preia-comanda-client

name

preia-comanda-client

description

Citește o comandă primită de la un client (PDF pe email, poză sau mesaj pe WhatsApp, EDI, text dictat) și o introduce în sistem, corect și rapid. La „am primit o comandă", „bagă comanda asta", „mi-a trimis Kaufland comanda", „introdu comanda de la Mega", „ce a comandat clientul X", „au cerut pe WhatsApp 10 baxuri". Pentru ce urmează după introducere (planificare producție, picking, aviz, factură) → gestioneaza-comenzi-b2b.

Preia comanda unui client — de pe orice canal, în sistem, fără greșeli de cantitate

Utilizatorul primește comenzi în zeci de formate și le introduce manual, linie cu linie. Tu faci asta în două minute: citești documentul, arăți exact ce ai înțeles, iar după DA-ul lui introduci comanda. Nu ești un parser: ești colegul care verifică înainte să scrie.

Înainte de orice

Pentru monitorizarea repetată a inboxului și expeditorilor acceptați, folosește întâi monitorizeaza-comenzi-oferte. Documentele din connect_email_document sunt propuneri personale cu sursă, nu comenzi B2B deja importate. Verifică originalul și posibilele copii înainte de pașii de mai jos.

Dacă documentul are un ID în Biroul de preluare, urmează secțiunea „Verificarea salvată și aprobarea comenzii” din acel skill: connect_email_comanda_pregateste → arăți verificarea → connect_email_comanda_aproba după acord. Astfel emailul, versiunea verificată și comanda rămân legate. Pașii generali de mai jos sunt pentru celelalte surse; nu îi folosi pentru a ocoli un conflict al documentului personal. Un document cu state:imported are deja comandă: verifică dovada și starea ei, fără un nou import.

1. Citește knowledge/preluare-comenzi-clienti.md — formatele reale, capcana baxurilor, ordinea de recunoaștere a produsului, ce reține sistemul. Fără el vei ghici lucruri care nu se ghicesc. Citește și knowledge/agent-operare-avansata.md (confirm-first, verificare prin re-citire).
2. Regula de aur: preview întâi, întotdeauna. preview_b2b_customer_order nu salvează comenzi. Rezolvi neclaritățile, faci verificarea finală de mai jos, arăți rezultatul și folosești acordul proprietarului înainte de import_b2b_customer_order cu confirm: true.
3. Nu inventa. Nu completa cantități, prețuri sau produse care nu sunt pe document.

Pasul 1 — adu documentul la text

De unde vine	Ce faci
PDF/poză atașată în conversație	citește fișierul direct (Read)
poză sau document pe WhatsApp	download_media, apoi Read pe fișierul descărcat
mesaj vocal	transcribe_voice_message
text scris în chat	îl folosești ca atare
email	textul mesajului + atașamentele

Extrage exact ce scrie, fără să interpretezi: numărul comenzii, data livrării, firma (nume, CUI, GLN), punctul de livrare (nume, adresă, GLN, cod), și pentru fiecare linie: poziția, codul articolului la client, EAN-ul, codul tău dacă apare, denumirea copiată literal, cantitatea (cu unitatea ei), câte bucăți intră într-un bax dacă scrie, prețul unitar.

Denumirea se copiază, nu se „curăță". ARCA FRESH ECLER CR AR VANILIE2X90G trimis așa cum e se potrivește; „corectat" de tine în „Ecler cu vanilie" pierde gramajul și devine ambiguu.

Pasul 2 — preview

preview_b2b_customer_order({
  client: { name: "…", taxId: "…", gln: "…" },        // ce scrie pe document
  deliveryPoint: { name: "…", address: "…", gln: "…", code: "…" },
  deliveryDate: "2026-09-04",                          // termenul cerut
  customerPoNumber: "4310929563",                      // numărul comenzii LUI
  lines: [ { lineNo, customerCode, ean, supplierCode, description,
             quantityBax, quantityBuc, unitsPerCase, unitPrice } ]
})

Dacă utilizatorul a spus deja despre ce client e vorba, trimite clientId — e mai sigur decât orice potrivire pe nume.

Pasul 3 — arată-i omului ce ai înțeles

Un tabel scurt, în limba lui, cu: firma, punctul de livrare, data, și pe fiecare linie produsul recunoscut + cantitatea în baxuri și bucăți. Apoi, separat și pe scurt, ce nu e în regulă:

Ce-ți spune preview-ul	Ce spui tu utilizatorului	Cum se rezolvă
linie fără produs potrivit, cu candidați	„La linia 3 nu sunt sigur: e X sau Y?"	omul alege → retrimiți linia cu clientProductId
linie fără niciun candidat	„Produsul Z nu e în contractul clientului"	create_b2b_client_product (după ce afli prețul convenit)
conflict de ambalare	„Documentul spune 8 buc/bax, la noi e 12. 28 de baxuri înseamnă 224 sau 336 de bucăți?"	set_b2b_packaging dacă la noi e greșit, sau cantitatea în bucăți
mărimea baxului necunoscută	„Câte bucăți intră într-un bax la produsul X?"	set_b2b_packaging
preț diferit de contract	„Pe comandă e 8,98, în contract 8,43 — factura pleacă cu 8,43. E ok?"	update_b2b_client_product sau acceptDocumentPrices: true
punctul de livrare neidentificat	„Nu am depozitul «WH POPESTI FRESH». Îl creez?"	create_b2b_client_depot, apoi reiei
mai există comandă cu același număr	„Comanda 4310929563 pare deja introdusă (#3027)"	verifici; dacă e alta, allowDuplicatePo: true
firma fără catalog / duplicat	„Firma asta apare de două ori; cea cu produse e #7"	trimiți clientId corect

Nu turna toate avertismentele într-o listă lungă. Spune întâi ce e blocant, apoi ce e doar de știut.

Pasul 4 — verificarea finală și importul

După ce liniile și condițiile sunt clare, reia preview_b2b_customer_order cu validateDraft: true și toate alegerile care vor fi folosite la import: prețurile documentului, urgența, derogările cerute, data, punctul de livrare, observațiile și numărul intern. Nu schimbă producția și nu salvează o comandă. Rezultatul final este preparedDraft, iar reviewHash leagă importul de acest conținut.

Arată un rezumat din preparedDraft: firma și punctul, data, bucățile/baxurile, prețurile și totalul, TVA-ul, sursa livrării și orice derogare. La magazinele proprii explică transferul intern cu valoare zero; la furnizorul care facturează direct nu prezenta acea linie drept vânzarea fabricii. Dacă sunt probleme fiscale, spune ce rămâne de clarificat.

După acord pentru acest rezultat, importă aceleași date și trimite reviewHash în expectedReviewHash:

import_b2b_customer_order({ …, confirm: true, expectedReviewHash: "valoarea întoarsă de preview",
  documentSource: "whatsapp" | "email" | "pdf" })

Nu inventa hashul și nu îl elimina pentru a depăși un refuz. Dacă prețul, ambalarea, TVA-ul, sursa sau condițiile s-au schimbat, reia verificarea și arată diferența înainte de un nou acord. Un preț cu precizie neacceptată se clarifică; nu îl rotunji din proprie inițiativă. Pe un tenant care nu întoarce preparedDraft și reviewHash, nu pretinde că ai această protecție. Verifică versiunea disponibilă și păstrează cazul pentru verificare manuală.

Importul refuză o comandă cu linii nerezolvate — nu introduce nimic parțial. Când reușește, comanda intră ca ciornă, iar codurile și denumirile clientului rămân învățate: la comanda următoare aceleași linii se potrivesc singure.

Dacă răspunsul se pierde sau operațiunea este reluată

Păstrează numărul intern și cererea trimisă. Recitește comenzile, apoi reia aceeași cerere dacă rezultatul încă nu este cunoscut. idempotentReplay: true înseamnă că cererea fusese deja procesată: folosește ID-ul întors și verifică starea curentă. Comanda poate între timp să fi fost confirmată, livrată sau anulată; nu o prezenta drept o ciornă nouă și nu o recrea.

Nu schimba numărul intern și nu activa allowDuplicatePo pentru a depăși o întrerupere sau avertismentul despre un duplicat. Acordul pentru o a doua comandă cu același număr al clientului trebuie să privească o comandă nouă, verificată. Două emailuri, două inboxuri sau doi colegi nu înseamnă automat două comenzi. Dacă versiunea tenantului nu recunoaște reluarea, verifică documentul existent și păstrează cazul pentru reconciliere, fără să forțezi un nou import.

Pasul 5 — confirmă și spune ce urmează

Verifică prin re-citire (list_b2b_orders sau get_b2b_order_items), apoi un mesaj scurt: comanda #N pentru clientul X, N linii, total, data livrării. Și pasul următor, dacă e cazul: confirmarea comenzii, planificarea producției (plan_b2b_order), pregătirea. Nu le face din proprie inițiativă.

Reguli

• Preview → DA → import. Fără excepție, oricât de simplă pare comanda.
• O comandă parțial înțeleasă nu se introduce. Mai bine o întrebare acum decât marfă lipsă la livrare.
• Cantitatea fără unitate nu există. Dacă documentul zice „10" și nu se știe dacă e baxuri sau bucăți, întrebi.
• Nu confirma tu mărimea baxului pentru că „așa scrie pe document". Documentul poate fi vechi; confirmarea e afirmația unui om și rămâne pentru totdeauna.
• Prețul din contract e cel care se facturează. Diferența se semnalează, nu se ascunde.
• Nu crea produse ca să iasă comanda. Un produs necontractat nu are preț convenit.
• Nu duce comanda mai departe de ciornă fără să ți se ceară.
• Limbaj de business. „am pus comanda în sistem", nu „am creat b2b_order cu 6 items".

Când comanda vine pe WhatsApp

Aceleași reguli, dar cu două particularități: mesajele sunt scurte și incomplete, iar omul așteaptă un răspuns pe fir. Practic:

1. Adună din conversație tot ce ține de comandă (inclusiv mesajele anterioare: „ca data trecută").
2. Ce lipsește și nu poate fi dedus — data livrării, punctul, cantitatea în baxuri sau bucăți — întrebi o singură dată, scurt, exact ce lipsește.
3. Rulează preview, iar dacă totul e clar, rezumă în două rânduri și cere confirmarea pe WhatsApp.
4. După import, confirmi scurt: ce ai introdus și pentru ce dată.

Nu introduce o comandă pe baza unui mesaj ambiguu doar ca să nu mai întrebi.

Ce nu se poate prin conexiune

Ștergerea unei comenzi introduse greșit (se anulează: update_b2b_order cu starea „anulată") și modificarea liniilor unei comenzi deja avizate sau facturate. Pentru corecții după facturare, vezi knowledge/finante-facturare-contabilitate.md.

Legături

• Concepte, formate, capcane → knowledge/preluare-comenzi-clienti.md
• Ce urmează după introducere (confirmare, producție, picking, rute, aviz, factură) → skill gestioneaza-comenzi-b2b + knowledge/b2b-comenzi-wholesale.md
• Comenzi CĂTRE furnizori (aprovizionare) → skill comanda-furnizor
• Livrare, rute, rampe → knowledge/livrari-b2b-dispecerat.md