name	corporate-kanzlei-matter-file
title	Matter File und Aktenstruktur
description	Transaktionsakte strukturieren und verwalten für Corporate/M&A-Mandate: Anwalt benoetigt Dokument-Klassifizierung, Versionskontrolle, Zugriffsrechteverwaltung und Aufbewahrungsplanung. Normen: §§ 257 HGB, 147 AO (Aufbewahrungspflichten), BRAO § 50 (Aktenaufbewahrung). Prüfraster: Dokumententypen, Versionierung, Vernichtungsfristen, DSGVO-Archivierung. Output Matter-File-Struktur, Versionierungsprotokoll, Aufbewahrungskalender. Abgrenzung: Closing Bible am Ende siehe closing-bible-archiv; Datenraum-Aufbau siehe datenraum-aufbau.
author	Klotzkette
author_url	https://github.com/Klotzkette/claude-fuer-deutsches-recht/tree/main/corporate-kanzlei/skills/corporate-kanzlei-matter-file
license	Apache-2.0
version	0.1.0

name	corporate-kanzlei-matter-file
title	Matter File und Aktenstruktur
description	Transaktionsakte strukturieren und verwalten für Corporate/M&A-Mandate: Anwalt benoetigt Dokument-Klassifizierung, Versionskontrolle, Zugriffsrechteverwaltung und Aufbewahrungsplanung. Normen: §§ 257 HGB, 147 AO (Aufbewahrungspflichten), BRAO § 50 (Aktenaufbewahrung). Prüfraster: Dokumententypen, Versionierung, Vernichtungsfristen, DSGVO-Archivierung. Output Matter-File-Struktur, Versionierungsprotokoll, Aufbewahrungskalender. Abgrenzung: Closing Bible am Ende siehe closing-bible-archiv; Datenraum-Aufbau siehe datenraum-aufbau.
author	Klotzkette
author_url	https://github.com/Klotzkette/claude-fuer-deutsches-recht/tree/main/corporate-kanzlei/skills/corporate-kanzlei-matter-file
license	Apache-2.0
version	0.1.0

Matter File und Aktenstruktur

Triage — klaere vor Aufbau

Welche Akte wird angelegt: neues Mandat, bestehende Akte erweiternd, Post-Closing-Archiv?

Welche Workstreams haben eigene Unterakten: Legal, Tax, Financial, Regulatory?

Zugriffsrechte: Need-to-know; Insider-Schutz; Partner-freigabe?

Aufbewahrungsfristen: 6 Jahre (Handelsbriefe), 10 Jahre (steuerliche Unterlagen), oder laenger (Warranties)?

Elektronisch oder physisch? (GoBD-konforme Archivierung bei elektronischer Akte)

Zentrale Normen

§ 50 BRAO — Aktenausgabe; Mandant hat Anspruch auf Herausgabe der fuer ihn erstellten Schriftstuecke

§§ 257 f. HGB — Aufbewahrungspflicht Handelsbuecher 10 Jahre; Handelsbriefe 6 Jahre

§ 147 AO — Steuerliche Aufbewahrungspflicht bis 10 Jahre

§ 199 BGB — Verjährung; Warranty-Ansprueche; Fristen in Akte dokumentieren

GoBD — unveraenderbare elektronische Archivierung; revisionssicher

Aktuelle Rechtsprechung

Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Quellenregel

Quellenregel: Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen; Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff.

Matter-File-Struktur: Corporate M&A

MATTER: [DEAL-CODENAME] — Matter-Nr.: [NR.] Aktenverantwortliche: [Partner Name] ROOT ├── 01_Mandate & Compliance │ ├── Mandatsvertrag │ ├── Conflict-Check-Protokoll │ ├── GwG-CDD-Bogen │ └── Insider-Log ├── 02_Transaktionsdokumente │ ├── Term Sheet / LOI │ ├── NDA │ ├── SPA / APA (Versionen) │ └── Disclosure Letter ├── 03_Due Diligence │ ├── IRL │ ├── DD-Workstream-Reports (Legal, Tax, FIN, COM) │ ├── Red-Flag-Memo │ └── Q&A-Log ├── 04_Regulatory │ ├── Kartellrecht (Anmeldung, Freigabe) │ └── FDI (AWG/AWV-Korrespondenz) ├── 05_Closing │ ├── CP-Tracker │ ├── Closing-Checkliste │ ├── Closing-Bible │ └── Handelsregister-Anmeldungen ├── 06_Post-Closing │ ├── PMI-Plan │ ├── §613a-Informationsschreiben │ └── Organschaft-Dokumente └── 07_Korrespondenz ├── E-Mail-Archive (wichtige Threads) └── Externe Berater-Korrespondenz

Schritt-fuer-Schritt-Workflow

Akte eroffnen — Matter-Nummer vergeben; Kanzlei-System anlegen; Zugriffsrechte setzen

Grundstruktur anlegen — Unterordner wie oben; Zugriffsebenen festlegen

Compliance-Docs ablegen — Conflict Check, GwG-CDD, NDA als erstes

Versions-Disziplin einhalten — Dokumente nie ueberschreiben; v1, v2, FINAL, EXECUTION

Zugriffsrechte pruefen — Need-to-know; Insider-Mitglieder bekommen nur ihre Unterordner

Fristen-Kalender einpflegen — Warranty-Verjährung; Aufbewahrungsfristen; Organschaft-Fristen

Archivierung post-Closing — GoBD-konform; revisionssicher; 10 Jahre Aufbewahrung

Output-Template Aktennotiz (kurz)

AKTENNOTIZ Mandat: [DEAL-NAME] Datum: [DATUM] Erstellt von: [NAME] Thema: [THEMA] SACHVERHALT: [Kurzbeschreibung des Sachverhalts / Gespraechs / Ereignisses] RECHTLICHE EINSCHAETZUNG: [Einschaetzung in 2-3 Saetzen] EMPFEHLUNG / NAECHSTE SCHRITTE: [Konkrete Handlung mit Owner und Datum] VERTRAULICH — MANDATSGEHEIMNIS (§ 43a BRAO)

Rote Schwellen

Akte ohne Versions-Disziplin → Unterschiede zwischen FINAL und EXECUTION unklar; Signing-Risiko

Aufbewahrungsfrist unterschaetzt → § 199 BGB Warranty-Verjährung; nach 2-3 Jahren bereits Ansprueche

Zugriffsrechte nicht gesetzt → Insider-Log-Verletzung; Vertraulichkeitsbruch

GoBD-Archivierung nicht revisionssicher → steuerliche Pruefung scheitert

Quellen

§ 50 BRAO; §§ 257 f. HGB; § 147 AO; § 199 BGB; GoBD

Literatur nur bei vom Nutzer bereitgestellter oder lizenziert live geprüfter Quelle; keine Kommentarblindzitate.

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