Gesellschafts-Compliance-Tracker – Initialisierung, Fälligkeitsbericht, Status-Update, Gesundheits-Audit, Export. Pflegt eine compliance-tracker.yaml aus der Gesellschaftstabelle, berechnet Einreichungsfristen nach Rechtsträger und Rechtsordnung und zeigt auf, was in den nächsten 30/60/90 Tagen fällig ist. Trigger: "Gesellschafts-Compliance", "Einreichungsfristen", "Bilanzpublizität", "Transparenzregister", "Jahresabschluss einreichen", "was ist fällig".
Gesellschafts-Compliance-Tracker – Initialisierung, Fälligkeitsbericht, Status-Update, Gesundheits-Audit, Export. Pflegt eine compliance-tracker.yaml aus der Gesellschaftstabelle, berechnet Einreichungsfristen nach Rechtsträger und Rechtsordnung und zeigt auf, was in den nächsten 30/60/90 Tagen fällig ist. Trigger: "Gesellschafts-Compliance", "Einreichungsfristen", "Bilanzpublizität", "Transparenzregister", "Jahresabschluss einreichen", "was ist fällig".
Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften unterliegen einer Vielzahl periodisch wiederkehrender gesellschaftsrechtlicher und handelsrechtlicher Pflichten: Jahresabschluss-Offenlegung beim Unternehmensregister (§ 325 HGB), Einreichung der aktuellen Gesellschafterliste beim Handelsregister (§ 40 GmbHG), Meldung wirtschaftlich Berechtigter beim Transparenzregister (§ 20 GwG) sowie — bei prüfungspflichtigen Gesellschaften — Jahresabschlussprüfung (§ 316 HGB). Verstöße gegen diese Pflichten haben unterschiedliche Konsequenzen: Ordnungsgeldverfahren (§ 335 HGB), Bußgelder (§§ 56 f. GwG), strafrechtliche Risiken (§ 331 HGB) und — bei veralteter Gesellschafterliste — Gefährdung des gutgläubigen Erwerbs (§ 16 Abs. 3 GmbHG).
Dieser Skill pflegt einen einzigen YAML-Tracker für alle Gesellschaften eines Mandanten und berechnet, was wann und für wen fällig ist.
Kaltstart-Rückfragen
Vor der Tracker-Initialisierung sind folgende Angaben erforderlich:
Gesellschaftstabelle: Welche Gesellschaften sind zu erfassen (Name, Rechtsform, Handelsregisternummer, Registergericht, Gründungsdatum, Geschäftsjahresende)?
Größenklassen: Bilanzsumme, Umsatzerlöse, Arbeitnehmerzahl für jede GmbH/AG (§ 267 HGB) — um Prüfungspflicht und Offenlegungsumfang zu bestimmen?
Letzter Einreichungsstand: Wann wurde der Jahresabschluss zuletzt beim Bundesanzeiger eingereicht? Liegt die aktuelle Gesellschafterliste beim Handelsregister?
Transparenzregister: Sind wirtschaftlich Berechtigte (§ 3 GwG) im Transparenzregister eingetragen oder gilt eine Eintragungsausnahme nach § 20 Abs. 2 GwG (Eintragung im Handelsregister)?
Konzernstruktur: Gibt es Mutter-Tochter-Verhältnisse, die einen Konzernabschluss nach §§ 290 ff. HGB auslösen könnten?
Ruhende oder aufzulösende Gesellschaften: Sind Gesellschaften betrieblich inaktiv? Sollen sie aufgelöst werden (§ 65 GmbHG, §§ 264 ff. AktG)?
Ausländische Tochtergesellschaften: Gibt es § 325a HGB-Pflichten für ausländische Tochtergesellschaften?
Berichtszeitraum: 30, 60 oder 90 Tage für den Fälligkeitsbericht?
Was will der Mandant wirklich erreichen? (Nicht: was steht im Standardweg, sondern: welches Ergebnis ist fuer den Mandanten persoenlich/wirtschaftlich das beste? Manchmal ist der schnellere Vergleich besser als der formal "richtige" Weg.)
"Die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften haben [...] den Jahresabschluss und den Lagebericht [...] beim Betreiber des Bundesanzeigers elektronisch einzureichen."
Frist: § 325 Abs. 1a HGB — spätestens 12 Monate nach Ende des Geschäftsjahres. Kleine Kapitalgesellschaften (§ 267 Abs. 1 HGB) können vereinfachte Unterlagen einreichen; nur Bilanz und Anhang, kein GuV-Ausweis.
§ 335 HGB — Ordnungsgeldverfahren
Wer § 325 HGB verletzt, kann vom Bundesamt für Justiz (BfJ) zur Einreichung angehalten und mit Ordnungsgeld belegt werden. Mindestordnungsgeld: 2.500 EUR; Maximum: 25.000 EUR je Verstoß. Verfahren beginnt von Amts wegen, sobald fristgerecht keine Einreichung erfolgt.
§ 40 GmbHG — Gesellschafterliste
"Notare, die in Angelegenheiten der Gesellschaft tätig werden, haben [...] eine von ihnen unterschriebene, aktualisierte Gesellschafterliste [...] zum Handelsregister einzureichen."
Frist: unverzüglich nach jeder Änderung (Abtretung, Kapitalerhöhung, Erbfolge). Pflicht des Notars bei notarieller Beurkundung; sonst Geschäftsführer (§ 40 Abs. 2 GmbHG). Konsequenz veralteter Liste: Gutgläubiger Erwerb nach § 16 Abs. 3 GmbHG kann zustande kommen, wenn Erwerber auf die unrichtige Liste vertraut.
§ 16 Abs. 3 GmbHG — Gutgläubiger Erwerb
"Ist die im Handelsregister eingetragene Gesellschafterliste unrichtig, so kann ein Erwerber, der auf die Richtigkeit der Liste vertraut, gutgläubig Anteile erwerben."
Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
§§ 18 ff., 20 GwG — Transparenzregister
§ 20 GwG verpflichtet juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften, die wirtschaftlich Berechtigten (§ 3 GwG) beim Transparenzregister anzumelden.
Frist: 2 Wochen nach Änderung der Beteiligungsverhältnisse. Ausnahme: § 20 Abs. 2 GwG — Eintragungspflicht gilt nicht, wenn die wirtschaftlich Berechtigten bereits aus öffentlich zugänglichen Registern (Handelsregister, Genossenschaftsregister) erkennbar sind. Seit 01.08.2021 ist das Transparenzregister ein Vollregister (keine reine Auffangfunktion mehr); § 59 Abs. 1 GwG: Übergangsfrist bis 31.03.2022 für GmbH.
§ 267 HGB — Größenklassen
Klasse
Bilanzsumme
Umsatzerlöse
Arbeitnehmer (Jahresdurchschnitt)
Klein (§ 267 Abs. 1 HGB)
≤ 7.500.000 EUR
≤ 15.000.000 EUR
≤ 50
Mittelgroß (§ 267 Abs. 2 HGB)
≤ 25.000.000 EUR
≤ 50.000.000 EUR
≤ 250
Groß (§ 267 Abs. 3 HGB)
> 25.000.000 EUR
> 50.000.000 EUR
> 250
Zwei von drei Merkmalen müssen an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen erfüllt sein (§ 267 Abs. 4 HGB). [Modellwissen — Schwellenwerte beim BfJ/Unternehmensregister bestätigen]
§ 316 HGB — Prüfungspflicht
"Der Jahresabschluss und der Lagebericht von Kapitalgesellschaften, die nicht kleine Kapitalgesellschaften sind, sind durch einen Abschlussprüfer zu prüfen."
Gilt für alle AG (keine Größenklassenausnahme). GmbH: Prüfungspflicht ab mittelgroß. Ohne Testierung darf der Abschluss nicht festgestellt werden.
§ 290 HGB — Konzernabschlusspflicht
"Die gesetzlichen Vertreter einer Kapitalgesellschaft haben einen Konzernabschluss und einen Konzernlagebericht aufzustellen, wenn diese Kapitalgesellschaft auf eine andere Gesellschaft einen beherrschenden Einfluss ausüben kann."
Bestimmte ausländische Gesellschaften mit Zweigniederlassung in Deutschland müssen Jahresabschlüsse in Deutschland offenlegen.
Leitentscheidungen
Gericht
Aktenzeichen
Fundstelle
Relevanz
Rechtsprechung live prüfen
Live-Verifikation erforderlich
-
keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Datum, Aktenzeichen und Aussage protokollieren
Prüfschema: Compliance-Initialisierung und laufender Betrieb
Vorab: Der untenstehende Workflow ist die typische Standardlinie. Wenn die Mandantenlage abweicht (siehe "Strategische Optionen" oben), sind die Schritte entsprechend zu verkuerzen, umzustellen oder durch ein anderes Skill zu ersetzen — der Workflow ist Leitfaden, nicht Pflichtprogramm.
Schritt
Prüfungspunkt
Inhalt
Ergebnis
1
Gesellschaftserfassung
Alle Gesellschaften mit Rechtsform, HR-Nummer, Gründungsdatum, GJ-Ende erfasst?
Vollständige Gesellschaftsliste als Basis des Trackers
2
Größenklassenbestimmung
§ 267 HGB: Bilanzsumme, Umsatz, Arbeitnehmer für jede GmbH/AG; zwei-Kriterien-Test an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen
Festlegung der Offenlegungspflicht und des Prüfungsumfangs
3
Prüfungspflicht
§ 316 HGB: AG (immer); GmbH mittelgroß/groß; Stiftungen / Genossenschaften nach §§ 340, 341 HGB?
Bestellung Abschlussprüfer vor GJ-Ende; Listenmandant: Jahresplan
4
Offenlegungsfrist § 325 HGB
12 Monate nach GJ-Ende; bei börsennotierter AG: 4 Monate (§ 325 Abs. 4 HGB)?
Fälligkeitsdaten in Tracker eintragen; Frühwarnung 90 Tage vor Frist
5
Gesellschafterliste § 40 GmbHG
Letzte Einreichung beim HR; Änderungen seit letzter Einreichung (Abtretungen, Kapitalerhöhungen, Erbfolgen)?
Unverzügliche Einreichung bei Änderung; Stichtag des aktuellen Standes notieren
Bei fehlender oder veralteter Eintragung: 2-Wochen-Frist nach Änderung beachten
7
Konzernabschluss § 290 HGB
Beherrschender Einfluss auf andere Gesellschaften? Befreiungsmöglichkeit §§ 291–293 HGB (Konzern-Muttergesellschaft im Ausland)?
Konzernabschluss-Pflicht oder Befreiungssachverhalt dokumentieren
8
Ruhende Gesellschaften
Gesellschaft operativ inaktiv? Auflösung geplant? Tragekosten berechnet (HR-Gebühren, Steuer, RA-Honorar)?
Auflösung bei wirtschaftlich sinnloser Fortführung empfehlen (§ 65 GmbHG)
9
Ordnungsgeldgefahr
Einreichungsfrist überschritten ohne Einreichung? BfJ-Verfahren bereits eingeleitet?
Sofortige Nachreichung + Stellungnahme zum Ordnungsgeldantrag
10
Status-Pflege
Alle erledigten Pflichten im Tracker mit Datum und Nachweis (Bundesanzeiger-Veröffentlichungsnummer, HR-Eintragungsdatum) aktualisiert?
Lückenloser Einreichungsnachweis für M&A-Due-Diligence und Behörden
11
30/60/90-Tage-Vorschau
Welche Pflichten werden in den nächsten 30, 60 oder 90 Tagen fällig?
Fälligkeitsbericht für Mandant und Kanzleikalender
12
Jahresabschluss-Feststellung
Feststellung des Jahresabschlusses vor Offenlegung: bei GmbH durch Gesellschafterversammlung (§ 46 Nr. 1 GmbHG); bei AG durch Vorstand + AR oder HV (§§ 172 f. AktG)?
Richtig — aber Bilanz + Anhang müssen trotzdem fristgerecht eingereicht werden; häufig wird auch die verkürzte Offenlegung versäumt
Gesellschafterliste ist aktuell — Notar hat nicht gehandelt
Pflicht liegt beim Notar (§ 40 Abs. 1 GmbHG)
Bei eigener Erkenntnis der Änderung trifft den Geschäftsführer Subsidiärpflicht (§ 40 Abs. 2 GmbHG); Haftungsrisiko des GF prüfen
Transparenzregister-Eintragung entbehrlich wegen HR-Eintragung
§ 20 Abs. 2 GwG: Mitteilung entbehrlich, wenn Angaben aus anderen Registern erkennbar
Seit 01.08.2021 Vollregister; Ausnahme gilt nur noch für exakt übereinstimmende Angaben; im Zweifel aktiv eingetragen lassen
Offenlegung verspätet, aber Ordnungsgeldverfahren noch nicht eingeleitet
Kein Schaden eingetreten
BfJ leitet Verfahren von Amts wegen ein; nachträgliche Einreichung mindert das Ordnungsgeld, hebt es aber nicht auf; unverzügliche Nachreichung + Erklärung einreichen
GJ nicht zum 31.12 — Frist läuft anders
Richtig: 12 Monate nach individuellem GJ-Ende
Tracker muss GJ-Ende je Gesellschaft individuell erfassen; Standardannahme 31.12. kann falsch sein
Prüfungspflicht entfällt, weil Gesellschaft geschrumpft
§ 267 Abs. 4 HGB: Größenklassenwechsel erst nach zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen
Prüfungspflicht besteht noch ein weiteres Jahr nach Unterschreiten der Schwellen
Strategische Optionen (vor dem Template entscheiden)
Bevor das Template eins-zu-eins gefuellt wird, ist zu pruefen welche Variante zur Mandantenkonstellation passt. Das Template ist eine moegliche Form — nicht die einzige.
Konstellation
Empfohlener Weg
Standard — Compliance-Programm initialisierten oder pruefen
Compliance-Schema nach Checkliste; Template unten
Variante A — Kleines Unternehmen kein Budget fuer umfangreiches Programm
Variante B — Branchenspezifische Anforderungen GwG DSGVO
Branchen-spezifisches Compliance-Modul einsetzen
Variante C — Bereits Ermittlungsverfahren laeuft
Compliance-Untersuchung als Verteidigung; Kooperation mit Behoerden
Wenn die Mandantenkonstellation nicht ins Standardschema passt, ist das Template anzupassen oder durch ein anderes Skill abzuloesen — nicht das Mandat in das Schema zu pressen.
Schriftsatzbausteine
Baustein 1: Widerspruch gegen Ordnungsgeldbescheid (§ 335 HGB)
An das
Bundesamt für Justiz
Referat IV 4
53094 Bonn
[Mandant / Gesellschaft]
[Anschrift]
[Ort, Datum]
Az. [Ordnungsgeldaktenzeichen]
Widerspruch gegen den Ordnungsgeldbescheid vom [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir vertreten die [Gesellschaft], [HR-Nummer], [Anschrift], in der oben bezeichneten
Angelegenheit. Gegen den Ordnungsgeldbescheid vom [Datum], der unserer Mandantin am
[Datum] zugegangen ist, legen wir hiermit
W i d e r s p r u c h
ein.
Begründung:
Der Jahresabschluss der [Gesellschaft] für das Geschäftsjahr [Jahr] wurde am [Datum] beim
Betreiber des Bundesanzeigers eingereicht. Der Bundesanzeiger-Veröffentlichungscode lautet:
[Code].
Die verspätete Einreichung ist auf [konkrete Begründung: Prüfungsverzögerung durch
Wirtschaftsprüfer / IT-Umstellung / externe Umstände] zurückzuführen, für die der
gesetzliche Vertreter keine Verantwortung trägt. Wir bitten, dies bei der
Ordnungsgeldbemessung zu berücksichtigen.
Wir bitten höflich, das Ordnungsgeldverfahren einzustellen und den Bescheid aufzuheben.
Mit freundlichen Grüßen
[Kanzlei / Name]
Rechtsanwalt / Rechtsanwältin
Anlage: Bundesanzeiger-Veröffentlichungsbestätigung vom [Datum]
Baustein 2: Aufforderungsschreiben an Geschäftsführer zur Einreichung Gesellschafterliste
An den Geschäftsführer
[Name GmbH]
[Anschrift]
[Ort, Datum]
Handelsregister-Einreichung der Gesellschafterliste (§ 40 GmbHG) — dringende Fristsetzung
Sehr geehrter Herr/Frau [Name],
in Ihrer Eigenschaft als Geschäftsführer der [Name GmbH] sind Sie gemäß § 40 Abs. 2
GmbHG verpflichtet, nach jeder Änderung der Beteiligungsverhältnisse eine aktualisierte
Gesellschafterliste unverzüglich zum Handelsregister einzureichen.
Die Abtretung der Geschäftsanteile des Herrn [Name] an [Erwerber] wurde am [Datum]
notariell beurkundet und ist noch nicht in der beim Handelsregister hinterlegten
Gesellschafterliste (Stand: [Datum]) eingetragen.
Wir fordern Sie auf, spätestens bis zum [Datum = 10 Tage] die aktualisierte
Gesellschafterliste beim Amtsgericht [Registergericht] zur Aufnahme in das
Handelsregister einzureichen.
Wir weisen darauf hin, dass eine nicht ordnungsgemäß eingetragene Gesellschafterliste
das Risiko eines gutgläubigen Erwerbs gemäß § 16 Abs. 3 GmbHG begründet.
Mit freundlichen Grüßen
[Kanzlei / Name]
--- vor Versand klaeren ---
Welches Verhandlungsziel hat der Mandant? [Durchsetzung des Anspruchs / Vergleich / Reputationsschutz / schnelle Loesung]
Welche Kompromisslinien sind absolut? [Mindestforderung / Zeitrahmen / Formerfordernis]
Sind Anschlusswege erwuenscht? [Mediation / Direktgesprach / Einigung vor Fristablauf]
Schlussabsatz Variante A (kooperativ):
Wir regen eine guetliche Einigung an und stehen fuer ein klaerenden Gesprach zur Verfuegung. Eine einvernehmliche Loesung erspart beiden Seiten Zeit und Kosten.
Schlussabsatz Variante B (formal-streng):
Eine aussergerichtliche Einigung kommt nur in Betracht wenn die Gegenseite innerhalb von [X] Tagen einen akzeptablen Vorschlag unterbreitet. Anderenfalls werden wir alle rechtlichen Schritte einleiten.
aktuell — eingereicht für laufende Periode; nichts fällig in 90 Tagen
bald_fällig — fällig innerhalb von 90 Tagen
überfällig — Fälligkeitsdatum überschritten ohne eingetragenes Einreichungsdatum
unbekannt — keine Information; manuelle Bestätigung erforderlich
Wichtiger Hinweis zu Fristen
Die Einreichungsfristen spiegeln öffentlich verfügbare gesetzliche Anforderungen wider. Fristen und Anforderungen können sich ändern. Fristen immer mit dem Bundesamt für Justiz (§ 335 HGB), dem Handelsregister oder dem Transparenzregister direkt bestätigen, bevor sie für Compliance-Zwecke verwendet werden.[Modellwissen — prüfen]
Modus 1: Initialisierung
Ohne Tracker oder mit --rebuild.
Schritt 1: Gesellschaftstabelle laden
Aus Praxisprofil ## Gesellschafts-Compliance → Gesellschaftstabelle. Falls vorhanden: direkt verwenden. Falls nicht: Kaltstart-Rückfragen stellen.
Schritt 2: Für jede Gesellschaft Pflichten ermitteln
GESELLSCHAFTS-COMPLIANCE-BERICHT — [Datum]
[Unternehmensname]
ÜBERFÄLLIG ([N]):
[Gesellschaft] / [Pflicht] — war fällig am [Datum]
FÄLLIG INNERHALB [N] TAGE ([N]):
[Gesellschaft] / [Pflicht] — fällig [Datum]
KÜRZLICH EINGEREICHT ([N] in letzten 90 Tagen):
[Gesellschaft] / [Pflicht] — eingereicht [Datum]
UNBEKANNTER STATUS ([N]):
[Gesellschaft] / [Pflicht] — keine Information; direkt beim Registerführer bestätigen
TRANSPARENZREGISTER:
Zuletzt geprüft: [Datum]
Gesellschaften mit aktueller Eintragung: [N] von [N]
Gesellschaften ohne Prüfung in letzten 12 Monaten: [Liste]
Modus 3: Update
Folgenreiche-Handlung-Sperre (Einreichung)
Falls Rolle Nichtjurist:
Eine Jahresabschluss-Einreichung beim Bundesanzeiger oder eine Handelsregistereintragung hat rechtliche Konsequenzen. Vor Einreichung mit einem Rechtsanwalt oder Steuerberater besprechen. [Prüfen]
Manuelles Update:
"Jahresabschluss der Alpha GmbH zum 31.12.2025 am 05.03.2026 beim Bundesanzeiger eingereicht."
Massen-Update: Wirtschaftsprüfer-Bericht oder HR-Auszug hochladen; Matching-Gesellschaften automatisch aktualisieren.
Bilanzpublizitaet § 325 HGB > 12 Monate ueberfaellig — Ordnungsgeldverfahren BfJ laeuft oder droht (§ 335 HGB: bis 25.000 EUR je Verstoß); sofort Jahresabschluss erstellen und einreichen.
Gesellschafterliste § 40 GmbHG nach Abtretung > 3 Wochen nicht eingereicht — gutglaeuber Erwerb durch Dritte moeglich (§ 16 Abs. 3 GmbHG); Notar sofort beauftragen.
Transparenzregister-Eintrag nach Beteiligungsaenderung > 2 Wochen nicht aktualisiert — Bußgeld bis 1.000.000 EUR (§ 56 Abs. 1 GwG).
Groessenklassenwechsel zur grossen Kapitalgesellschaft nicht erkannt — Prüfungspflicht § 316 HGB gilt ab zweitem Jahr in Folge (§ 267 Abs. 4 HGB); Prüfungsauftrag erteilen.
Anschluss-Skills
gesellschaftsrecht:gesellschaftsrecht-mandat-arbeitsbereich — Mandatsworkspace für die betroffene Gesellschaft
gesellschaftsrecht:vollzugs-checkliste — Gesellschafterliste und Transparenzregister als Vollzugspflicht bei M&A
gesellschaftsrecht:aufsichtsrat-protokoll — Jahresabschluss-Billigung nach § 172 AktG protokollieren
gesellschaftsrecht:tabellenpruefung — Compliance-Tabelle aus Jahresabschlussdaten prüfen
Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen zitieren. Literatur nur nutzen, wenn der Nutzer die Quelle bereitstellt oder ein lizenzierter Live-Zugriff sie verifiziert.
Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
Was dieser Skill nicht tut
Er reicht keine Dokumente ein. Ausgabe ist Tracker und Aufgabenliste; Einreichung erfolgt durch Anwalt/Steuerberater.
Er ruft keine Registerauszüge ab; er verfolgt, wann sie zuletzt bestätigt wurden.
Er bestimmt nicht, ob eine Konzernabschluss-Pflicht besteht — das erfordert eine Analyse der tatsächlichen Konzernverhältnisse.
Er ersetzt keine Steuerberatung (§ 316 HGB-Prüfung = Steuerberater/Wirtschaftsprüfer).
