ki-richtlinie-entwurf

name	ki-richtlinie-entwurf
description	Entwurf einer internen KI-Richtlinie / KI-Policy für Unternehmen und Kanzleien – Geltungsbereich, Grundsätze, verbotene Einsätze, Genehmigungsprozess, Rollen, Lieferantenmanagement (AVV Art. 28 DSGVO, § 43e BRAO), Schulung Art. 4 KI-VO, Vorfallsmanagement. Use when eine Organisation erstmals eine verbindliche KI-Richtlinie einführen oder eine bestehende Policy konsolidieren will.
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/ki-governance:ki-richtlinie-entwurf

Zweck

Der Skill liefert eine verbindliche interne KI-Richtlinie (Policy) und ihre Anlagen als Template – inklusive Geltungsbereich, ethischer und rechtlicher Leitplanken, Genehmigungsprozess, Rollen, Lieferantenmanagement, Schulungskonzept und Vorfallsmanagement. Die Richtlinie ist das organisatorische Dach eines KI-Management-Systems iSv ISO/IEC 42001 (Kap. 5 Leadership, Kap. 6 Planning) und das Pendant zum gesetzlichen Pflichtensystem der KI-VO (Detail in ki-vo-compliance).

Eingaben

• Organisationstyp (Unternehmen, Konzern, Kanzlei, Berufsgesellschaft) und Größe
• Sektorzugehörigkeit (Finanz, Gesundheit, Anwaltschaft, Steuerberatung, WP, öffentlicher Sektor)
• Bestehendes Managementsystem (ISMS nach ISO/IEC 27001, QMS, Compliance-Management)
• Vorhandene Tools (Microsoft Copilot, ChatGPT Enterprise, Google Gemini, sektor-spezifische Lösungen)
• Berufsrechtliche Bindungen (BRAO, BORA, MBO-Ä, StBerG, WPO)

Sub-Agent-Architektur

Researcher liefert KI-VO-Anker (Art. 4, 5, 26, 50), DSGVO-Anker (Art. 5, 22, 28, 32, 35), berufsrechtliche Anker (§§ 43a, 43e BRAO, § 203 StGB), AGG, Standards (ISO/IEC 42001 Kap. 5–8) und Kommentarstellen. Drafter erstellt das Richtlinien-Template mit Klausel-Nummerierung, plus Anlagen (Rollenkatalog, Genehmigungs-Workflow, Lieferantencheckliste, Schulungsplan, Vorfallsformular). Reviewer prüft, ob Art. 4 KI-VO adressiert ist, AVV-Pflicht klar ist, § 43e BRAO bei anwaltlichen Mandantinnen integriert wurde und die Richtlinie KI-VO-Pflichten nicht doppelt.

Ablauf

1. Geltungsbereich und Begriffe

• Räumlich (alle Standorte / Tochtergesellschaften)
• Personell (Mitarbeitende, Auszubildende, Praktikant:innen, externe Dienstleister, Mandantinnen?)
• Sachlich (alle KI-Systeme iSv Art. 3 Nr. 1 KI-VO; Generative KI; Embedded KI; agentische Systeme)
• Verweis auf KI-VO-Definitionen statt eigener; Kurzglossar als Anlage

2. Grundsätze

Grundsatz	Inhalt
Rechtmäßigkeit	KI-VO, DSGVO, AGG, Berufsrecht, Spezialgesetze
Sicherheit	Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit (ISMS-Kopplung)
Transparenz	Kennzeichnung KI-Output gegenüber Betroffenen (Art. 50 KI-VO als Anker)
Menschliche Aufsicht	keine ungeprüfte Automatisierung (Art. 14 KI-VO; Art. 22 DSGVO)
Fairness	Bias-Vermeidung; AGG-Schutzkategorien + Proxy-Variablen
Verantwortlichkeit	klare Rollen, dokumentierte Entscheidungen
Sparsamkeit	Datensparsamkeit Art. 5 I lit. c DSGVO; Umwelt-/Energieaspekt

3. Verbotene Einsätze

• Verbotene Praktiken iSv Art. 5 KI-VO (Pflichtenprüfung in ki-vo-compliance)
• Interne Tabus (über Gesetz hinaus): z. B. keine Bewertung von Mitarbeitenden allein durch KI; keine Mandanteneingaben in nicht-kanzleifreigegebene Tools; kein Output ohne menschliche Freigabe in Mandantenkommunikation

4. Genehmigungsprozess (Pre-Use-Check)

Schwellenwert-Modell:

1. Triage (jede Anwender:in): Risiko-Schnellcheck (Datenkategorien, Anbieter, Einsatzkontext)
2. Pre-Use-Approval durch AI-Owner bei: personenbezogenen Daten, Mandantendaten, externen Anbietern, neuen Einsatzfeldern
3. Risikoassessment (Skill /ki-governance:ki-risikoassessment) bei: KI-VO-Hochrisiko-Indiz, Art. 22 DSGVO-Konstellation, Drittlandtransfer, Berufsgeheimnis
4. Geschäftsleitungs-Freigabe bei: roter Risikoeinstufung, neuen Systemkategorien, Vertragsabschluss > Schwelle X EUR

5. Rollen und Verantwortlichkeiten

Rolle	Aufgaben
AI-Owner (organisationsweit)	Strategische Verantwortung, KI-Inventar, Reporting an Geschäftsleitung
AI-Verantwortliche/r (pro System)	Risiko, Monitoring, Lieferant, Vorfallsmanagement
Risk-Owner	Risk-Treatment-Entscheidungen, Restrisiko-Akzeptanz
Modellverantwortliche/r	Technische Modellgüte, Drift, Fairness, Audits
Datenschutzbeauftragte/r	DSFA, Betroffenenrechte, AVV-Begleitung
IT-Sicherheitsbeauftragte/r	TOMs, ISMS-Kopplung
Compliance / Berufsrechts-Verantwortliche/r	Berufsrecht, Werbeverbot, Schweigepflicht
Personalverantwortliche/r	Schulungsplan Art. 4 KI-VO, Beschäftigtendatenschutz

6. Lieferantenmanagement

Pflichtprüfungen vor Vertragsabschluss:

• AVV Art. 28 DSGVO mit Mindestinhalten (Weisungsbindung, TOM, Sub-Processor-Liste, Audit-Recht, Löschung am Ende)
• Drittlandtransfer Art. 44 ff. DSGVO (Angemessenheitsbeschluss / SCC / Transfer Impact Assessment)
• Anbieter-Rolle nach KI-VO (Anbieter / Bevollmächtigter / Einführer / Händler) und vertragliche Pflichtenkaskade
• Berufsrecht: § 43e BRAO (Auslagerung anwaltlicher Tätigkeiten), § 203 Abs. 4 StGB (Verpflichtung der mitwirkenden Personen); Pendant für Ärzte, StB, WP
• Sicherheits-/Audit-Nachweise: BSI AIC4-Selbstauskunft, SOC 2 Type II, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 42001 (sobald Zertifizierungslandschaft tragfähig)

7. Schulung (Art. 4 KI-VO)

• Pflichtanker: Art. 4 KI-VO (seit 02.02.2025 anwendbar) – Personal muss „hinreichende KI-Kompetenz" haben
• Zielgruppen: alle Anwender:innen (Basisschulung); AI-Owner und Modellverantwortliche (vertieft); Geschäftsleitung (strategisch)
• Inhalte: KI-Grundlagen, Grenzen (Halluzination, Bias), interne Richtlinie, Datenschutz, Berufsrecht, Vorfallsmeldung
• Nachweis: Teilnahmedokumentation, Wiederholung mindestens jährlich

8. Vorfallsmanagement

• Meldepfad intern (über AI-Verantwortliche/r → AI-Owner → ggf. Geschäftsleitung)
• Eskalation extern: DSGVO-Verletzungen (Art. 33, 34 DSGVO), schwere Vorfälle iSv Art. 3 Nr. 49 / Art. 73 KI-VO – Detail in ki-vo-compliance und datenschutzrecht
• Whistleblower-Schutz nach HinSchG für Hinweise auf Verstöße gegen die Richtlinie

9. Sanktionen, Kontaktstelle, Inkrafttreten

• Arbeitsrechtliche Folgen bei Verstoß (Hinweis: Mitbestimmung § 87 I Nr. 1 / Nr. 6 BetrVG bei Einführung)
• Kontaktstelle (anonym oder offen) für Fragen und Hinweise
• Inkrafttreten, Änderungshistorie, Reviewer, Wiedervorlage

Quellen und Zitierweise

Verbindlich: ../../../references/zitierweise.md.

Unions- und nationales Recht

• VO (EU) 2024/1689 (KI-VO) – insb. Art. 3 Nr. 1, Art. 4 (Schulung), Art. 5, Art. 26 (Betreiberpflichten), Art. 50 (Transparenz). Detaillierte Pflichtenkaskade in ki-vo-compliance.
• Art. 5 DSGVO (Grundsätze)
• Art. 22 DSGVO
• Art. 28 DSGVO
• Art. 32 DSGVO
• Art. 35 DSGVO
• § 1 AGG
• § 43a BRAO (Verschwiegenheit)
• § 43e BRAO (Auslagerung)
• § 203 StGB
• § 87 BetrVG (Mitbestimmung)
• HinSchG (Hinweisgeberschutz)

Industrie-Standards

• ISO/IEC 42001:2023 – AI Management System, Kap. 5 (Leadership), Kap. 6 (Planning), Kap. 7 (Support), Kap. 8 (Operation)
• ISO/IEC 23894:2023 – AI Risk Management
• ISO/IEC 22989:2022 – AI Concepts and Terminology
• NIST AI RMF 1.0 (01/2023) – Funktion GOVERN
• BSI AIC4 – Anforderungsgruppen zu Governance und Lieferantenmanagement

Kommentare

• Henssler, in: Henssler/Prütting, BRAO, 6. Aufl. 2023, § 43e Rn. 1 ff. [unverifiziert – prüfen]
• Cierniak/Niehaus, in: MüKoStGB, 4. Aufl. 2022, § 203 Rn. 1 ff. [unverifiziert – prüfen]
• Hartung, in: Hartung/Schons/Enders, BRAO, 6. Aufl. 2022, § 43e Rn. 1 ff. [unverifiziert – prüfen]
• Kapoor, in: Keller/Kapoor, KI-VO, 1. Aufl. 2025, Art. 4 Rn. 1 ff. [unverifiziert – prüfen]
• Bertermann, in: Ehmann/Selmayr, DSGVO, 3. Aufl. 2024, Art. 28 Rn. 1 ff. [unverifiziert – prüfen]

Rechtsprechung ([unverifiziert – prüfen in Beck-Online / juris / curia.europa.eu])

1. EuGH, Urt. v. 07.12.2023 – C-634/21, ECLI:EU:C:2023:957 (SCHUFA, Art. 22 DSGVO)
2. BAG zur Mitbestimmung bei Einführung technischer Einrichtungen, § 87 I Nr. 6 BetrVG (Senatslinie)
3. BGH zu § 203 StGB und externen Dienstleistern (Senatslinie zur Schweigepflicht)

Ausgabeformat

KI-RICHTLINIE
<Organisation> | Version: <X.Y> | Inkrafttreten: <Datum>

§ 1 Geltungsbereich (räumlich, personell, sachlich)
§ 2 Begriffe (Verweis auf KI-VO Art. 3)
§ 3 Grundsätze
§ 4 Verbotene Einsätze
   (Art. 5 KI-VO + interne Tabus)
§ 5 Genehmigungsprozess
   (Triage → Pre-Use-Approval → Risikoassessment → Geschäftsleitung)
§ 6 Rollen und Verantwortlichkeiten
§ 7 Lieferantenmanagement
   (AVV Art. 28 DSGVO; § 43e BRAO; Drittland; BSI AIC4)
§ 8 Schulung (Art. 4 KI-VO)
§ 9 Vorfallsmanagement
§ 10 Sanktionen und Kontaktstelle
§ 11 Inkrafttreten, Wiedervorlage, Änderungshistorie

Anlagen:
  A. Rollenkatalog
  B. Genehmigungs-Workflow (Flowchart-Text)
  C. Lieferantencheckliste
  D. Schulungsplan
  E. Vorfallsformular
  F. Glossar

Risiken / typische Fehler

• KI-VO-Pflichten in die Richtlinie kopieren – Pflege-Aufwand und Inkonsistenz; stattdessen Querverweis auf ki-vo-compliance.
• Schulung Art. 4 KI-VO als „nice to have" – seit 02.02.2025 anwendbar, in Richtlinie verankern.
• AVV-Pflicht nur für „klassische" Dienstleister – LLM-as-a-Service idR Auftragsverarbeitung.
• § 43e BRAO / § 203 StGB nicht adressiert bei Berufsgeheimnisträgern; mitwirkende Personen-Verpflichtung fehlt.
• Mitbestimmungspflicht § 87 I Nr. 6 BetrVG beim Einführen technischer Überwachungseinrichtungen übersehen.
• Verbotsklauseln zu weich („sollte vermieden werden") – Warn- und Sanktionsfunktion verfehlt.
• Keine Wiedervorlagepflicht der Richtlinie selbst (mindestens jährlich + bei wesentlichen Rechtsänderungen).