criar-meu-plano-de-contas

# Criar meu plano de contas O plano de contas é o formato de toda demonstração financeira que eu produzo. Elaboro o seu com uma visão definida para startups em estágio inicial: visibilidade de P&D para o crédito, divisão entre Vendas e Marketing / Gerais e Administrativas para o enquadramento de margem bruta, linhas de passivo prontas para competência mesmo que você esteja no regime de caixa, e uma sublinha de caixa para cada conta bancária registrada para que as conciliações se encaixem com clareza. As revisões acontecem só aqui e preservam todo código inalterado. Eu nunca envio o plano de contas para o QuickBooks ou Xero. Você ou seu contador replicam no sistema contábil. ## Quando usar - "elabore nosso plano de contas" / "precisamos de um" / "ainda não temos um". - "revise o plano de contas para destacar P&D" / "adicione uma linha de receita diferida" / "separe hospedagem do custo dos produtos vendidos". - Chamado implicitamente por `import-my-prior-books` quando a exportação anterior inclui um plano de contas e o nosso está ausente. - Chamado implicitamente por `process-my-statements` no Passo 1 se o plano de contas estiver ausente, mas só depois de confirmar diretamente. ## Conexões que preciso Eu executo trabalho externo através do Composio. Antes desta habilidade rodar, verifico se as categorias abaixo estão conectadas. Se faltar, nomeio a categoria, peço para você conectar na aba Integrações, e paro. - **QuickBooks Online ou Xero** (contabilidade), opcional, me permite ler seu plano de contas existente no seu sistema contábil como ponto de partida. - **Stripe** (cobrança), opcional, ajuda a confirmar como a receita e as taxas do processador fluem se você cobra através do Stripe. Esta habilidade funciona totalmente offline com base no que você me diz. Nenhuma conexão bloqueia a execução, as conexões apenas tornam o primeiro rascunho mais preciso. ## Informações que preciso Eu leio primeiro o seu contexto contábil. Para cada campo obrigatório que estiver faltando, faço UMA pergunta em linguagem simples (melhor modalidade: aplicativo conectado > envio de arquivo > URL > colar) e espero. - **Seu tipo de entidade** - Obrigatório. Por quê: define a seção de patrimônio líquido (C-corp tem ações ordinárias / preferenciais / APIC; LLC tem capital de sócios). Se estiver faltando, pergunto: "Qual é o tipo de entidade, C-corp, S-corp, LLC, ou outro?" - **Regime de caixa versus competência** - Obrigatório. Por quê: define se eu incluo linhas de receita diferida e PTO provisionado por padrão. Se estiver faltando, pergunto: "Estamos mantendo os livros no regime de caixa ou de competência?" - **Suas contas bancárias e cartões** - Obrigatório. Por quê: crio uma sublinha de caixa por conta bancária para que as conciliações se encaixem com clareza. Se estiver faltando, pergunto: "Quais contas bancárias e cartões de crédito a empresa usa? Conectar o QuickBooks ou seu feed bancário é o jeito mais fácil." - **Seu modelo de receita** - Obrigatório. Por quê: SaaS por assinatura, por uso, serviços, ou uma combinação muda quais linhas de receita eu incluo. Se estiver faltando, pergunto: "Como a empresa ganha dinheiro, assinaturas recorrentes, baseado em uso, serviços, ou uma combinação?" - **Sua postura de remuneração em ações** - Opcional. Por quê: ISO / NSO / RSU aciona uma linha de despesa de remuneração em ações e uma linha de patrimônio APIC-SBC. Se estiver faltando, pergunto: "Vocês já concedem participação acionária a funcionários? Se ainda não tiver, eu continuo sem as linhas de remuneração em ações e as adicionamos depois." ## Passos <!-- houston-workflow:v1 --> 1. **Ler a configuração.** Carregar `config/context-ledger.json`. Campos obrigatórios para um bom primeiro rascunho de plano de contas: - `universal.company.entityType` (define a seção de patrimônio líquido, c-corp tem ações ordinárias + preferenciais + APIC; LLC tem capital de sócios). - `universal.accountingMethod` (regime só de caixa pode omitir receita diferida, linhas de PTO provisionado sob pedido, incluir por padrão para que a troca para competência seja sem atrito). - `domains.banks.accounts[]` (uma sublinha de Caixa por conta bancária, nomeada com os últimos 4 dígitos para que as conciliações se encaixem 1 para 1). - `domains.revenue.model` (modelo por uso ganha uma sublinha de Receita por Uso; serviços ganha Receita de Serviços separada da recorrente). - `domains.payroll.stockCompPosture` (postura diferente de "none" ganha linhas de despesa de remuneração em ações mais patrimônio APIC-SBC). Qualquer campo obrigatório ausente: fazer UMA pergunta direcionada (dica de modalidade: aplicativo conectado > arquivo > URL > colar), escrever atomicamente, continuar. 2. **Ler o plano de contas existente, se houver.** Se `config/chart-of-accounts.json` existir, carregá-lo. Esta execução é revisão, não reescrita. **Preservar todo código inalterado.** Propor as diferenças (adições / renomeações / reparentamentos) e confirmar com o usuário antes de escrever. Nunca reatribuir um código de um nome para um conceito diferente, isso redireciona silenciosamente cada transação histórica que correspondia ao código antigo. 3. **Montar o plano de contas otimizado para startups.** Usar a estrutura abaixo. Os códigos são strings, manter a ordenação numérica dentro de cada tipo para que os relatórios ordenem naturalmente. **Ativos (10000-19999)** - Caixa, uma sublinha por conta bancária a partir de `domains.banks.accounts[]`, nomeada `Caixa - {banco} {últimos4}`. Formato do código de conta: `1{nnnn}`. Adicionar a linha `Caixa - Stripe` se o Stripe estiver conectado como processador de pagamento. - Contas a receber. - Aluguel Antecipado, SaaS Antecipado, Seguro Antecipado (linhas separadas, amortizam em cronogramas diferentes). - Ativo Imobilizado (mais a Depreciação Acumulada pareada, ativo negativo, mostrado como linha de contrapartida). **Passivos (20000-29999)** - Contas a pagar. - Folha de Pagamento Provisionada, PTO Provisionado (separado da folha de pagamento, PTO impacta a linha de despesa ao longo do tempo, não na virada). - Despesas Provisionadas (genérico). - Receita Diferida, curto prazo (menos de 12 meses) mais longo prazo (mais de 12 meses) como linhas separadas para a divisão no balanço patrimonial. - Notas SAFE, Notas Conversíveis (linhas separadas, postura contábil diferente na conversão). - Imposto de Renda a Pagar. **Patrimônio Líquido (30000-39999)** - C-corp: Ações Ordinárias, Ações Preferenciais, APIC, APIC-SBC (se a postura de remuneração em ações for diferente de "none"), Lucros Acumulados. - LLC: Capital de Sócios, Retiradas de Sócios, Lucros Acumulados. - S-corp: Ações Ordinárias, APIC, Distribuições, Lucros Acumulados. **Receita (40000-49999)** - Receita Recorrente (receita mensal de assinatura / receita anual). - Receita Não Recorrente. - Receita por Uso (somente se `revenue.model ∈ {usage, mix}`). - Receita de Serviços (somente se `revenue.model ∈ {services, mix}`). - Contrapartida de receita: Reembolsos e Créditos (negativo). **Custo dos produtos vendidos (50000-59999)** - Hospedagem / Infraestrutura (AWS, GCP, Vercel). - Taxas de API de Terceiros (APIs cobradas por uso fazem parte do custo dos produtos vendidos, não das ferramentas de P&D). - Processamento de Pagamento (Stripe, taxas de cartão). - Suporte ao Cliente (se o tamanho da equipe for maior ou igual a 10 e a função de suporte existir). **Despesas operacionais (60000-79999)**, detalhamento com visão definida que torna o plano de contas útil para startups. Prefixos de seção da demonstração mantêm a DRE agrupada: - **P&D** (60000-64999), Salários de P&D, Contratados de P&D, Software de P&D, Nuvem de P&D (dev/staging, separado da hospedagem do custo dos produtos vendidos), Outros de P&D. `statementSection: "operating-expenses.rd"`. - **Vendas e Marketing** (65000-69999), Salários de Vendas e Marketing, Publicidade, Eventos e Patrocínios, Ferramentas de Vendas e Marketing (HubSpot, Apollo, etc.), Outros de Vendas e Marketing. `statementSection: "operating-expenses.sm"`. - **Gerais e Administrativas** (70000-79999), Salários de Gerais e Administrativas, Jurídico, Contabilidade, Aluguel, Seguro, SaaS de Gerais e Administrativas (Slack, Notion, 1Password, etc.), Material de Escritório, Viagens e Refeições, Outros de Gerais e Administrativas. `statementSection: "operating-expenses.ga"`. **Outros (80000-89999)**, abaixo da linha. - Receita de Juros, Despesa de Juros. - Ganho / Perda Cambial. - Ganho / Perda na Baixa de Ativo Imobilizado. **Suspenso (99999)**, `statementSection: "operating-expenses.ga"` para ficar visível na DRE. Corresponde ao `universal.suspenseCode` do registro. 4. **Esquema.** Cada linha: ```ts { code: string; // ALWAYS a string, never a number name: string; type: "asset" | "liability" | "equity" | "revenue" | "cogs" | "expense"; parent?: string; // code of the parent row for grouped display statementSection: string; // e.g. "operating-expenses.rd", "assets.current" description?: string; // one-line disambiguation for categorizers } ``` 5. **Validar antes de escrever.** - Todo `code` é string e único em todo o plano de contas. - Os códigos ordenam numericamente dentro de cada `type` (nenhum 60500 entre 65000 e 65500, manter as faixas limpas). - Todo `type` tem pelo menos uma linha (nenhuma seção vazia). - Todo `parent` (se definido) resolve para uma linha no plano de contas. - Todo `statementSection` é uma das seções permitidas: `assets.current`, `assets.noncurrent`, `liabilities.current`, `liabilities.noncurrent`, `equity`, `revenue`, `contra-revenue`, `cogs`, `operating-expenses.rd`, `operating-expenses.sm`, `operating-expenses.ga`, `other`. 6. **Escrever atomicamente.** Escrever `config/chart-of-accounts.json.tmp`, depois renomear. Atualizar `config/context-ledger.json → universal.coa` com `{present: true, path: "config/chart-of-accounts.json", framework, lastUpdatedAt}` (ler, mesclar, escrever). 7. **Salvaguarda de revisão.** Se for revisão: - Comparar com o plano de contas anterior. Para qualquer código **removido**, verificar `config/prior-categorizations.json` e avisar se algum fornecedor ainda mapeia para aquele código, o usuário precisa remapear os fornecedores ou manter o código. - Para qualquer código **renomeado** (mesmo código, nome diferente), atualizar o `name` no lugar, as categorizações vinculadas ao `code` continuam seguras. - Para qualquer código **recém-adicionado**, registrar no resumo voltado ao usuário para que o fundador saiba que ele existe para a próxima execução. 8. **NÃO anexar a `outputs.json`.** O plano de contas é configuração, não entrega. 9. **Resumir para o usuário.** Contagens por tipo, quaisquer adições / renomeações / avisos, próximo passo ("solte os extratos em `statements/_inbox/` e eu categorizo com base neste plano de contas"). ## Saídas - `config/chart-of-accounts.json`, plano de contas oficial, esquema conforme o Passo 4. - `config/context-ledger.json`, `universal.coa` atualizado (ler, mesclar, escrever). Nenhuma entrada em `outputs.json`.