official-doc-writer

name	official-doc-writer
description	党政机关公文生成技能，支持通知、报告、请示、函等公文类型，符合GB/T 9704-2012标准。当用户需要生成党政机关公文、创建正式文件、导出Word格式公文时调用。无论用户使用何种表述方式（如'帮我写个报告'、'生成一份通知'、'制作公文'等），只要涉及公文文档生成，都应使用此技能。

党政机关公文生成技能

概述

本技能用于生成符合《党政机关公文处理工作条例》和GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》国家标准的公文文档，支持多种公文类型，并可导出为标准格式的Word文档。

快速开始

使用可执行脚本

本技能提供了一个完整的Python脚本，可以直接生成符合标准的Word文档：

python scripts/generate_official_doc.py

脚本位置：scripts/generate_official_doc.py

基本使用流程

1. 收集公文要素：从用户输入中提取公文类型、发文机关、主送机关、标题、正文等关键信息
2. 调用生成脚本：使用scripts/generate_official_doc.py生成Word文档
3. 保存文档：将生成的文档保存到用户指定位置

字体安装

概述

根据GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》国家标准，公文生成需要以下特殊字体。本技能提供了完整的字体安装解决方案。

必需字体清单

字体名称	用途	文件名	是否必需
方正小标宋_GBK	发文机关标志、标题	FZXBSJW.TTF	是
仿宋_GB2312	正文、发文字号	SIMFANG.TTF	是
黑体	一级标题、密级	SIMHEI.TTF	是
楷体_GB2312	二级标题、签发人姓名	SIMKAI.TTF	是
宋体	页码	SIMSUN.TTF	是

自动安装（推荐）

使用skill提供的自动安装脚本：

# 进入skill目录
cd .trae/skills/official-doc-writer

# 运行安装脚本
python scripts/install_fonts.py

注意：

• Windows系统需要以管理员身份运行
• macOS/Linux系统可能需要输入密码

手动安装

Windows系统

1. 从系统字体目录复制：

   复制字体文件到：C:\Windows\Fonts
   

2. 或从fonts目录安装：

   • 右键点击字体文件
   • 选择"为所有用户安装"

macOS系统

1. 复制字体文件：

   复制字体文件到：~/Library/Fonts
   

2. 验证安装：

   • 打开"字体册"应用
   • 检查字体是否已安装

Linux系统

1. 创建字体目录：

   mkdir -p ~/.fonts
   

2. 复制字体文件：

   cp fonts/*.ttf ~/.fonts/
   

3. 更新字体缓存：

   fc-cache -fv
   

字体下载

如果系统缺少所需字体，可以从以下渠道获取：

方式1：从Windows系统字体目录复制（推荐）

Windows 10/11系统已自带所有必需字体（除方正小标宋外）：

C:\Windows\Fonts

复制以下文件到skill的fonts目录：

• SIMFANG.TTF（仿宋_GB2312）
• SIMHEI.TTF（黑体）
• SIMKAI.TTF（楷体_GB2312）
• SIMSUN.TTF（宋体）

方式2：从官方渠道下载

方正小标宋_GBK：

• 官方网站：http://www.foundertype.com/
• 注意：需要商业授权

Windows系统字体：

• 微软官网下载页面
• 或从Windows系统字体目录复制

方式3：使用开源字体替代

• 思源宋体（替代宋体）
• 思源黑体（替代黑体）

验证字体安装

运行字体安装脚本会自动检查系统已安装的字体，并显示检查结果。

详细说明

完整的字体下载和安装说明请参考：

• 字体下载说明：fonts/README.md
• 字体安装脚本：scripts/install_fonts.py

对话交互模式

概述

本技能支持智能对话交互模式，通过逐步引导的方式收集公文要素，提供更友好的用户体验。

对话要素清单

核心要素（必须交互）

要素	交互方式	示例对话
公文类型	选择式对话	"您需要生成什么类型的公文？\n1. 通知\n2. 报告\n3. 请示\n4. 函\n..."
发文机关	开放式对话	"请告诉我发文机关的全称（如：XXX公司）"
主送机关	开放式对话	"请告诉我主送机关（接收单位）"
公文标题	引导式对话	"请简要描述公文事由，我将帮您生成规范标题"
成文日期	确认式对话	"成文日期是今天（2026年3月13日）吗？"
正文内容	多行输入	"请描述公文的主要内容要点"

可选要素（智能交互）

要素	触发条件	交互方式
发文字号	用户需要	开放式对话
密级	用户提及保密	选择式对话
紧急程度	用户提及紧急	选择式对话
签发人	上行文（请示、报告）	开放式对话
附件	用户提及附件	确认式对话
抄送机关	用户提及抄送	开放式对话
印发机关	默认值确认	确认式对话
印发日期	默认值确认	确认式对话

智能提示系统

开头语建议

根据公文类型自动推荐合适的开头语：

• 通知：为...，现...如下：
• 报告：现将...报告如下：
• 请示：关于...的请示
• 函：关于...的函

结尾语建议

根据公文类型自动推荐合适的结尾语：

• 通知：特此通知。
• 报告：特此报告。
• 请示：妥否，请批示。
• 函：请予研究函复。

技术实现

对话管理器

使用scripts/dialog_manager.py管理对话状态：

from scripts.dialog_manager import create_dialog_manager

# 创建对话管理器
dialog = create_dialog_manager()

# 获取下一个提示
prompt = dialog.get_next_prompt()

# 处理用户输入
dialog.process_user_input(user_input)

# 获取公文内容
content = dialog.get_document_content()

智能提示系统

使用scripts/smart_prompts.py获取智能提示：

from scripts.smart_prompts import create_smart_prompt_system

# 创建智能提示系统
prompts = create_smart_prompt_system()

# 获取开头语建议
opening_prompts = prompts.get_opening_prompt("通知")

# 获取结尾语建议
ending_prompts = prompts.get_ending_prompt("通知")

# 获取结构建议
structure_hints = prompts.get_structure_hint("通知")

对话模式优势

1. 用户友好：逐步引导，降低使用门槛
2. 智能提示：提供专业的公文语言建议
3. 灵活性强：支持随时修改和调整
4. 质量保证：确保所有必要要素齐全
5. 学习价值：帮助用户了解公文规范

使用示例

示例1：生成通知

AI: 您好！我将帮您生成一份公文。请问您需要生成什么类型的公文？
    1. 通知
    2. 报告
    3. 请示
    4. 函
    ...

用户: 通知

AI: 好的，生成通知。请告诉我发文机关的全称：
用户: XXX公司

AI: 收到。请问主送机关（接收单位）是？
用户: 各部门

AI: 请简要描述通知的事由，我将帮您生成规范标题：
用户: 开展2026年度安全检查工作

AI: 我为您生成的标题是："关于开展2026年度安全检查工作的通知"，是否满意？
用户: 满意

AI: 请提供发文字号（格式：机关代字〔年份〕序号号）：
用户: 沈数据〔2026〕1号

AI: 成文日期是今天（2026年3月13日）吗？
用户: 是的

AI: 这份公文需要标注密级吗？
用户: 不需要

AI: 这份公文的紧急程度是？
用户: 不需要

AI: 请描述通知的主要内容要点：
用户: 检查时间、检查范围、检查要求

AI: 这份公文有附件吗？
用户: 没有

AI: 是否需要抄送给其他单位？
用户: 需要抄送给沈阳市应急管理局

AI: 印发机关是发文机关办公室吗？
用户: 是的

AI: 印发日期与成文日期相同吗？
用户: 是的

AI: 现在生成公文预览，请确认...
[预览内容]

AI: 请确认公文内容是否正确？
用户: 确认无误，生成文档

AI: 公文已生成完成！

技术实现

对话管理器

使用scripts/dialog_manager.py管理对话状态：

from scripts.dialog_manager import create_dialog_manager

# 创建对话管理器
dialog = create_dialog_manager()

# 获取下一个提示
prompt = dialog.get_next_prompt()

# 处理用户输入
dialog.process_user_input(user_input)

# 获取公文内容
content = dialog.get_document_content()

智能提示系统

使用scripts/smart_prompts.py获取智能提示：

from scripts.smart_prompts import create_smart_prompt_system

# 创建智能提示系统
prompts = create_smart_prompt_system()

# 获取开头语建议
opening_prompts = prompts.get_opening_prompt("通知")

# 获取结尾语建议
ending_prompts = prompts.get_ending_prompt("通知")

# 获取结构建议
structure_hints = prompts.get_structure_hint("通知")

对话模式优势

1. 用户友好：逐步引导，降低使用门槛
2. 智能提示：提供专业的公文语言建议
3. 灵活性强：支持随时修改和调整
4. 质量保证：确保所有必要要素齐全
5. 学习价值：帮助用户了解公文规范

支持的公文类型

类型	适用场景	文种特点	结尾语
通知	发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项	指导性、告知性	特此通知。
通报	表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况	典型性、教育性	特此通报。
报告	向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问	陈述性、汇报性	特此报告。
请示	向上级机关请求指示、批准	请求性、期复性	妥否，请批示。
函	不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项	商洽性、灵活性	请予研究函复。
纪要	记载会议主要情况和议定事项	纪实性、提要性	-
决定	对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级不适当的决定事项	决策性、权威性	-
意见	对重要问题提出见解和处理办法	指导性、建议性	-
批复	答复下级机关请示事项	针对性、回复性	-
命令(令)	公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员	强制性、严肃性	-

公文格式规范（GB/T 9704-2012）

一、纸张与版面要求

1.1 纸张规格

• 纸张类型: A4型纸
• 成品幅面尺寸: 210mm × 297mm

1.2 页边距与版心

参数	尺寸
天头（上白边）	37mm ± 1mm
订口（左白边）	28mm ± 1mm
版心尺寸	156mm × 225mm

1.3 字体字号规范

要素	字体	字号	颜色
发文机关标志	小标宋体	-	红色
标题	小标宋体	2号	黑色
正文	仿宋体	3号	黑色
一级标题	黑体	3号	黑色
二级标题	楷体	3号	黑色
三级/四级标题	仿宋体	3号	黑色
发文字号	仿宋体	3号	黑色
签发人	仿宋体（标签）/ 楷体（姓名）	3号	黑色
密级/紧急程度	黑体	3号	黑色
抄送机关	仿宋体	4号	黑色
印发机关/日期	仿宋体	4号	黑色
页码	宋体	4号半角	黑色

1.4 行数与字数

• 每面行数: 22行
• 每行字数: 28个字
• 撑满版心: 是

二、公文要素编排规则

2.1 版头（公文首页红色分隔线以上部分）

发文机关标志

• 内容：发文机关全称或规范化简称 + "文件"二字
• 位置：居中排布，上边缘至版心上边缘35mm
• 字体：红色小标宋体字

发文字号

• 格式：〔年份〕序号号
• 位置：发文机关标志下空二行，居中排布
• 规则：年份用六角括号〔〕，序号不编虚位

版头分隔线

• 位置：发文字号之下4mm处
• 规格：红色，与版心等宽

2.2 主体（红色分隔线以下至版记之前）

标题

• 字体：2号小标宋体字
• 位置：红色分隔线下空二行，居中排布
• 格式：发文机关名称 + 事由 + 文种
• 回行规则：词意完整，梯形或菱形排列

主送机关

• 位置：标题下空一行，居左顶格
• 格式：机关名称后标全角冒号

正文

• 字体：3号仿宋体字
• 位置：主送机关名称下一行
• 缩进：每个自然段左空二字，回行顶格
• 结构层次序数：
  • 第一层：一、（黑体）
  • 第二层：（一）（楷体）
  • 第三层：1.（仿宋体）
  • 第四层：（1）（仿宋体）

附件说明

• 位置：正文下空一行，左空二字
• 格式：附件：附件名称
• 多附件时使用阿拉伯数字标注顺序号

发文机关署名

• 位置：成文日期之上，居中编排
• 联合行文时按发文机关顺序排列

成文日期

• 格式：阿拉伯数字，年月日标全
• 位置：居中编排
• 规则：月、日不编虚位（1不编为01）

2.3 版记（公文末页分隔线以下部分）

分隔线

• 首条和末条：粗线（0.35mm）
• 中间：细线（0.25mm）
• 宽度：与版心等宽

抄送机关

• 字体：4号仿宋体字
• 位置：印发机关和印发日期之上一行
• 格式：抄送：机关名称。

印发机关和印发日期

• 字体：4号仿宋体字
• 位置：末条分隔线之上
• 格式：印发机关左空一字，印发日期右空一字

工作流程

步骤1：需求收集

从用户输入中提取以下信息：

1. 公文类型：通知/报告/请示/函/通报/纪要等
2. 发文机关：单位全称
3. 主送机关：接收单位
4. 发文字号：如"沈数据〔2026〕1号"
5. 标题：公文标题
6. 正文内容：核心内容要点
7. 成文日期：如"2026年3月13日"
8. 附件：是否有附件（可选）
9. 抄送机关：抄送单位（可选）

步骤2：生成文档

使用scripts/generate_official_doc.py脚本生成Word文档：

from scripts.generate_official_doc import create_official_document

content = {
    'issuer': '发文机关名称',
    'doc_number': '发文字号',
    'title': '公文标题',
    'recipient': '主送机关',
    'body': ['正文段落1', '正文段落2'],
    'signer': '发文机关署名',
    'date': '成文日期',
    'attachment': '附件说明（可选）',
    'copy_to': '抄送机关（可选）'
}

doc = create_official_document('公文类型', content)
doc.save('输出文件路径.docx')

步骤3：格式校验

检查以下要素：

• 标题格式正确
• 发文字号格式规范
• 正文层次清晰
• 语言表达准确
• 要素齐全完整

公文语言规范

常用开头语

• 通知：为……，现……如下：、根据……，决定……
• 报告：现将……报告如下：、关于……情况报告如下：
• 请示：关于……的请示、现就……请示如下：
• 函：关于……的函、现就……函告如下：

常用结尾语

• 通知：特此通知。、请认真贯彻执行。
• 报告：特此报告。、以上报告，请审阅。
• 请示：妥否，请批示。、以上请示，请予批复。
• 函：请予研究函复。、特此函告。

结构层次序数

• 第一层：一、、二、、三、
• 第二层：（一）、（二）、（三）
• 第三层：1.、2.、3.
• 第四层：（1）、（2）、（3）

数字使用规范

• 成文日期：使用阿拉伯数字，如2024年1月15日
• 发文字号序号：不编虚位，如1号而非01号
• 统计数据：使用阿拉伯数字
• 概数：使用汉字，如三五天、七八十人

使用示例

示例1：生成报告类公文

用户输入：

请帮我生成一份关于XXX公司情况的报告
公文类型：报告
发文机关：XXX公司
主送机关：XX市人民政府国有资产监督管理委员会、XX投资集团
发文字号：XX〔2026〕1号
成文日期：2026年3月13日
抄送机关：XX市数字经济发展局、XX区人民政府
附件：XXX公司核心成果及重点项目清单
正文：[正文内容...]

处理步骤：

1. 提取公文要素
2. 调用scripts/generate_official_doc.py
3. 生成Word文档并保存

示例2：生成通知类公文

用户输入：

帮我写一个通知，发文机关是XX公司，主送机关是各部门，内容是关于开展安全检查的通知

处理步骤：

1. 识别公文类型为"通知"
2. 提取发文机关、主送机关、事由
3. 生成规范的公文标题："关于开展安全检查的通知"
4. 撰写符合公文语言规范的正文
5. 调用脚本生成Word文档

注意事项

1. 要素完整性：确保公文必备要素齐全，不得遗漏
2. 格式规范性：严格按照GB/T 9704-2012标准编排
3. 语言准确性：使用规范的公文语言，避免口语化表达
4. 层次清晰性：正文结构层次分明，逻辑清晰
5. 内容真实性：公文内容必须真实、准确、完整
6. 时效性：注意公文的时效，及时办理和回复

参考文档

国家标准文档

本技能包含完整的GB/T 9704-2012国家标准文档，位于references/目录：

📖 GB/T 9704-2012 党政机关公文格式

这是公文格式的权威标准，包含：

• 纸张与版面要求
• 公文要素编排规则
• 字体字号规范
• 行数与字数要求
• 印制装订要求
• 公文特定格式（信函、命令、纪要等）
• 完整的式样图示

如何使用参考文档

在生成公文时，应主动查阅国家标准文档以确保格式准确性：

1. 格式不确定时：使用Read工具读取references/GBT_9704-2012_党政机关公文格式.md
2. 特殊格式需求：查阅标准中的"公文的特定格式"章节
3. 要素编排规则：查阅标准中的"公文格式各要素编排规则"章节
4. 字体字号规范：查阅标准中的"字体和字号"章节

示例调用方式：

当需要确认公文格式的具体要求时，请查阅：
- 版心尺寸：查阅标准第5.2.1节
- 字体字号：查阅标准第5.2.2节
- 发文机关标志：查阅标准第7.2.4节
- 标题编排：查阅标准第7.3.1节
- 正文格式：查阅标准第7.3.3节

其他参考标准

• 《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）
• GB/T 15834《标点符号用法》
• GB/T 15835《出版物上数字用法》