder hoy + plan>
   

9. Update Attio.

   • Notar fecha de envío del kit.
   • pipeline_stage = 6.legal cuando procurement confirme que está OK.

Pitfalls

• Síntoma: se envía el vendor form a medias para "ganar tiempo". Causa: prisa del champion. Fix: procurement va a regresar con preguntas extra — el tiempo no se gana, se pierde. Mejor 2 días para llenar bien que 2 semanas de ping-pong.
• Síntoma: se inventa un certificado ISO27001 que está "en proceso". Causa: miedo a perder el deal. Fix: se dice exactamente el estado real + plan + fecha objetivo. Inventar mata deals enterprise.
• Síntoma: referencias entregadas sin avisar al referente. Causa: ahorro de fricción interna. Fix: siempre pedir permiso antes; un referente sorprendido daña la relación y a veces el deal.
• Síntoma: términos de pago aceptados a 90+ días sin escalación. Causa: comercial no quiso negociar. Fix: > 60 días requiere aprobación CFO Arkangel; el skill marca el campo como "escalación requerida" y no lo cierra solo.

Verification

• Cada campo del vendor form tiene respuesta o un anexo referenciado, no campos vacíos.
• Todos los certificados adjuntos están vigentes (< 30 días si el cliente lo exige).
• Las referencias tienen permiso explícito documentado.
• Los términos de pago propuestos están dentro de la política Arkangel o tienen escalación marcada.

References

• sales-pipeline — submarino completo.
• decision-maker-kit — compartimento previo, debe estar cerrado.
• legal-kit — siguiente compartimento.
• security-kit — el detalle de seguridad va separado, no se incluye aquí.