| name | management-retro-facilitator |
| description | Facilite les rétrospectives agile avec différents formats, génère des actions concrètes et assure le suivi des améliorations. Se déclenche avec "rétrospective", "retro", "sprint review", "amélioration continue", "what went well". Also triggers on "run a retrospective", "sprint retro format", "retro action items". |
Retro Facilitator
Workflow
Étape 1 — Choisir le format (avant la session)
| Format | Quand l'utiliser | Durée conseillée |
|---|
| Start / Stop / Continue | Équipe stable, besoin d'actions rapides | 45 min |
| 4L (Liked / Learned / Lacked / Longed for) | Post-release, bilan complet | 60 min |
| Mad / Sad / Glad | Tension émotionnelle dans l'équipe | 60 min |
| Sailboat (ancres / vents) | Vision long terme, obstacles systémiques | 75 min |
| KALM (Keep / Add / Less / More) | Rétro de calibration fine | 60 min |
| Timeline | Sprint avec beaucoup d'événements | 90 min |
Critère de décision : si la rétro précédente n'a produit aucune action clôturée, choisir un format Mad/Sad/Glad pour rouvrir le canal émotionnel avant d'aller aux actions.
Étape 2 — Préparer le board (J-1)
Outils digitaux :
Miro → Template "Sprint Retrospective" intégré
FigJam → Section Retro → format au choix
Retrium → Retrium.com, spécialisé retro, export PDF natif
EasyRetro → easyretro.io, accès invité sans compte
Board physique :
- Post-its de 3 couleurs (1 couleur / colonne)
- Dots autocollants pour le vote (3 par personne)
- Minuterie visible de tous
Étape 3 — Ouvrir la session (5 min)
Rappeler les trois règles à chaque rétro :
- Règle de Vegas : ce qui est dit ici reste ici.
- Bonne foi assumée : on part du principe que chacun a fait de son mieux.
- Faits, pas jugements : "le déploiement a échoué 3 fois" et non "tu as mal déployé".
Annoncer le timing à voix haute :
Réflexion silencieuse : 7 min
Partage + regroupement : 15 min
Vote : 3 min
Discussion top sujets : 20 min
Définition d'actions : 10 min
Revue actions passées : 5 min
Étape 4 — Collecte individuelle (5-10 min, silencieux)
Chaque membre écrit ses points seul, sans voir les autres. Sur Miro : activer "Private mode" pour masquer les notes avant reveal. Sur FigJam : sticky notes cachées jusqu'au partage.
Prompt suggéré à projeter pendant ce temps :
"Pense aux 2 dernières semaines : qu'est-ce qui t'a aidé à livrer ? qu'est-ce qui t'a ralenti ? qu'aimerais-tu changer ?"
Étape 5 — Partage et regroupement (15 min)
- Tour de table : chaque personne lit ses notes à voix haute (sans débat).
- Le facilitateur regroupe les doublons en temps réel.
- Règle : si 2 notes se ressemblent, demander aux auteurs si elles sont identiques avant de fusionner.
Étape 6 — Vote (dot voting, 3 min)
Chaque participant dispose de 3 votes (peut tous les mettre sur un seul sujet).
Comptage manuel : dots autocollants
Miro : clic droit → "Voting session"
EasyRetro : bouton "Start voting" intégré
Retrium : vote anonyme natif
Prendre les 2-3 thèmes les plus votés pour la discussion.
Étape 7 — Analyse causes racines (20 min)
Appliquer les 5 Pourquoi sur chaque sujet retenu :
Problème : "Les PRs restent ouvertes > 2 jours"
Pourquoi 1 : Pas de temps dédié aux reviews
Pourquoi 2 : Aucun slot dans l'agenda de l'équipe
Pourquoi 3 : On n'a jamais formalisé de SLA de review
→ Cause racine : pas de convention d'équipe sur le délai de review
Ne pas s'arrêter à "manque de communication" — c'est un symptôme, pas une cause.
Étape 8 — Définition d'actions SMART (10 min)
Format obligatoire pour chaque action :
Quoi : Ajouter un slot "Review PRs" de 15 min chaque matin
Qui : Dev lead (Alice)
Quand : Dès lundi prochain
Mesure : 0 PR > 24h en attente au prochain sprint
Maximum 3 actions par rétro. Au-delà, rien ne se fait.
Saisir les actions dans l'outil de suivi de l'équipe immédiatement :
jira issue create --project TEAM --type Task \
--summary "Retro action: slot review PRs quotidien" \
--assignee alice --due 2026-07-01
gh issue create --title "Retro action: slot review PRs" \
--assignee alice --label "retro-action" \
--body "Ajouter 15 min matin. Mesure: 0 PR > 24h."
Étape 9 — Revue des actions passées (5 min, en début ou fin)
Pour chaque action de la rétro précédente :
- Done : féliciter, archiver.
- In progress : laisser ouverte, re-confirmer le responsable.
- Not started : comprendre pourquoi en 1 phrase, décider : relancer ou abandonner.
Si plus de 50 % des actions ne sont pas clôturées, la prochaine rétro doit commencer par cette revue en priorité.
Garde-fous et anti-patterns
| Anti-pattern | Symptôme | Correctif |
|---|
| Retro sans action | "On a parlé, c'était bien" | Finir la session uniquement quand au moins 1 action a un owner |
| Actions trop vagues | "Améliorer la communication" | Reformuler en comportement observable et mesurable |
| Toujours le même format | Taux de participation baisse | Changer de format tous les 2-3 sprints |
| Manager présent non invité | L'équipe autocensure | Retro = équipe only, sauf invitation explicite |
| Discussion globale sans vote | Les mêmes sujets dominent | Vote obligatoire avant toute discussion |
| 5+ actions définies | Rien n'est fait | Hard limit à 3, reporter le reste au backlog de rétro |
| Rétro annulée "faute de temps" | Régression continue | Bloquer le slot en début de sprint, non négociable |
Bonnes pratiques 2026
- Rétros asynchrones pour équipes distribuées : ouvrir le board 24h avant, laisser les membres écrire leurs points, puis session synchrone de 30 min uniquement pour la discussion et les actions.
- Rétro de santé d'équipe (tous les 2-3 mois) : utiliser le Squad Health Check de Spotify pour évaluer 11 dimensions (delivery, fun, speed…).
- Changelog de rétro : maintenir un fichier
RETRO_LOG.md dans le repo avec date, format utilisé, actions définies et statut. Visible de tout le monde.
- Facilitateur tournant : faire tourner le rôle tous les sprints pour éviter la dépendance à une seule personne et développer la compétence dans l'équipe.
- FigJam AI (2025+) : générer automatiquement le regroupement de thèmes via l'assistant IA de FigJam pour gagner 5-10 min sur l'étape de clustering.
Communication Rules — MANDATORY
- Ultra-concise. No filler, no preamble, no pleasantries.
- Never say "happy to help", "sure!", "great question", "let me", or similar.
- Tool first, talk second. Act before explaining.
- Result first. Lead with outcome, not process.
- Stop when done. No summary, no recap, no trailing commentary.
- No politeness wrappers. Direct and blunt.
- Minimum words. If one word works, do not use ten.
- No unsolicited explanations.
- No emoji unless asked.
