conciliacao-fornecedores

name	conciliacao-fornecedores
description	Concilia razão de fornecedores (contas a pagar) com NFs recebidas, boletos, comprovantes de pagamento e descontos, evitando duplicidade, baixas erradas e passivo oculto.
allowed-tools	Read Grep Bash Edit Write
user-invocable	true

Quando usar

Mensalmente para todas as contas com volume relevante. Antes de fechar o balancete, conciliar fornecedores estratégicos (top 20 do volume).

Inputs necessários

1. Razão analítico de cada fornecedor (conta 2.1.1.xx)
2. Notas fiscais recebidas no mês + contratos com pagamentos recorrentes
3. Boletos e comprovantes de pagamento (PIX, transferências, cheques)
4. Pendências de meses anteriores (cheques, NFs em discussão)
5. Cartas de circularização (auditoria) — se existirem

Passo a passo

1. Levantar saldo inicial e movimentações

• Saldo inicial razão de fornecedor X
• Lançamentos do mês: débitos (pagamentos, descontos, devoluções) e créditos (compras, juros)
• Saldo final esperado

2. Conferir cada NF recebida

• NF emitida pelo fornecedor com data/valor/condição
• Já lançada na contabilidade? Match data + valor + número da NF.
• NFs em duplicidade (mesmo número lançado 2x) → estornar uma.
• NFs de serviço com retenções (CSRF, IRRF) — checar se o líquido lançado bate com o líquido pago.

3. Conferir cada pagamento

• Boleto pago × título no contas a pagar.
• Pagamento sem boleto (PIX direto): identificar a NF de origem.
• Adiantamento ao fornecedor (sem NF ainda): conta separada (1.1.5 Adiantamentos a fornecedores) — não confundir com fornecedor a pagar.

4. Identificar divergências

Sintomas → causas:

• Saldo razão > saldo do fornecedor: NF não lançada, pagamento duplicado, fornecedor já zerou.
• Saldo razão < saldo do fornecedor: pagamento lançado mas não realizado, NF emitida e não recebida.
• Saldo crédito (devedor para a empresa): adiantamento sem NF, devolução não baixada.

5. Solicitar circularização (auditoria)

• Saldo confirmado pelo fornecedor (extrato de conta corrente comercial).
• Para fornecedores com mais de 6 meses de relação: trimestral.
• Em ano de auditoria: anual.

6. Tratamento de descontos

• Desconto por pagamento antecipado: D Fornecedores / C 3.4 Receita financeira (ou redutor da despesa, dependendo do referencial).
• Desconto incondicional: já está na NF.

7. Juros e multa

• Atraso → D 5.4 Despesa financeira / C Fornecedores.
• Pago: D Fornecedores / C Banco.

Templates

Conferência por fornecedor

FORNECEDOR ____________________ CNPJ __________
Saldo inicial razão: R$ _________
+ NFs do mês:
   NF ____ Valor R$ _________ Vto __/__/__
   NF ____ Valor R$ _________ Vto __/__/__
   ...
- Pagamentos do mês:
   Boleto ____ Valor R$ _________ Pgto __/__/__
   PIX ___ Valor R$ _________ Pgto __/__/__
   ...
+ Juros / multa lançados: R$ _________
- Descontos (se redutores): R$ _________
= Saldo final esperado: R$ _________
Saldo final razão: R$ _________
DIFERENÇA: R$ _________ (motivo: _____________)

Carta de circularização

[Empresa]
[Endereço]

Assunto: Confirmação de saldo em aberto — auditoria contábil

Prezados,
Solicitamos confirmar nosso saldo em aberto em 31/__/____ no valor de R$ _________, conforme nossos registros.

Caso haja divergência, favor informar o saldo segundo seus registros e enviar extrato analítico em anexo.

Resposta diretamente para [contador / e-mail].

Atenciosamente,
[Nome] — [Empresa]

Erros comuns

• NF de serviço com retenções: lançar pelo bruto e baixar pelo líquido — sem registrar o passivo de IRRF/CSRF/INSS retido.
• Adiantamento contabilizado em fornecedores como crédito → distorce saldo (correto: 1.1.5 Adiantamentos).
• Pagamento "por fora" do sócio sem repasse documentado — passivo oculto.
• Devolução de mercadoria sem nota de devolução escriturada → duplicidade.
• Cheque emitido com data futura compensado antes do esperado → débito surpresa no banco e na razão.
• Trocar fornecedor pessoa física com pessoa jurídica (CPF × CNPJ) ao cadastrar.

Checklist

• Top 20 fornecedores conciliados
• Adiantamentos separados em conta própria
• NFs em duplicidade estornadas
• Retenções de NF de serviço escrituradas (passivo)
• Juros/multas lançados
• Descontos com tratamento correto
• Circularização para fornecedores grandes
• Saldo final fecha com extrato do fornecedor
• Espelho de conciliação arquivado

Referências

• NBC TG 26
• Lei 6.404/1976 art. 184 (passivo)
• ITG 2000 (escrituração contábil)
• CPC 25 (provisões e contingências)