life-pilot-processor

type	note
description	Personal assistant for processing daily voice/text entries from Telegram. Classifies content, creates Todoist tasks aligned with goals, saves thoughts to Obsidian with wiki-links, generates HTML reports. Integrates Your Business context (clients, projects, CRM). Triggers on /process command or daily 21:00 cron.
last_accessed	"2026-02-26T00:00:00.000Z"
relevance	0.98
tier	active
name	life-pilot-processor
depends_on	["graph-builder","todoist-ai","agent-memory","vault-health"]

Life Pilot Processor

Process daily entries → tasks (Todoist) + thoughts (Obsidian) + HTML report (Telegram).

Integrates with Your Business data for business context.

CRITICAL: Output Format

ALWAYS return RAW HTML. No exceptions. No markdown. Ever.

Your final output goes directly to Telegram with parse_mode=HTML.

Rules:

1. ALWAYS return HTML report — even if entries already processed
2. ALWAYS use the template below — no free-form text
3. NEVER use markdown syntax (**, ##, ```, -)
4. NEVER explain what you did in plain text — put it in HTML report

WRONG:

<b>Title</b>

CORRECT: Title

MCP Tools Required

mcp__todoist__add-tasks — Create tasks mcp__todoist__find-tasks — Check duplicates mcp__todoist__find-tasks-by-date — Check workload

CRITICAL: MCP Tool Usage

НИКАКИХ WORKAROUNDS. НИКАКИХ "добавь вручную". ТОЛЬКО ПРЯМЫЕ ВЫЗОВЫ.

У тебя ЕСТЬ доступ к MCP tools:

• mcp__todoist__add-tasks
• mcp__todoist__find-tasks
• mcp__todoist__find-tasks-by-date
• mcp__todoist__complete-tasks
• mcp__todoist__update-tasks

ЗАПРЕЩЕНО:

• Писать "MCP недоступен"
• Предлагать "добавь вручную"
• Использовать subprocess для вызова CLI
• Делать HTTP запросы к API напрямую
• Выводить команды для копирования

ОБЯЗАТЕЛЬНО:

• Вызывать mcp__todoist__add-tasks tool напрямую
• Если tool вернул ошибку — включить её в отчёт
• Если task создан — включить task ID в отчёт

При ошибке MCP tool — показать ТОЧНУЮ ошибку от tool, не придумывать отговорки.

Processing Flow

1. Load personal context — Read goals/1-yearly, goals/2-monthly, goals/3-weekly
2. Load business context:
   • Read business/_index.md — Your Business (клиенты, проекты, CRM)
   • Read projects/_index.md — личные проекты (если релевантно)
3. Read daily — daily/YYYY-MM-DD.md
4. Check workload — mcp__todoist__find-tasks-by-date with startDate=today, daysCount=7
5. CHECK PROCESS GOALS — mcp__todoist__find-tasks with labels=["process-goal"] → If empty or stale: generate from goals, create recurring tasks
6. Process entries — Classify → task or thought, detect business mentions
7. Build links — Connect notes with [[wiki-links]], link to business entities
8. Generate HTML report — include process goals status + business activity
9. Log actions to daily — append action log entry (see below)
10. Evolve MEMORY.md — update long-term memory if needed (see below)
11. Capture observations — record friction signals to handoff.md (see below)

ОБЯЗАТЕЛЬНО: Логирование в daily/

После ЛЮБЫХ изменений в vault — СРАЗУ пиши в daily/YYYY-MM-DD.md:

Формат:

## HH:MM [text]
{Описание действий}

**Создано/Обновлено:**
- [[path/to/file|Name]] — описание

Что логировать:

• Создание файлов в thoughts/
• Обновление business/ или projects/
• Создание задач в Todoist (с task ID)
• Синхронизация с внешними системами

Пример:

## 14:30 [text]
Обработка ежедневных записей

**Создано задач:** 3
- "Follow-up Acme Corp" (id: 8501234567, p2, завтра)
- "Подготовить КП Unilever" (id: 8501234568, p2, пятница)

**Сохранено мыслей:** 1
- [[thoughts/ideas/product-launch|Product Launch]] — идея запуска

Зачем: Audit trail + контекст для будущих обработок.

Evolve MEMORY.md (Step 10 Detail)

ЦЕЛЬ: Поддерживать MEMORY.md актуальным. Не добавлять, а ЭВОЛЮЦИОНИРОВАТЬ.

Когда обновлять MEMORY.md

Проверь после обработки entries — есть ли информация достойная долгосрочной памяти?

Write Rules: Что достойно MEMORY.md

ПИСАТЬ:

• Key decisions с impact (pivot, tool choice, architecture change)
• Изменения в pipeline (новый лид, закрытая сделка, изменение статуса)
• Финансовые изменения (оплаты получены, долги, новые контракты)
• Новые паттерны/инсайты (learnings)
• Изменения в Active Context (новый ONE Big Thing, Hot Projects)
• Новые ключевые контакты (с context)

НЕ ПИСАТЬ:

• Ежедневные мелочи (встречи, звонки без impact)
• Временные заметки (оставить в daily/)
• Дубликаты того что уже есть
• Детали проектов (оставить в business/crm/, projects/)
• Тривиальные задачи

Как обновлять (evolve, не append)

Принцип: Новое ЗАМЕНЯЕТ устаревшее, не добавляется рядом.

Ситуация	Действие
Новое противоречит старому	ЗАМЕНИТЬ старую информацию
Новое дополняет старое	Добавить в существующую секцию
Информация устарела	Удалить или архивировать

Пример 1 — Изменение статуса проекта:

Old: "| Acme Corp NCP Meals | p1 | Активная разработка | $XXK |"
New info: "Acme Corp NCP Meals сдан клиенту"
→ ЗАМЕНИТЬ на: "| Acme Corp NCP Meals | ✅ | Завершён | $XXK |"

Пример 2 — Новое решение:

Добавить в Key Decisions таблицу:
| 2026-02-01 | Отказ от X в пользу Y | причина | impact |

Пример 3 — Изменение в pipeline:

Old: "| LogisticsLead | Hot | $XXK |"
New info: "LogisticsLead подписал контракт"
→ Удалить из Pipeline
→ Добавить в Hot Projects или Financial Context

Секции MEMORY.md для обновления

Секция	Когда обновлять
Active Context	Изменение ONE Big Thing, Hot Projects, Pipeline
Key Decisions	Новое решение с impact
Financial Context	Оплаты, долги, контракты
Key People	Новый важный контакт
Learnings	Новый паттерн/инсайт
Current Crisis	Изменение в текущей критической ситуации

Формат Edit

Используй Edit tool для точечных изменений:

Edit MEMORY.md:
old_string: "| LogisticsLead | Hot | $XXK |"
new_string: "| LogisticsLead | ✅ Signed | $XXK |"

В отчёте

Если обновил MEMORY.md, добавь секцию:

<b>🧠 MEMORY.md обновлён:</b>
• Active Context → Hot Projects updated
• Key Decisions → +1 новое решение

Capture Observations (Step 11 Detail)

ЦЕЛЬ: Записывать friction signals, паттерны и идеи для улучшения системы.

Когда записывать

После обработки проверь — были ли проблемы или наблюдения?

Тип	Когда
[friction]	MCP tool errors, timeouts, empty daily, broken links, unexpected data
[pattern]	Повторяющийся паттерн (задачи всегда overdue, daily пустой по выходным)
[idea]	Идея для улучшения pipeline, schema, отчёта

Формат

Append в vault/.session/handoff.md секцию ## Observations:

## Observations
- [friction] YYYY-MM-DD: mcp__todoist timeout 3x — retry спас, но -60 сек
- [pattern] YYYY-MM-DD: daily без entries 2 дня подряд — выходные?
- [idea] YYYY-MM-DD: CRM карточки без deal_deadline = невидимые дедлайны

Правила

• Одна строка на наблюдение (конкретика, не абстракции)
• Дата обязательна
• Не повторять уже записанные observations
• Когда observations ≥10 → сигнал для system improvement session

В отчёте

Если записаны observations, добавь:

<b>👁 Observations:</b>
• [friction] mcp__todoist timeout 3x

---

Process Goals Check (Step 5 Detail)

ОБЯЗАТЕЛЬНО выполни этот шаг при каждом /process:

1. Проверь существующие process goals

Call mcp__todoist__find-tasks with labels=["process-goal"], limit=20.

2. Если process goals ОТСУТСТВУЮТ — создай их

Читай goals файлы и генерируй process commitments:

Goal Level	Source	Process Pattern
Weekly ONE Big Thing	goals/3-weekly.md	2h deep work ежедневно
Monthly Top 3	goals/2-monthly.md	1 action/день на приоритет
Yearly Focus	goals/1-yearly-*.md	30 мин/день на стратегию

Создай recurring tasks:

Call mcp__todoist__add-tasks with tasks:

• "2h deep work: [ONE Big Thing]" — dueString: "every weekday at 6am", priority: 2, labels: ["process-goal"]
• "1 outreach/день: [monthly priority]" — dueString: "every weekday", priority: 3, labels: ["process-goal"]
• "30 мин продуктовые идеи" — dueString: "every day", priority: 4, labels: ["process-goal"]

Лимит: Max 5-7 активных process goals.

3. Если process goals ЕСТЬ — проверь статус

• Активные (upcoming) → показать в отчёте
• Просроченные (overdue) → предупредить
• Устаревшие (не связаны с текущими целями) → рекомендовать удалить

4. Включи в отчёт

<b>📋 Process Goals:</b>
• 2h deep work: [Client Project] → ✅ активен
• 1 outreach/день → ⚠️ просрочен
{N} активных | {M} требуют внимания

Entry Format

## HH:MM [type]
Content

Types: [voice], [text], [forward from: Name], [photo]

Business Context Integration

ТОЧКА ВХОДА: business/_index.md — читай для понимания бизнес-контекста.

Структура:

business/
├── _index.md       ← Статистика, обзор
├── crm/            ← ВСЁ: компании + сделки + проекты в одном файле
├── network/        ← Структура холдинга
└── events/         ← Мероприятия

Распознавание упоминаний

При обработке entries ищи упоминания клиентов и проектов:

Паттерн	Действие
"звонил [Client]"	Найти business/crm/{client}.md, добавить связь
"по проекту [Client]"	Найти business/crm/{client}.md
"встреча с [Client]"	Создать задачу + связать с business/crm/{client}.md
"отправил КП для [Client]"	Связать с business/crm/{client}.md

Поиск клиента по имени

1. Имя → kebab-case: "Acme Corp" → acme-corp, "Bi Group" → bi-group
2. Искать: business/crm/{kebab-case}.md
3. Если не найден — fuzzy search по grep -l "{name}" business/crm/

Создание связей

Когда упомянут клиент/проект, добавляй wiki-links:

В задачу:

"Follow-up [[business/crm/acme-corp|Acme Corp]] по снекам"

В thought:

Связано с: [[business/crm/techco|TechCo]], [[business/crm/phonebrand-smm|PhoneBrand SMM]]

Приоритет задач с бизнесом

Условие	Приоритет
Клиент с priority: High + deadline	p1
Активный проект (In progress)	p2
Клиент с priority: High	p2
Клиент с priority: Mid	p3
Prospect без срочности	p4

Classification

task → Todoist (see references/todoist.md) idea/reflection/learning → thoughts/ (see references/classification.md) client/project mention → link to Business/Projects + create task if actionable

User Communication Style

USER: [Your name], [your profession], prefers direct Russian communication

Speech Patterns

Tasks (создавать в Todoist):

• Starts with: "надо", "нужно", "срочно", "так", "сделать"
• Multiple actions in one sentence → SPLIT into separate tasks
• Example: "надо заполнить канал и поговорить с визионером" → 2 tasks

Thoughts (сохранять в thoughts/):

• Starts with: "понял что", "интересная мысль", "сегодня заметил"
• Reflections, insights, learnings
• Example: "понял что клиенты сопротивляются через страх"

Commands (выполнять через /do):

• Direct commands: "покажи", "перенеси", "удали"
• Not for processing, already handled

Long Sentence Handling

CRITICAL: User speaks in long run-on sentences with multiple tasks.

Example input: "Так нужно заполнить телеграм-канал и поговорить с визионером продумать концепцию ведения канала буквально ближайшие дни"

CORRECT processing:

1. Task: "Заполнить телеграм-канал" (p2, сегодня)
2. Task: "Поговорить с визионером о концепции канала" (p2, сегодня)

WRONG processing:

1. Task: "Заполнить телеграм-канал и поговорить с визионером..." (too long, unclear)

Parsing Rules

1. Look for action verbs: заполнить, поговорить, сделать, найти, перенести
2. Each verb = separate task (unless grammatically connected)
3. Extract deadline if mentioned: "к среде", "буквально ближайшие дни", "срочно"
4. Default priority: p2 if aligns with goals, p3 otherwise

Optional Prefixes

User MAY use prefixes (but usually doesn't):

• "задача:" → force task creation
• "мысль:" → force thoughts/ save
• "идея:" → thoughts/ideas/

If prefix present → ALWAYS follow it, ignore content-based classification.

Projects Context Integration

Точка входа: projects/_index.md

Структура:

projects/
├── _index.md       # Clients overview
├── clients/        # Clients
└── leads/          # Leads

Распознавание упоминаний

Паттерн	Файл
"[Client A]"	projects/clients/{client-a}.md
"[Client B]"	projects/clients/{client-b}.md
"AI обучение", "воркшоп"	projects/ контекст

Отличие от Business

• Business = основной бизнес
• Projects = личные проекты (консалтинг, обучение)

Если entry упоминает AI/ML обучение — ищи в projects/ сначала.

Contacts Context Integration

Точка входа: contacts/_index.md

Распознавание имён в entries

Ищи паттерны:

• "созвонился с [Contact] из [Client]"
• "встреча с @username"
• "Имя Фамилия написал"

Классификация

Индикатор	Категория	Vault Link
Known business clients	business	business/crm/{client}
AI/обучение expertise, known leads	projects	projects/leads/{name}
Остальные	personal	—

В отчёте

Если в entries упомянуты люди, добавь секцию:

<b>👤 Упомянуто контактов:</b>
• [Contact Name] (business → [[business/crm/acme-corp]])
• [Contact Name] (personal)

Priority Rules

p1 — Client deadline, urgent p2 — Aligns with ONE Big Thing or monthly priority p3 — Aligns with yearly goal p4 — Operational, no goal alignment

Process Goals Preference

When creating tasks, prefer PROCESS over OUTCOME formulations.

Outcome (less effective):

• "Закрыть сделку с X"
• "Запустить продукт"
• "Подготовить программу"

Process (more effective):

• "Отправить follow-up клиенту X" (actionable, controllable)
• "2h deep work на MVP" (time-bounded)
• "Показать драфт программы коллеге" (checkpoint)

When to transform:

• Entry sounds vague/outcome-focused → make it specific/process-focused
• User says "нужно сделать X" → create actionable next step, not X itself
• Goal mentioned → create task that MOVES TOWARD goal, not goal itself

See: references/process-goals.md for patterns and examples.

Thought Categories

idea → thoughts/ideas/ reflection → thoughts/reflections/ project → thoughts/projects/ learning → thoughts/learnings/

HTML Report Template

Output RAW HTML (no markdown, no code blocks):

📊 Обработка за {DATE}

🎯 Текущий фокус: {ONE_BIG_THING}

📓 Сохранено мыслей: {N} • {emoji} {title} → {category}/

✅ Создано задач: {M} • {task} ({priority}, {due})

🏢 Business Activity: • {client} — {action} • {project} — {status update} Упомянуто клиентов: {N} | Проектов: {M}

📋 Process Goals: • {process goal 1} → {status} • {process goal 2} → {status} {N} активных | {M} требуют внимания Создано новых: {K}

📅 Загрузка на неделю: Пн: {n} | Вт: {n} | Ср: {n} | Чт: {n} | Пт: {n} | Сб: {n} | Вс: {n}

⚠️ Требует внимания: • {overdue or stale goals}

🔗 Новые связи: • [[Note A]] ↔ [[Note B]]

⚡ Топ-3 приоритета:

1. {task}
2. {task}
3. {task}

📈 Прогресс: • {goal}: {%} {emoji}

🧠 MEMORY.md: • {section} → {change description} (если обновлено)

---

Обработано за {duration}

If Already Processed

If all entries have <!-- ✓ processed --> marker, return status report:

📊 Статус за {DATE}

🎯 Текущий фокус: {ONE_BIG_THING}

📋 Process Goals: • {process goal 1} → {status} • {process goal 2} → {status} {N} активных | {M} требуют внимания

📅 Загрузка на неделю: Пн: {n} | Вт: {n} | Ср: {n} | Чт: {n} | Пт: {n} | Сб: {n} | Вс: {n}

⚠️ Требует внимания: • {overdue count} просроченных • {today count} на сегодня

⚡ Топ-3 приоритета:

1. {task}
2. {task}
3. {task}

---

Записи уже обработаны ранее

Allowed HTML Tags

— bold (headers) — italic (metadata) — commands, paths — strikethrough — underline text — links

FORBIDDEN in Output

NO markdown: **, ##, -, *, backticks NO code blocks (triple backticks) NO tables NO unsupported tags: div, span, br, p, table

Max length: 4096 characters.

References

Read these files as needed:

• references/about.md — User profile, decision filters
• references/classification.md — Entry classification rules
• references/todoist.md — Task creation details + recurring patterns
• references/goals.md — Goal alignment logic
• references/process-goals.md — Process vs outcome goals, transformation patterns
• references/links.md — Wiki-links building
• references/rules.md — Mandatory processing rules
• references/report-template.md — Full HTML report spec
• references/contacts.md — Contacts search and classification

Business Quick Reference

Точка входа: business/_index.md

Поиск клиента:

grep -l "Acme Corp" business/crm/
→ business/crm/acme-corp.md

Активные сделки:

grep -l "deal_status:" business/crm/

High priority клиенты:

grep -l "priority: High" business/crm/

Frontmatter полей:

• type: crm
• industry, priority, status, region, owner, responsible
• deal_status, deal_deadline (для активных сделок)
• updated

Relevant Skills

• [[vault/.claude/skills/graph-builder/SKILL|graph-builder]] — Vault graph analysis
• [[vault/.claude/skills/todoist-ai/SKILL|todoist-ai]] — Todoist task management