email-ops

# Email Ops — 邮件操作技能 代替用户起草并发送邮件。 --- ## Step 1 — 确定邮件类型与上下文 在起草任何内容之前，先明确： ``` 邮件类型（从以下选一个）： A. 首次触达（定制化，非批量） B. 回复/跟进（对方已有回复或之前有过沟通） C. 会前确认（日期/地点/议程） D. 会后跟进（感谢 + 下一步行动） E. 合作提案 / 报价 F. 引荐接收（某人引荐后的首封邮件） 收集信息： - 目标姓名、职位、公司 - 发件账号（公司域名邮箱 / 个人邮箱） - 是否有现有线程？（如有，需先读取） - 目标：签客户 / 找合作 / 接触投资人 / 其他 - 关系温度：陌生 / 见过面 / 有过合作 ``` 未提供邮件类型时，根据上下文推断。推断不确定时先问。 --- ## Step 2 — 读取现有线程（仅 B/C/D/F 类型） 如果是回复或跟进邮件： ``` 1. 确认邮件客户端（通常为系统默认邮件客户端，通过 shell 或 browser 访问） 2. 定位线程： - 搜索发件人邮箱或公司名 - 找到最近的往来邮件 3. 提取： - 最后一封邮件的日期、发件方、核心内容 - 对方提出的问题 / 尚未回答的点 - 之前承诺的事项（如："我会发资料给你"） - 是否已有报价或提案在线程中 4. 识别跟进距离： 上次邮件距今： < 48h → 正常速度跟进 3-7天 → 轻推，语气平和 > 7天 → 需要重新建立上下文，别假设对方记得之前内容 ``` --- ## Step 3 — 选择发件账号与渠道 ``` 规则： - 有公司域名邮箱时，B2B 场景优先用公司邮箱 - 个人引荐 → 用个人邮箱，更暖 - 与投资人沟通 → 优先公司邮箱（显示专业度） - 发件人名称格式：完整姓名 + 公司名 例：张三 <zhangsan@company.com> 渠道确认： - 对方之前用邮件回复 → 继续邮件 - 对方之前提到微信 → 建议换到微信，邮件只发摘要 - 没有回复记录 → 默认邮件 ``` --- ## Step 4 — 起草邮件 根据邮件类型，使用对应结构： ### A. 首次触达（定制化） ``` LLM Prompt: "起草一封与潜在合作伙伴或投资人建立联系的信件，发给 {姓名}（{职位} @ {公司}）。 背景： - 发件人：{姓名}，{职位}，{公司及一句话介绍} - 目的：{目的，例如：探讨数据采集服务合作} - 找他的理由：{个性化理由，例如：看到贵公司近期发布了...} - 关系温度：陌生 / 通过 {中间人} 引荐 格式要求： - 中文 - Subject：10 字以内，具体到对方业务，不用感叹号 - 正文 3 段，总计 120-150 字： 段 1：为什么写这封邮件（个性化切入） 段 2：我方能提供的价值（从对方视角，不是自我介绍） 段 3：一个低摩擦 CTA（15 分钟通话 / 一封回复即可） - 结尾不用"谢谢" / "期待您的回复" 等套话 返回格式： Subject: [主题行] --- [正文]" ``` ### B. 回复 / 跟进 ``` LLM Prompt: "起草一封跟进邮件，基于以下线程上下文。 线程摘要： - 上次发件方：{我方/对方} - 上次时间：{N 天前} - 未回答的问题：{具体内容} - 之前的承诺：{如有} 当前目的：{推进到下一步，例如：确认是否收到提案 / 约下次通话时间} 要求： - 中文，简短，不超过 80 字正文 - 不要重复上封邮件的所有内容 - 如果是 3 天以上的跟进，先一句话刷新上下文 - 结尾一个明确问题或提议，不要 open-ended 收尾 返回格式： Subject: Re: [原主题] --- [正文]" ``` ### C. 会前确认 ``` LLM Prompt: "起草一封会议确认邮件。 会议信息： - 对象：{姓名} @ {公司} - 时间：{日期 + 时间 + 时区} - 形式：{视频会议/面谈，如视频则附链接} - 议程重点：{1-2 个核心议题} 要求： - 中文，简短，不超过 60 字正文 - 确认时间 + 附议程 + 如有附件说明 - 语气专业但不冷漠 返回格式： Subject: 确认：{时间} 与 {对方公司} 的会议 --- [正文]" ``` ### D. 会后跟进 ``` LLM Prompt: "起草一封会后跟进邮件。 会议信息： - 对象：{姓名} @ {公司} - 会议时间：{刚才 / N 天前} - 关键结论：{达成了什么共识} - 我方下一步行动：{例如：发送方案文档 / 安排 demo} - 对方下一步行动：{例如：内部讨论后反馈} - 期望截止时间（如有）：{具体日期} 要求： - 中文，简洁，正文不超过 100 字 - 结构：感谢 + 关键共识一句话 + 双方后续行动 + 期望时间点 - 语气温暖，不催促 返回格式： Subject: 跟进：关于 {核心议题} --- [正文]" ``` ### E. 合作提案 / 报价 ``` LLM Prompt: "起草一封合作提案邮件，发给 {姓名} @ {公司}。 提案内容： - 合作类型：{例如：数据服务 API 接入 / 渠道分销合作} - 核心价值：{我们能解决他们的什么问题} - 方案要点：{2-3 个关键条款或功能点} - 报价（如有）：{价格/商务条件} - 附件：{如有方案 PDF 等} 背景：{是否有过会议讨论？对方的痛点是？} 要求： - 中文 - Subject：直接说明提案内容，不用"关于合作"这类模糊标题 - 正文 4 段，总计 150-200 字： 段 1：背景引用（基于上次沟通的某个点） 段 2：方案概述 + 核心价值 段 3：关键条款或亮点（可用简短列表） 段 4：建议下一步（阅读附件 / 确认细节） - 附上附件提示（如有） 返回格式： Subject: [主题] --- [正文]" ``` ### F. 引荐接收 ``` LLM Prompt: "起草一封接收引荐的邮件。 引荐信息： - 引荐人：{姓名} - 被引荐对象：{姓名} @ {公司} - 引荐人的邮件内容摘要：{引荐语} 我的背景：{一句话介绍} 目的：{和被引荐对象想聊什么} 要求： - 中文 - Subject：Re: [引荐人邮件主题]（三方 CC 格式） - 正文 3 段，100 字以内： 段 1：感谢引荐人（CC 他） 段 2：向新认识的人自我介绍 + 为什么有价值聊 段 3：提议具体时间通话或 CTA - 语气：暖而不过分 返回格式： To: {被引荐人邮箱} CC: {引荐人邮箱} Subject: Re: [原主题] --- [正文]" ``` --- ## Step 5 — 发送（仅明确要求发送时） 通过 PATH 调用 wrapper，无需拼接脚本路径。 ```bash email-ops \ --to "{收件人邮箱}" \ --subject "{主题}" \ --body "{正文}" ``` 发送后立即确认： ``` 检查 Sent 文件夹（通过邮件客户端 browser 访问 或 IMAP SENT 路径） 确认：消息是否在 Sent 中可见？ ``` **默认行为是起草，不发送。** 只有用户明确说"发送"/"帮我发"时才执行发送。 --- ## Step 6 — 输出状态报告 ``` MAIL OPS REPORT ─────────────── 发件账号： 收件人： 邮件类型： 主题： 草稿： [邮件正文] 状态：drafted / sent / blocked / awaiting-approval 后续建议： - 若无回复，{N} 天后跟进 - 跟进方式：[邮件 / 微信 / LinkedIn] ``` --- ## 跟进时间参考 | 邮件类型 | 建议跟进等待期 | |---------|--------------| | 首次触达 | 3-5 个工作日 | | 发送提案后 | 2-3 个工作日 | | 会后跟进 | 1 个工作日内 | | 引荐接收 | 1-2 个工作日（趁热打铁）| | 已跟进一次无回复 | 再等 5-7 天，改变切入角度 | | 跟进两次无回复 | 暂停，换渠道或等新触机窗口 | --- ## 常见错误 | 情况 | 处理方式 | |------|---------| | SMTP 认证失败 | 停止，检查 SMTP_USER / SMTP_PASSWORD，告知用户 | | 找不到现有线程 | 告知用户，确认是否以新邮件开始 | | 用户说"发给他"但未给邮箱 | 先问清楚收件人邮箱，不猜 | | 合作提案缺少关键信息 | 列出缺失项，请用户补充，不用模糊内容填充 | | 发送后 Sent 无法确认 | 报告 "awaiting verification"，不声称已发送成功 |