posteingang-ausgang

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posteingang-ausgang

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Postein- und Postausgangsbuch fuehren. Posteingang erfasst Empfangstag (relevant fuer Fristbeginn nach BRAO Berufsregeln und § 188 ZPO § 122 AO § 37 SGB X) Absender Inhalt Akte Aktion (zur Akte / Antwort durch / Frist ans Fristenbuch). Postausgang erfasst Versandtag Empfaenger Inhalt Versandweg (Post beA EGVP E-Mail) Versandnummer Quittung. Beide Buecher mit Audit-Trail und Verbindung zur jeweiligen Mandatsakte.

Posteingang und Postausgang

Posteingang

Erfassung pro eingegangenem Schriftstück

- eingang-id: PE-2026-04223
  empfangsdatum: 2026-05-20
  eingangsweg: post  # post / bea / egvp / e-mail / fax / persoenlich
  absender: Amtsgericht München
  art: urteil  # urteil / beschluss / verfügung / mandantenbrief / behörden-bescheid / sonstiges
  mandat-az: 2026/0042
  betreff: Klage gg. ABC GmbH
  zustaendigkeit: RA Mueller
  fristfolge: berufungsfrist
  fristtermin: 2026-06-20
  aktion: an-fristenbuch
  ablage: mandate/2026-0042/02_bescheide/2026-05-20-urteil-ag-muenchen.pdf

Pflichtschritte

1. Eingangsdatum zwingend erfassen — bei Postzustellung das tatsächliche Empfangsdatum (nicht das Postaufgabedatum).
2. Zuordnung zur Akte — wenn keine Akte vorhanden Neueinrichtung (Skill mandantenakte-anlegen).
3. Fristerkennung — bei Urteilen Beschlüssen Bescheiden sofort Frist ins Fristenbuch.
4. Anwalt informieren — Zuständigen anwaltlich benachrichtigen.

Vier-Tages-Fiktionen (PostModG, seit 1.1.2025)

Bei Postzustellungen verschiedener Verfahrensordnungen gilt die Vier-Tages-Fiktion (§ 270 ZPO, § 122 Abs. 2 AO, § 41 Abs. 2 VwVfG, § 37 Abs. 2 SGB X, § 4 Abs. 2 VwZG — jeweils n.F. durch Postrechtsmodernisierungsgesetz, BGBl. 2024 I Nr. 236) für den Fristbeginn. Für Schriftstücke mit Aufgabe zur Post vor dem 1.1.2025 gilt weiterhin die alte Drei-Tages-Fiktion. Bei nachweislich früherem Zugang gilt der tatsächliche Zugang. Dokumentation des Eingangsdatums daher entscheidend.

Postausgang

Erfassung pro versendetem Schriftstück

- ausgang-id: PA-2026-09817
  versanddatum: 2026-05-21
  versandweg: bea
  empfaenger: Amtsgericht München
  empfaenger-safe-id: 1234567890ABCDEF
  art: schriftsatz
  mandat-az: 2026/0042
  betreff: Berufung in Sachen Mueller gg. ABC GmbH
  unterzeichnet-von: RA Mueller
  versandnummer: V-2026-00123  # Verweis auf versand-vor-check
  quittung-pdf: mandate/2026-0042/03_schriftsaetze/2026-05-21-bea-quittung.pdf
  zugehoerige-frist: berufungsfrist 20.06.2026
  fristerledigung: ja

Pflichtschritte

1. Vor Versand den Skill versand-vor-check durchlaufen.
2. Versandnummer aus dem Versand-Vor-Check übernehmen.
3. Quittung sichern (beA EGVP Einschreiben).
4. Fristerledigung im Fristenbuch markieren (Verweis zurück).
5. Mandant informieren über den Versand falls vereinbart.

Vier-Augen-Prinzip

Bei Notfristen (Berufung Revision Kündigungsschutzklage): Posteingang Akte und Postausgang von zwei Personen gegenkontrolliert (Sekretariat + Anwalt).

Audit-Trail

• Append-only Logbuch posteingang.jsonl und postausgang.jsonl.
• Änderungen nur durch Korrektureintrag (kein Überschreiben).
• Bei Korrektur: Begründung Datum und ausführende Person.

Tagesbrief-Integration

• Posteingang des Vortags und der Nacht erscheint im sekretariats-tagesbrief.
• Offene Posteingangs-Posten (noch nicht der Akte zugeordnet) werden täglich gemeldet.

Sichere Ablage

• Pro Mandat unter mandate/<az>/02_eingaenge/<datum>-<absender>-<art>.pdf.
• Postausgang unter mandate/<az>/03_schriftsaetze/<datum>-<empfaenger>-<art>.pdf plus Quittung.
• Verbindungen zu Fristenbuch und Honorar-Tracker.

Datenschutz

• Posteingang und -ausgang enthalten Mandantengeheimnis-relevante Daten.
• Zugriff nur durch berechtigtes Kanzleipersonal.
• Externe Cloud-Speicherung nur mit AVV.

Ausgabe

• Aktualisierte Logbücher.
• Tagesbrief-Einträge.
• Verbindungen zu Akte Fristenbuch und Honorar-Tracker.