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研究プロジェクトの定例会議、日程調整、アジェンダ、議事録、ToDoフォローアップを運営する
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Basierend auf der SOC-Berufsklassifikation
研究費採択後のFA連絡、経理、契約、倫理、DMP、共同機関、広報、知財の初期確認を整理する
NDA、共同研究、受託研究、データ提供、MTA、再委託契約の初期論点を整理し専門部署へ引き渡す
技術提供、海外送付、外国機関連携、留学生・外国研究者受入に関する輸出管理確認票を作る
国際共同研究、招聘、MOU、調印式、海外機関連絡、時差調整、英文連絡の運営支援を行う
発明相談、論文投稿前確認、共同出願、ライセンス可能性を知財担当へ渡すために初期整理する
薬品、遺伝子組換え、病原体、放射線、動物実験、フィールド調査などの安全管理確認を初期整理する
| name | project-meeting-ops |
| description | 研究プロジェクトの定例会議、日程調整、アジェンダ、議事録、ToDoフォローアップを運営する |
| user_invocable | true |
| license | MIT |
研究プロジェクトの定例会議、キックオフ、進捗確認会、評価前打合せを、決定事項と次アクションが残る形で運営する。単なる議事録作成ではなく、会議前の目的整理、日程調整、資料依頼、当日の論点管理、会議後の未決事項フォローまで支援する。
まず会議の目的を1文で書く。目的が「情報共有」だけの場合は、メール・共有ドキュメントで足りるかを確認する。
今回の会議目的:
- 決めること:
- 相談すること:
- 共有だけでよいこと:
会議が必要な典型例:
参加者を役割で整理し、必須参加者と情報共有のみの人を分ける。
| 役割 | 典型例 | 会議で期待すること |
|---|---|---|
| 意思決定者 | PI、研究代表者、部局責任者 | 方針決定、優先順位判断 |
| 実務担当 | URA、事務、PM、秘書 | 手続き、期限、資料準備 |
| 専門部署 | 経理、契約、知財、倫理、安全、情報基盤 | 制度・規程の確認 |
| 共同機関 | 共同研究者、企業、委託先 | 分担、成果物、契約条件 |
日程調整では、単に空き時間を聞くのではなく、締切から逆算した回答期限を置く。
件名: [日程調整] {プロジェクト名} {会議目的}
{会議目的} のため、下記候補で打合せを設定したく存じます。
恐れ入りますが、{回答期限} までに参加可否をご返信ください。
候補:
- {候補1}
- {候補2}
- {候補3}
主な論点:
- {論点1}
- {論点2}
事前に確認いただきたい資料:
- {資料名}
アジェンダは「報告」ではなく「決定・確認・相談」に分ける。
| 時間 | 論点 | 種別 | 担当 | 期待する出力 |
|---|---|---|---|---|
| 5分 | 前回ToDo確認 | 確認 | URA | 完了/未完了の整理 |
| 15分 | 進捗と遅延 | 相談 | PI/担当者 | 対応方針 |
| 10分 | 予算執行 | 決定 | PI/経理 | 発注可否・確認先 |
| 10分 | 次回までの作業 | 決定 | 全員 | 担当者と期限 |
議事録は発言録ではなく、後で動ける管理表にする。
# 議事録
- 会議名:
- 日時:
- 参加者:
- 欠席者:
- 作成日:
## 決定事項
| No | 決定事項 | 根拠/背景 | 影響範囲 |
|----|----------|-----------|----------|
## ToDo
| No | タスク | 担当 | 期限 | 確認先 | 状態 |
|----|--------|------|------|--------|------|
## 未決事項
| No | 未決事項 | 何が不足しているか | 確認先 | 期限 |
|----|----------|--------------------|--------|------|
## 次回会議
- 目的:
- 候補時期:
- 次回までに必要な資料:
会議後24時間以内を目安に、決定事項とToDoだけを短く送る。
件名: [共有] {会議名} 議事メモとToDo
本日の打合せの決定事項とToDoを共有します。
認識違いがあれば {確認期限} までにご連絡ください。
決定事項:
- {決定事項}
ToDo:
- {担当者}: {タスク}（期限: {期限}）
未決事項:
- {未決事項}: {確認先} に確認
| 判断項目 | 見るポイント | 対応 |
|---|---|---|
| 会議の必要性 | その場で決めることがあるか | なければメール共有にする |
| 参加者 | 決定者・実務者・専門部署が揃うか | 必須参加者を明示する |
| 記録 | 決定事項、ToDo、未決事項が分かれているか | 議事録テンプレートで分離する |
| 期限 | 外部締切・内部締切と整合しているか | ToDoに期限を入れる |
| ミス | 対策 |
|---|---|
| アジェンダが「進捗共有」だけになる | 決めたい事項と相談したい事項を先に書く |
| 議事録が発言録になり、ToDoが残らない | 決定事項・ToDo・未決事項の表にする |
| 欠席者に文脈が伝わらない | 欠席者向けに結論と依頼だけのメモを作る |
| 専門部署の確認が後回しになる | 会議中に確認先と期限をToDo化する |
| 次回会議まで誰も動かない | 会議後24時間以内にフォローアップを送る |