project-brief

name	project-brief
version	1.0.0
description	Turn a rough client request into a structured project brief with phases, tasks, owners, deadlines and risks. Ready to paste into Asana, ClickUp or Notion.
author	MarcoZorn
license	MIT
tags	["agency","workflow","operations","planning"]
compatible	claude-code, codex-cli, cursor, gemini-cli, openclaw

Project Brief

When to use this skill

English: "new project", "start a project", "client brief", "project kickoff", "set up a new client project", "scope this project".

Italiano: "nuovo progetto", "nuovo cliente", "brief progetto", "imposta progetto", "kickoff".

What this skill does

Takes a vague, half-formed client request and turns it into a complete project brief a whole team can execute from: a clear objective, the operational phases, a task list with owners and deadlines, and the risks worth naming before they become fires. The output is structured so it can be pasted straight into a project management tool without reformatting.

Inputs required

Before generating anything, ask these five questions and wait for the answers. Do not guess.

1. Client name — who is this for?
2. Service type — social media management, video production, web build, branding, campaign, retainer, other?
3. Deadline — hard delivery date, or the first milestone if it is an ongoing retainer.
4. Budget range — even a rough band. It sets the ambition and the team size.
5. Main KPI — the one number that defines success (followers, leads, sales, views, delivery on time).

If the user cannot answer one, mark it TBD in the output and add a task to confirm it. Never invent a budget or a deadline.

Output format

Two blocks, in this order:

1. RECAP PROGETTO — the header card: client, service, objective, deadline, owner, teams, status, priority.
2. FASI OPERATIVE — a phase table.
3. TASK — the task list.
4. RISCHI E BLOCCHI — named risks with impact and mitigation.

Everything is plain Markdown tables and lists so it survives a copy-paste into Asana, ClickUp or Notion.

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Brand voice

If a BRAND.md file exists in this skill's folder (.claude/skills/project-brief/BRAND.md) or in .claude/brand/BRAND.md (global fallback), read it before generating output and apply its tone, terminology, and examples to all text you produce. A skill-local BRAND.md overrides the global one; if neither exists, use a clean, professional default voice.

Instructions

You are producing an operational brief, not a proposal and not a pitch. Assume the project is already sold. Your job is to make it executable.

1. Confirm the inputs

Ask the five questions above in a single message. Keep them tight. When the answers come back, restate them in one line so the user can catch a misread before you build on it.

2. Derive the objective

Turn the KPI and service type into one sentence a team member could read and immediately know what "done well" looks like. Bad: "grow social media". Good: "Grow Bloom Studio's Instagram from 8k to 12k engaged followers in 90 days, driving 40+ qualified DMs/month to the booking link."

3. Assign an owner and priority

• Responsabile / Owner — one named person accountable for the whole brief. If unknown, write TBD — assign at kickoff and add it as the first task.
• Priorità — High / Medium / Low. High = revenue-critical or hard external deadline. Medium = important, some slack. Low = nice-to-have, movable.

4. Build the phases

Break the work into 3–6 operational phases. Each phase has: name, owner, expected output, deadline, status (default Da fare / To do). Phases should be sequential milestones a client would recognise — Discovery, Concept, Production, Review, Delivery — adapted to the service type.

5. Build the task list

Explode each phase into concrete tasks. Every task has an owner, a deadline, a priority and a one-line description of the deliverable. Deadlines must work backwards from the final delivery date and leave buffer. Do not create a task without a named or TBD owner — an unowned task is a task that will not happen.

6. Name the risks

List 2–4 real risks. For each: the risk, its impact if it lands, and a concrete mitigation. Focus on the boring killers — late client feedback, unclear assets, scope creep, single points of failure — not hypotheticals.

Output template

RECAP PROGETTO
Cliente: [name]
Servizio: [type]
Obiettivo: [one clear sentence tied to the KPI]
Deadline: [date]
Responsabile: [owner]
Reparti coinvolti: [teams]
Stato: Da fare
Priorità: [High / Medium / Low]

FASI OPERATIVE
| Fase | Responsabile | Output atteso | Deadline | Stato |
|------|--------------|---------------|----------|-------|
| ...  | ...          | ...           | ...      | Da fare |

TASK
| Task | Responsabile | Deadline | Priorità | Descrizione |
|------|--------------|----------|----------|-------------|
| ...  | ...          | ...      | ...      | ...         |

RISCHI E BLOCCHI
| Rischio | Impatto | Soluzione |
|---------|---------|-----------|
| ...     | ...     | ...       |

Edge cases

• Ongoing retainer, no end date: use the first monthly cycle as the deadline horizon and note it recurs.
• Multiple deliverables in one project: create a phase per deliverable rather than cramming them into tasks.
• Client gave you everything in one paragraph: still ask the five questions — a paragraph rarely contains a real deadline or KPI.
• User pushes to skip the questions: produce the brief but mark every unconfirmed field TBD and open the brief with a one-line warning that the plan rests on assumptions.

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🇮🇹 Versione italiana

Quando usare questa skill

Usala quando parte un nuovo progetto o un nuovo cliente: "nuovo progetto", "nuovo cliente", "brief progetto", "kickoff". Trasforma una richiesta vaga del cliente in un brief operativo che tutto il team può eseguire.

Cosa fa

Prende una richiesta grezza e la trasforma in un brief completo: obiettivo chiaro, fasi operative, lista task con responsabili e scadenze, rischi da nominare prima che diventino incendi. L'output è pronto da incollare in Asana, ClickUp o Notion senza riformattare.

Cosa ti serve (chiedilo prima di generare)

Fai queste cinque domande e aspetta le risposte. Non tirare a indovinare.

1. Nome cliente — per chi è?
2. Tipo di servizio — gestione social, produzione video, sito, branding, campagna, retainer, altro?
3. Deadline — data di consegna, o la prima milestone se è un retainer continuativo.
4. Range di budget — anche approssimativo. Definisce l'ambizione e la dimensione del team.
5. KPI principale — il numero che definisce il successo (follower, lead, vendite, view, consegna nei tempi).

Se manca un dato, scrivi TBD nell'output e aggiungi un task per confermarlo. Non inventare mai budget o deadline.

Voce del brand

Se esiste un file BRAND.md nella cartella di questa skill (.claude/skills/project-brief/BRAND.md) o in .claude/brand/BRAND.md (fallback globale), leggilo prima di generare l'output e applica tono, terminologia ed esempi a tutto il testo che produci. Il BRAND.md locale ha la precedenza su quello globale.

Istruzioni

Stai producendo un brief operativo, non una proposta e non un pitch. Il progetto è già venduto. Il tuo compito è renderlo eseguibile.

1. Conferma gli input. Fai le cinque domande in un solo messaggio. Alla risposta, ripeti in una riga per farti correggere subito.
2. Deriva l'obiettivo. Una frase da cui chiunque nel team capisca cosa significa "fatto bene", legata al KPI.
3. Assegna responsabile e priorità. Un solo responsabile accountable. Priorità Alta / Media / Bassa.
4. Costruisci le fasi. Da 3 a 6 fasi operative, sequenziali, ciascuna con responsabile, output, deadline e stato (default Da fare).
5. Costruisci i task. Esplodi ogni fase in task concreti, ognuno con responsabile, scadenza, priorità e descrizione. Nessun task senza responsabile (anche TBD).
6. Nomina i rischi. Da 2 a 4 rischi reali: rischio, impatto, soluzione concreta. Concentrati sui killer noiosi — feedback cliente in ritardo, asset poco chiari, scope creep, single point of failure.

Template di output

RECAP PROGETTO
Cliente: [nome]
Servizio: [tipo]
Obiettivo: [una frase chiara legata al KPI]
Deadline: [data]
Responsabile: [owner]
Reparti coinvolti: [team]
Stato: Da fare
Priorità: [Alta / Media / Bassa]

FASI OPERATIVE
| Fase | Responsabile | Output atteso | Deadline | Stato |
|------|--------------|---------------|----------|-------|

TASK
| Task | Responsabile | Deadline | Priorità | Descrizione |
|------|--------------|----------|----------|-------------|

RISCHI E BLOCCHI
| Rischio | Impatto | Soluzione |
|---------|---------|-----------|

Casi limite

• Retainer continuativo senza data di fine: usa il primo ciclo mensile come orizzonte e segnala che è ricorrente.
• Più deliverable in un progetto: una fase per deliverable, non tutto stipato nei task.
• Cliente che dà tutto in un paragrafo: fai comunque le cinque domande.
• L'utente vuole saltare le domande: genera il brief ma marca ogni campo non confermato come TBD e apri con un avviso di una riga che il piano poggia su assunzioni.