folder-organization-system

name	Folder Organization System
description	Hệ thống hóa và tổ chức lại cấu trúc folder/file một cách khoa học, có thể áp dụng cho cá nhân hoặc doanh nghiệp

Skill: Folder Organization System

📋 Mô Tả

Skill này giúp AI hệ thống hóa và tổ chức lại cấu trúc folder/file một cách khoa học, đảm bảo:

• Không xóa bất kỳ file nào
• Đặt tên folder/file theo quy chuẩn
• Phân loại theo logic phù hợp với mục đích sử dụng
• Áp dụng quy tắc quản trị dữ liệu (Naming, Security, Lifecycle)
• Có verification để đảm bảo không mất dữ liệu

---

🚨 QUY TẮC BẮT BUỘC (CRITICAL RULES)

1. KHÔNG BAO GIỜ XÓA FILE - Chỉ di chuyển và đổi tên
2. LUÔN ĐẾM SỐ FILE TRƯỚC VÀ SAU - Để verify không mất dữ liệu
3. LUÔN LẬP KẾ HOẠCH TRƯỚC - User phải approve trước khi thực hiện
4. TẠO FILE INDEX.md - Để dễ tra cứu cấu trúc mới
5. BACKUP THÔNG TIN CẤU TRÚC CŨ - Lưu lại cấu trúc ban đầu

---

🌌 QUY TẮC HỆ SINH THÁI ANTIGRAVITY (ANTIGRAVITY ECOSYSTEM RULES)

1. SINGLE SOURCE OF TRUTH: Mọi Agent, Skill, Workflow mới BẮT BUỘC phải được lưu trữ tập trung tại .antigravity.

   • Agents → .antigravity/agents
   • Skills → .antigravity/skills
   • Knowledge → .antigravity/knowledge_base

2. CHUẨN HOÁ ĐẦU VÀO (INPUT STANDARDIZATION):

   • Tên thư mục hệ thống (skill/agent): Dùng kebab-case (ví dụ: marketing-strategy, không dùng Marketing Strategy).
   • Tên file tài liệu: Dùng snake_case hoặc PascalCase tuỳ loại, nhưng không chứa khoảng trắng.
   • Định dạng: Ưu tiên Markdown (.md) cho tài liệu hướng dẫn, PDF cho tài liệu tham khảo cố định.

3. KIỂM TRA TRÙNG LẶP (NO DUPLICATION):

   • Trước khi tạo mới, luôn kiểm tra xem Agent/Skill đó đã tồn tại trong .antigravity chưa.
   • Nếu đã có, hãy CẬP NHẬT (Update) thay vì tạo bản sao (Duplicate).

---

📝 INPUT CẦN THU THẬP TỪ USER

Trước khi bắt đầu, AI BẮT BUỘC phải thu thập đầy đủ các thông tin sau:

1. Thông Tin Cơ Bản

- **Tên folder cần tổ chức:** [Đường dẫn đầy đủ]
- **Mục đích của folder này:** [Cá nhân / Doanh nghiệp / Dự án / Khác]
- **Mô tả ngắn nội dung:** [Folder này chứa loại tài liệu gì?]

2. Yêu Cầu Cụ Thể

- **Có cấu trúc/sơ đồ tổ chức sẵn không?** [Có / Không]
  - Nếu CÓ: Cung cấp sơ đồ hoặc mô tả cấu trúc mong muốn
  - Nếu KHÔNG: AI sẽ đề xuất cấu trúc dựa trên phân tích nội dung
- **Ngôn ngữ đặt tên:** [Tiếng Việt không dấu / Tiếng Anh / Hỗn hợp]
- **Format đặt tên:** [PascalCase / snake_case / kebab-case]
- **Có cần đánh số thứ tự folder không?** [Có / Không]

3. Quy Tắc Riêng (Nếu Có)

- **Các quy tắc đặc biệt:** [Ví dụ: Không đổi tên file có ngày tháng, giữ nguyên một số folder...]
- **Folder/File cần giữ nguyên:** [Danh sách nếu có]

---

🔄 QUY TRÌNH THỰC HIỆN (WORKFLOW)

Phase 1: Thu Thập Thông Tin

1. Hỏi user các thông tin INPUT ở trên
2. Không tiến hành nếu thiếu thông tin quan trọng

Phase 2: Khảo Sát Cấu Trúc Hiện Tại

1. Dùng list_dir để khám phá cấu trúc folder
2. ĐẾM TỔNG SỐ FILE BAN ĐẦU và lưu lại:

$beforeCount = (Get-ChildItem -Path "[FOLDER_PATH]" -Recurse -File).Count
Write-Host "Total files before: $beforeCount"

1. Lưu danh sách file vào file tạm (tùy chọn):

Get-ChildItem -Path "[FOLDER_PATH]" -Recurse -File | Select-Object FullName | Export-Csv "file_list_before.csv"

Phase 3: Phân Tích & Phân Loại

1. Phân loại files/folders theo chức năng
2. Xác định nguyên tắc phân loại phù hợp:
   • Theo Chủ Sở Hữu (Owner) - Ai tạo/quản lý tài liệu?
   • Theo Mục Đích Chính (Primary Purpose) - Mục tiêu chính là gì?
   • Theo Workflow - Ai sử dụng trong công việc?
   • Theo Thời Gian - Năm/Quý/Tháng
   • Theo Dự Án - Từng project riêng

Phase 4: Lập Kế Hoạch (PLANNING)

1. Tạo file implementation_plan.md với:
   • Cấu trúc mới đề xuất (dạng tree)
   • Bảng mapping: Folder/File cũ → Vị trí mới
   • Quy chuẩn đặt tên áp dụng
   • Các bước thực hiện chi tiết
2. YÊU CẦU USER XÁC NHẬN trước khi thực hiện

Phase 5: Thực Hiện (EXECUTION)

1. Tạo cấu trúc folder mới
2. Di chuyển và đổi tên files/folders
3. Thực hiện theo từng batch nhỏ để dễ kiểm soát

Phase 6: Xác Minh (VERIFICATION)

1. ĐẾM LẠI TỔNG SỐ FILE SAU KHI HOÀN THÀNH:

$afterCount = (Get-ChildItem -Path "[FOLDER_PATH]" -Recurse -File).Count
if ($beforeCount -eq $afterCount) {
    Write-Host "✓ PASSED: All $afterCount files preserved"
} else {
    Write-Host "✗ FAILED: Before=$beforeCount, After=$afterCount"
}

1. So sánh với số file ban đầu
2. Tạo file INDEX.md với cấu trúc mới và hướng dẫn tra cứu

---

📁 QUY CHUẨN ĐẶT TÊN (NAMING CONVENTIONS)

Folders

Loại	Quy chuẩn	Ví dụ
Folder chính	[Số]_[Tên_Không_Dấu]	01_Marketing, 02_Tai_Chinh
Subfolder	[Tên_Không_Dấu]	Bao_Cao_Tuan, Hop_Dong_CTV

Files

Loại	Quy chuẩn	Ví dụ
File có ngày	YYYY-MM-DD_[Tên_File]	2025-01-15_Bao_Cao_Tuan.xlsx
File thường	[Tên_Không_Dấu]	Chinh_Sach_Dai_Ly.pdf

Ký Tự Cần Tránh

• Dấu tiếng Việt (à, á, ả, ã, ạ...)
• Khoảng trắng (thay bằng _)
• Ký tự đặc biệt (&, %, #, @...)

---

🏢 MẪU CẤU TRÚC THEO LOẠI

Cấu Trúc Cho Doanh Nghiệp (Có Sơ Đồ Tổ Chức)

Company_Name/
├── 00_Ban_Giam_Doc/           # Ban Giám Đốc
├── 01_Phong_Hanh_Chinh/       # Hành chính - Nhân sự
├── 02_Phong_Tai_Chinh/        # Tài chính - Kế toán
├── 03_Phong_Kinh_Doanh/       # Kinh doanh - Marketing
├── 04_Phong_Ky_Thuat/         # Kỹ thuật - Sản phẩm
├── 98_Bieu_Mau/               # Templates & Forms
└── INDEX.md

Cấu Trúc Cho Dự Án

Project_Name/
├── 01_Chien_Luoc/             # Chiến lược & Kế hoạch
├── 02_Thiet_Ke/               # Design & Mockups
├── 03_Phat_Trien/             # Development
├── 04_Tai_Lieu/               # Documentation
├── 05_Test_QA/                # Testing
├── 06_Deploy/                 # Deployment
└── INDEX.md

Cấu Trúc Cho Cá Nhân

Personal_Folder/
├── 01_Cong_Viec/              # Work
├── 02_Hoc_Tap/                # Learning
├── 03_Tai_Chinh/              # Finance
├── 04_Ca_Nhan/                # Personal
├── 05_Luu_Tru/                # Archive
└── INDEX.md

---

📄 MẪU INDEX.md

# INDEX - [Tên Folder]

> **Cập nhật:** [Ngày]
> **Tổng số files:** [Số lượng]

## 📁 Cấu Trúc

| # | Folder | Mô tả | Items |
|---|--------|-------|-------|
| 01 | `01_Folder_Name/` | Mô tả ngắn | XX |
| ... | ... | ... | ... |

## 🔍 Tra Cứu Nhanh

| Cần tìm | Vào folder |
|---------|------------|
| [Loại tài liệu] | `[Folder path]` |
| ... | ... |

---
*Cập nhật: [Ngày]*

---

✅ CHECKLIST TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU

• Đã thu thập đủ thông tin từ user
• Đã đếm số file ban đầu
• Đã lưu cấu trúc cũ (nếu cần)
• Đã xác định nguyên tắc phân loại
• Đã tạo implementation plan
• User đã approve kế hoạch
• Đã thực hiện di chuyển/đổi tên
• Đã đếm lại số file sau khi hoàn thành
• Số file trước = Số file sau
• Đã tạo INDEX.md

---

🔧 SCRIPTS HỮU ÍCH

Đếm File (PowerShell)

(Get-ChildItem -Path "[PATH]" -Recurse -File).Count

Liệt Kê Tất Cả File

Get-ChildItem -Path "[PATH]" -Recurse -File | Select-Object FullName, Length, LastWriteTime

Di Chuyển Folder

Move-Item -Path "[SOURCE]" -Destination "[DEST]" -Force

Đổi Tên Folder

Rename-Item -Path "[PATH]" -NewName "[NEW_NAME]" -Force

---

📚 VÍ DỤ THỰC TẾ

Skill này được phát triển dựa trên case study tổ chức folder Lắp Đặt 247, một doanh nghiệp có sẵn sơ đồ tổ chức với các khối:

• Ban Tổng Giám Đốc (BOD)
• Khối Văn Phòng (HCNS, TCKT, Pháp lý)
• Khối Kinh Doanh (Sales, Marketing)
• Khối Vận Hành (Operations)
• Khối Sản Phẩm & Tech

Kết quả: Tổ chức lại ~900 files từ 58 items lộn xộn thành 6 khối phòng ban có cấu trúc rõ ràng.

---

⚠️ XỬ LÝ LỖI THƯỜNG GẶP (ERROR HANDLING)

1. Folder Đang Được Sử Dụng

Lỗi: "Cannot rename the item because it is in use"

Giải pháp:

• Đóng tất cả file đang mở trong folder
• Đóng VS Code/IDE nếu đang mở folder
• Đóng File Explorer đang trỏ vào folder
• Thử lại sau vài giây (cloud sync có thể đang chạy)

2. Đường Dẫn Quá Dài (Windows)

Lỗi: "Path too long" hoặc "Could not find a part of the path"

Giải pháp:

• Rút ngắn tên folder/file
• Di chuyển folder gốc lên gần root (ví dụ: D:\Work)
• Bật Long Path Support trong Windows

3. Không Có Quyền (Permission Denied)

Giải pháp:

• Chạy terminal với quyền Administrator
• Kiểm tra quyền truy cập folder

---

🖥️ HỖ TRỢ ĐA HỆ ĐIỀU HÀNH

macOS / Linux (Bash)

# Đếm file
find "[PATH]" -type f | wc -l

# Liệt kê file
find "[PATH]" -type f -exec ls -la {} \;

# Di chuyển folder
mv "[SOURCE]" "[DEST]"

# Đổi tên folder
mv "[OLD_NAME]" "[NEW_NAME]"

Windows (PowerShell) - Đã có ở trên

---

🔀 XỬ LÝ TÀI LIỆU ĐA MỤC ĐÍCH

Khi một tài liệu phục vụ nhiều phòng ban/mục đích:

Nguyên Tắc Quyết Định

1. Chủ Sở Hữu (Owner) - Ai tạo và duy trì?
2. Mục Đích Chính (Primary Purpose) - Tạo ra để làm gì?
3. Tần Suất Sử Dụng (Usage) - Bộ phận nào dùng nhiều nhất?

Ví Dụ Thực Tế

Tài liệu	Vừa là	Vừa là	→ Phân vào
Chính sách thu hút thợ	Pháp lý	Marketing	Kinh doanh (mục đích chính: thu hút)
Hợp đồng CTV	Pháp lý	Nhân sự	Pháp lý (chủ sở hữu: bộ phận pháp lý)
Báo cáo tài chính	Tài chính	BOD	Tài chính (tạo bởi kế toán)

Lưu Ý

• KHÔNG tạo bản sao ở nhiều nơi (gây trùng lặp, khó cập nhật)
• Có thể tạo shortcut/link nếu cần truy cập nhanh từ nhiều nơi

---

🔄 ROLLBACK / KHÔI PHỤC

Trước Khi Thực Hiện

Lưu lại cấu trúc cũ:

# Lưu cấu trúc folder
Get-ChildItem -Path "[PATH]" -Recurse | Select-Object FullName, PSIsContainer | Export-Csv "structure_backup.csv" -Encoding UTF8

# Lưu danh sách file với đường dẫn đầy đủ
Get-ChildItem -Path "[PATH]" -Recurse -File | Select-Object FullName | Out-File "file_paths_backup.txt"

Nếu Cần Khôi Phục

1. Sử dụng OneDrive/Cloud Version History để restore
2. Hoặc sử dụng file backup để biết vị trí cũ

---

☁️ LÀM VIỆC VỚI CLOUD SYNC (OneDrive, Google Drive, Dropbox)

Best Practices

1. Đợi sync hoàn tất trước khi di chuyển file tiếp theo
2. Kiểm tra icon trạng thái (✓ = đã sync)
3. Tránh di chuyển nhiều file cùng lúc - chia thành batch nhỏ
4. Kiểm tra Recycle Bin nếu nghi ngờ mất file -cloud thường backup

Xử Lý Conflict

Nếu có file conflict (2 version):

• Giữ version mới nhất
• Xóa file có suffix "conflict"

---

💬 PROMPT MẪU CHO USER

User có thể copy prompt này để bắt đầu sử dụng skill:

Tôi muốn bạn giúp tôi hệ thống hóa lại folder của mình.

**Thông tin:**
- Folder cần tổ chức: [đường dẫn]
- Loại: [Cá nhân / Doanh nghiệp / Dự án]
- Mô tả nội dung: [folder này chứa gì?]
- Có sơ đồ tổ chức sẵn: [Có / Không]
- Nếu có, cấu trúc mong muốn: [mô tả hoặc attach file]

**Yêu cầu:**
- Ngôn ngữ đặt tên: [Tiếng Việt không dấu / Tiếng Anh]
- Có đánh số folder: [Có / Không]
- Quy tắc đặc biệt: [nếu có]

**Lưu ý quan trọng:**
- KHÔNG được xóa bất kỳ file nào
- Đếm số file trước và sau để verify
- Lập kế hoạch cho tôi xác nhận trước khi thực hiện

---

📋 TỔNG HỢP CÁC BƯỚC (QUICK REFERENCE)

1. THU THẬP → Hỏi input từ user
2. ĐẾM FILE → Ghi lại số lượng ban đầu
3. KHÁM PHÁ → list_dir để hiểu cấu trúc
4. PHÂN TÍCH → Xác định nguyên tắc phân loại
5. LẬP KẾ HOẠCH → Tạo implementation_plan.md
6. XÁC NHẬN → User approve
7. THỰC HIỆN → Di chuyển/đổi tên theo batch
8. VERIFY → Đếm lại, so sánh số file
9. TẠO INDEX → File hướng dẫn tra cứu
10. BÁO CÁO → Thông báo hoàn thành