activity-diagram

name	Activity Diagram
description	สร้าง PlantUML Activity Diagram (Swimlane) แสดง workflow ของแต่ละ module — ครอบคลุม SystemFlow และ UserFlow

PMO Skill: Activity Diagram (Swimlane)

Related Skills:

• Always load pmo-lark-plantuml when writing .puml files
• Load references/case-analysis.md for detailed case examples
• Load references/case-checklist.md for the 20-item checklist
• Load references/mom-validation.md for MOM Validation Workflow

---

1. Always Use PlantUML Activity Diagram (Swimlane)

Every diagram must use Swimlane syntax separating lanes by actor/system:

|#BackgroundColor|Actor Name|

---

2. Ask Actor Before Creating

Must ask user every time before creating a diagram:

• How many actors/systems?
• What is each actor's name? (e.g., Backend API, Admin, Frontend App, Customer App)

Never assume actors without asking (unless user specifies them all in the request).

---

3. Lane Background Colors by Actor

Type	Color	Hex Code	Example Actor
Backend / API / Scheduler	Cream yellow	#FFF9E0	Backend API, Cron Job
Admin / Back-office User	Light blue	#E8F0FE	Admin, Admin (Finance)
Frontend / UI	Light green	#EDF7E8	Frontend App, Customer App
External / 3rd Party	Light purple	#F3E5F5	Payment Gateway, SMS Provider
Customer / End User	Light pink	#FCE4EC	Customer, User

Additional colors for extra actors:

Color	Hex Code
Light gray	#ECEFF1
Light teal	#E0F7FA
Light orange	#FFF3E0

---

4. Syntax Rules

4.1 Title

Format: Module XX-X: Workflow Name [Ref: MOM#X - Topic]

title Module 05-A: Order Approval Workflow [Ref: MOM#2 - Approval Process]

4.2 Activity Steps - Sequential Numbering

Every step must have a sequential number prefix, continuous across lanes:

:1. First action;
:2. Second action;
:3. Third action\nAdditional detail\nSecond line;

4.3 Note - Use note right with Bold Header

note right
**Bold Header:**
- Detail 1
- Detail 2
- **Actions:**
-> Button/Action
end note

4.4 Section Comment

' --- Section Name ---

4.5 Lane Switching

Declare lane every time actor changes:

|#FFF9E0|Backend API|
:1. Backend work;

|#E8F0FE|Admin|
:2. Admin work;

|#EDF7E8|Frontend App|
:3. Display screen;

---

5. Auto-Split Large Flow (Mandatory)

AI ต้องประเมินขนาด flow ก่อนเริ่มเขียน — ถ้าเกิน threshold ต้องแบ่งอัตโนมัติ โดย user ไม่ต้องบอก

5.1 Threshold (ตรงเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่ง = ต้องแบ่ง)

เงื่อนไข	Threshold
จำนวน Activity	> 20 activities ใน flow เดียว
จำนวน Swimlane	> 4 lanes
Nested Decision	> 2 ระดับซ้อนกัน (if ใน if ใน if)
Sub-process ชัดเจน	มี process ที่แยกเป็นกลุ่มงานได้ (เช่น Payment, Notification, Approval)

5.2 Numbering & Naming

• Use: Module X-A, Module X-B, Module X-C, ..., Module X-Z
• Each sub-diagram has its own @startuml and @enduml
• ไฟล์แยกกัน: BOF-SysF-07-A_WithdrawRequest.puml, BOF-SysF-07-B_WithdrawApproval.puml

5.3 Connector Notes (จุดเชื่อม)

ทุก sub-flow ต้องมี connector note ที่จุดเริ่มและจุดจบ:

' --- จุดเริ่ม (ถ้าต่อจาก flow อื่น) ---
note right
**→ ต่อจาก:** Module XX-A Step 15
**Context:** User ส่งคำขอแล้ว รอ Admin อนุมัติ
end note

' --- จุดจบ (ถ้ามี flow ต่อ) ---
note right
**→ ต่อที่:** Module XX-C Step 1
end note

5.4 Master Index (ถ้ามี > 3 sub-flows)

ใส่ที่ flow แรก (Module XX-A) ใต้ title:

note right
**Module XX ประกอบด้วย:**
- **XX-A:** ยื่นคำขอ (Step 1-15)
- **XX-B:** อนุมัติ/ปฏิเสธ (Step 16-28)
- **XX-C:** แจ้งผล + บันทึก (Step 29-38)
end note

5.5 ขั้นตอนปฏิบัติ

1. ก่อนเขียน → นับจำนวน activities, lanes, decision depth จาก REQ/MOM
2. ถ้าเกิน threshold → วางแผนแบ่ง + นำเสนอ user ก่อน (เช่น "Module 05 มี ~35 steps จะแบ่งเป็น 3 ส่วน")
3. รอ user approve → เริ่มเขียนทีละ sub-flow
4. ถ้าระหว่างเขียนเกิน → หยุดแล้วแบ่ง ณ จุดที่เหมาะสม (decision point หรือ lane switch)

---

6. Full Template

@startuml
title Module XX-A: Workflow Name [Ref: MOM#X - Topic]

|#FFF9E0|Backend API (Scheduler)|
start
:1. Check pending items;
note right
**Trigger Condition:**
Condition details
AND Status = "Pending"
end note

:2. Update Status = "Ready";

:3. Send Notification:\nNotify Customer;

:4. Send Notification:\nNotify Admin;

|#E8F0FE|Admin|
:5. Enter management page;
:6. Filter: Status = "Ready";

|#EDF7E8|Frontend App|
:7. Display list;
note right
**Table Columns:**
- Column 1
- Column 2
- Column 3
- **Actions:**
-> Action button
end note

|#E8F0FE|Admin|
:8. Click "Process" button;

|#EDF7E8|Frontend App|
:9. Show Confirmation Modal;
note right
**Details:**
- Data 1
- Data 2

**Admin must fill:**
- Field 1
- Field 2
end note

|#E8F0FE|Admin|
:10. Fill data;
:11. Confirm;

|#FFF9E0|Backend API|
:12. Execute:\n- Action 1\n- Action 2;

:13. Create Record;

:14. Update Status;

:15. Send Notification:\nNotify Customer;

:16. Log Activity;

|#EDF7E8|Frontend App|
:17. Display "Success";

stop
@enduml

---

7. SystemFlow vs UserFlow

	System Flow	User Flow
For	Dev Team, Tech Lead	Client, PM, Stakeholder
Actors	All: Admin, Backend API, Scheduler, 3rd Party, Customer	Users only: Customer, Admin + "System" (combined Backend/Scheduler/3rd Party)
Detail	Error handling, Audit log, API call, Retry logic, technical terms	Actions user sees + results + important logic/conditions affecting next flow
Save to	SystemFlow/	UserFlow/
File naming	{Platform}-SysF-{XX}_{Name}.puml	{Platform}-UseF-{XX}_{Name}.puml
Created when	Steps 1-4 of Workflow	Step 5 - Derived from Final System Flow

User Flow Must Include / Exclude

Must Include	Don't Include
Decision points affecting next action	API call / endpoint details
Business logic client must know	Audit log / Logging details
Results of each choice affecting next flow steps	Server-side retry/error handling
Notifications user receives	Internal system notifications
Messages/status user sees on screen	Database operation details

Use business language, not technical jargon:

• Replace Backend API validates... -> System verifies data...
• Replace POST /api/orders -> System creates order
• Replace Cron job triggers -> System runs automatically

---

8. File Naming Convention

Type	Format	Example
System Flow	{Platform}-SysF-{XX}_{Name}.puml	BOF-SysF-01_AdminLogin.puml
		BOF-SysF-07-A_WithdrawApproval.puml
User Flow	{Platform}-UseF-{XX}_{Name}.puml	BOF-UseF-01_AdminLogin.puml
Combined	{Platform}-SysF-ALL_Combined.puml	BOF-SysF-ALL_Combined.puml
Traceability	REQ_Traceability_Matrix.md	In SystemFlow/

Platform prefix:

Prefix	Meaning
BOF	Back Office
CSA	Customer App (CS App)
(others per project)

UseCase/ folder remains separate - Use Case Diagram is a different diagram type from User Flow.