notion-pm

name	notion-pm
description	Notion pour le management de projet — bases de données relationnelles, rollups, formules, templates (sprint, backlog, roadmap, retro), dashboards, automation.
category	productivity

Notion pour le Management de Projet — Référence Complète

Contexte & Déclencheur

Utiliser quand l'utilisateur demande : Notion gestion de projet, template Notion, database Notion, relation rollup, sprint Notion, roadmap Notion, backlog Notion.

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1. Concepts Clés pour le PM

Concept	Usage Projet
Database (BDD)	Stocker les tâches, sprints, OKRs, notes
Relation	Lier tâches → projets, sprints → objectifs
Rollup	Agréger : total points, progression, % terminé
Formula	Calculs : retard, jours restants, priorité
View	Kanban, Timeline, Calendar, Table
Template Button	Créer un sprint, une réunion, un projet
Linked Database	Vue filtrée d'une DB centrale dans une autre page

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2. Architecture Recommandée

Workspace Type

🏢 Espace Projet
├── 🎯 Objectifs & OKRs (DB — Calendar/Table)
├── 📋 Backlog Central (DB — Table)
├── 🏃 Sprints (DB — Board)
├── 📊 Roadmap (DB — Timeline)
├── 📝 Notes Réunions (DB — Calendar)
├── 👥 Équipe (DB — Table)
├── 📚 Base de Connaissances (Pages)
└── 📈 Dashboard Projet (Page with linked DBs)

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3. Relations & Rollups — Patterns Essentiels

Pattern 1: Projets → Tâches (1:N)

DB "Projets" → DB "Tâches"
├── Relation: Tâches liées → (inverse: Projet)
├── Rollup: Total points (sum de Points)
├── Rollup: Progression (% Done)
└── Rollup: Points restants (sum où Statut != Done)

Pattern 2: Tâches → Sprints (N:1)

DB "Tâches" → DB "Sprints"
├── Relation: Sprint (inverse: Tâches du sprint)
├── Rollup: Vélocité sprint (sum Points où Statut=Done)
└── Formula: Burndown

Pattern 3: OKRs → Projets (N:N)

DB "OKRs" → DB "Projets"
├── Relation: Projets contributeurs (inverse: OKR lié)
├── Rollup: Progression OKR (moyenne progression projets)
└── Formula: Statut OKR (rouge/ambre/vert)

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4. Templates Clés

4.1 Template Sprint

# Sprint {{Nom}} — {{Date début}} → {{Date fin}}

## 🎯 Objectif du sprint
...

## 📋 Engagement
| Tâche | Points | Assigné | Statut |
|-------|--------|---------|--------|

## 📊 Métriques
- Vélocité précédente : {{N}}
- Capacité : {{N}} points

## ⚠️ Risques
- ...

## ✅ Definition of Done
- [ ] Code revu
- [ ] Tests passent
- [ ] Déployé staging

4.2 Template Réunion Hebdo

# Réunion {{Sprint}} — {{Date}}

## 🟢 Fait depuis dernière fois
- [ ] Tâche 1
- [ ] Tâche 2

## 🟡 En cours
- [ ] Tâche 3
- [ ] Tâche 4

## 🔴 Bloquant
- Blocage 1 (assigné, date)

## 📋 Actions
| Action | Responsable | Deadline |
|--------|-------------|----------|

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5. Formules Avancées

5.1 Progression Projet

// % de tâches terminées
round(length(filter(prop("Tâches"), current.prop("Statut") == "Done")) / 
      length(prop("Tâches")) * 100)

5.2 Statut Projet (RAG)

// Rouge/Ambre/Vert
if(prop("Progression") == 100, "🟢 Terminé",
  if(prop("Date fin") < now() and prop("Progression") < 100, "🔴 En retard",
    if(prop("Date fin") < dateAdd(now(), 7, "days") and prop("Progression") < 80, "🟡 À risque", "🟢 OK")))

5.3 Priorité Calculée

// Impact + Urgence
if(prop("Impact") == "Élevé" and prop("Urgence") == "Haute", "P0",
  if(or(prop("Impact") == "Élevé", prop("Urgence") == "Haute"), "P1", "P2"))

5.4 Burndown Sprint

// Points restants projetés
prop("Points totaux") - 
  prop("Points terminés") - 
  round((dateBetween(now(), prop("Date début"), "days") / 
         dateBetween(prop("Date fin"), prop("Date début"), "days")) * 
         prop("Points totaux"))

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6. Views par Rôle

Rôle	Vue recommandée	Propriétés visibles
PO	Board + Timeline	Statut, Priorité, Points, Sprint
Dev	Board filtré (assigné = moi)	Statut, Points, Bloquant
SM	Board + Table	Statut, Assigné, Cycle Time
Manager	Timeline + Dashboard	Progression, Risques, Budget
Stakeholder	Dashboard (read-only)	OKR, Roadmap, KPIs

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7. Automations & Boutons

7.1 Template Button — Nouveau Projet

Créer une page dans DB Projets
Titre: "{{input:Nom du projet}}"
Propriétés:
- Statut: "À lancer"
- Priorité: "Moyenne"
- Date début: now()

7.2 Template Button — Daily Standup

Créer une page dans DB Daily
Date: now()
Template: Standup Template

7.3 Automation (Notion Automations)

QUAND: Statut = "En cours"
ALORS: Definir Date début → now()

QUAND: Statut = "Terminé"
ALORS: Definir Date fin → now()
ET: Assigner → "" (vide)

QUAND: Priorité = "Bloquante" ET Statut != "Terminé"
ALORS: Notifier → @channel

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8. Dashboards

Page Dashboard Type

# 📊 Dashboard {{Projet}}

## 🎯 OKRs
[Linked DB — OKRs filtrée: Projet = {{current}}]

## 🏃 Sprint Actif
[Linked DB — Tâches filtrée: Sprint = current, Statut != Done]

## 📈 Vélocité
[Embed graphique — Notion Charts]

## ⚠️ Bloquants
[Linked DB — Tâches filtrée: Statut = Bloqué]

## 📅 Prochaines Échéances
[Linked DB — Jalon filtrée: Date > now() et Date < now() + 30j]

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9. Intégrations Projet

Service	Usage	Comment
Jira	Sync issues ↔ Notion	Plugin Notion + Jira Bridge
GitHub	PRs, commits liés aux tâches	Relation Board → GitHub
Slack	Notifications, création rapide	Notion Bot Slack
Google Calendar	Deadlines, milestones	Embed Calendar
Zapier / Make	Sync cross-app	Nombreux templates

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10. Anti-Patterns Notion PM

Anti-Pattern	Problème	Solution
Tout dans une seule DB	Pas de hiérarchie, impossible à filtrer	Multi-DB avec relations
Pas de templates	Incohérence entre pages	Template obligatoire par DB
Relations non inversées	Impossible de voir l'agrégation	Ajouter relation inverse
Rollups à 3+ niveaux	DB lente, limite API	Dénormaliser partiellement
Permissions ouvertes	Modification accidentelle	Restreindre édition par rôle
Pas d'archivage	DB de 5000+ items, lente	Archiver les sprints finis

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11. Références

• Notion Academy — Project Management : notion.so/help/guides/project-management
• Notion Templates Gallery : notion.so/templates
• Notion API Docs : developers.notion.com
• Reddit r/Notion : Meilleures pratiques communautaires
• Marie Poulin — Notion for PM : YouTube